La contabilidad es una disciplina esencial en el mundo de los negocios, ya que permite llevar un registro detallado de las operaciones financieras de una empresa. Uno de los aspectos fundamentales de esta práctica es la utilización de los libros auxiliares, herramienta clave para mantener un orden y control exhaustivo de todas las transacciones realizadas. Pero, ¿por qué se llevan libros auxiliares en contabilidad? En este artículo desvelaremos la importancia y los beneficios de este recurso imprescindible. Descubre cómo los libros auxiliares pueden ser tu mejor aliado en la organización de la información contable y en la toma de decisiones financieras estratégicas.
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Objeto de los libros auxiliares
Las grandes empresas tienen numerosas transacciones financieras registradas en un período contable y puede resultar muy difícil registrarlas todas en un solo libro mayor. Por lo tanto, las empresas eligen libros auxiliares para gestionar muchas transacciones de naturaleza similar en orden cronológico. Los siguientes propósitos sirven para mantener un libro mayor subsidiario.
1. El objetivo principal de mantener libros auxiliares es crear una distinción entre las transacciones en efectivo y de crédito que tienen lugar en una organización. Todas las transacciones de crédito también se registran en los distintos libros auxiliares (por ejemplo, la compra de bienes a crédito se registra en el libro de compras). Todas las transacciones en efectivo se registran en el libro de caja.
2. Los libros de sucursales se mantienen cuando se realizan numerosas transacciones (por ejemplo, 5000) en un solo día. Esto ayuda al contador (o contable) a realizar un seguimiento del total de compras y ventas que ocurren en un día determinado.
3. Los libros mayores subsidiarios eliminan el problema de registrar todas las transacciones financieras en un solo diario y luego contabilizarlas en los distintos libros mayores, lo que hace que la tarea sea difícil y confusa. Existe la posibilidad de que se pierdan varias transacciones, lo que puede causar problemas en el proceso contable posterior.
4. El formato de los libros auxiliares está diseñado de tal manera que incluso un graduado no especializado en comercio puede comprender e interpretar fácilmente el funcionamiento de cualquier transacción comercial con pocos conocimientos de contabilidad en comparación con los asientos del diario.
5. Los totales de todos los libros auxiliares generalmente se preparan de manera oportuna. Esto ayuda a la organización a determinar el monto total de compras y ventas (tanto en efectivo como a crédito) realizadas en un día, mes, trimestre (o año).
6. Otro propósito importante de mantener libros auxiliares es que brindan información sobre el precio unitario de los bienes comprados al por mayor. Esto sirve como ayuda para que las grandes organizaciones tomen decisiones futuras. Los libros subsidiarios atraen enormes descuentos comerciales y negociaciones de precios por parte de los proveedores.
Uso de libros auxiliares
Los siguientes son los usos de mantener un libro mayor subsidiario:
1. Los libros subsidiarios se clasifican en varios tipos. Entonces, en lugar de tener un único libro mayor para registrar todas las transacciones, tenemos libros mayores diferentes. Por tanto, el trabajo se puede dividir fácilmente entre los diferentes miembros de una organización. Esto, a su vez, mejora la calidad y la precisión del trabajo y genera menos errores.
2. El registro de transacciones comerciales en los libros de las sucursales ahorra tiempo y reduce el trabajo de oficina. Lo mejor del libro auxiliar es que no es necesario registrar una transacción y dejar un comentario después de cada transacción. Esto significa que se pueden realizar diferentes procesos contables al mismo tiempo.
3. Cuando una persona mantiene una parte de los libros auxiliares durante un largo período de tiempo (por ejemplo, muchos años), adquiere un conocimiento y una comprensión integrales del trabajo. En palabras simples, se convierte en un experto en ese libro auxiliar en particular (por ejemplo, un libro de ventas). Esto mejora su transparencia, eficiencia y precisión.
4. Cuando todas las transacciones comerciales de naturaleza similar se registran en los libros auxiliares en orden cronológico, resulta fácil para el contador/secretario realizar un seguimiento de cualquier transacción en cualquier momento y en cualquier lugar.
5. Subsidiary Books garantiza que el proceso contable posterior se desarrolle sin problemas. Si el balance no coincide debido a errores u omisiones, esto se puede identificar y corregir fácilmente. Esto sólo es posible gracias a la existencia del libro auxiliar.
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