Cuentas por Pagar (AP)

Uno de los aspectos más importantes dentro de la administración financiera de una empresa es el manejo adecuado de las cuentas por pagar. Esta gestión eficiente de los pagos hacia proveedores y acreedores es fundamental para garantizar la liquidez y el buen funcionamiento de cualquier negocio. En este artículo, exploraremos en detalle qué son las cuentas por pagar (AP, por sus siglas en inglés) y por qué son tan relevantes en el mundo empresarial. Descubre cómo el adecuado manejo de estas cuentas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso financiero de una organización. Acompáñanos en este recorrido por el fascinante mundo de las cuentas por pagar.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar, abreviadas AP, son un asiento en cuenta de los montos adeudados. acreedor a corto plazo, generalmente menos de un año, en cuenta abierta.

Generalmente es un cobro de facturas y pagarés recibidos de un proveedor. Cada billete tiene algo diferente. Condiciones de crédito y montos de pago que son específicos del proveedor.

Normalmente, la suma de todas las entradas de cuentas por pagar representa los pasivos que una empresa debe en un momento determinado.

Un asiento de cuentas por pagar para un departamento de cuentas por pagar en una organización es un asiento de cuentas por cobrar para su proveedor.

Las cuentas por pagar también pueden referirse a un departamento que es responsable de procesar tareas o deberes relacionados con los asientos de las cuentas por pagar.

Además de registrar facturas y contratos, un departamento de cuentas por pagar es responsable de registrar los gastos incurridos como parte de las operaciones internas de la empresa.

¿Qué son las cuentas por pagar?

En el sistema de contabilidad por partida doble, los pasivos son una página de un asiento del libro mayor. Las cuentas por cobrar son otro asunto.

Las cuentas por pagar comerciales son una instantánea del monto que la empresa debe a sus acreedores en cualquier momento.
Normalmente, una empresa compra bienes a crédito y recibe periódicamente facturas de los proveedores por los bienes. Las facturas están sujetas a condiciones de pago específicas.

Por ejemplo, es posible que se exija a la empresa que reembolse a un proveedor en un plazo de 60 días, mientras que el plazo de pago a otro proveedor puede ser de 90 días.

Estas facturas se registran como pasivo en el sistema contable de la empresa.
El sistema contable del proveedor registra los mismos asientos que una cuenta por cobrar contable porque el proveedor espera el pago de la empresa dentro de este plazo.
Además de los proveedores, la empresa también incurre en otros gastos en forma de gastos operativos. Por ejemplo, a los empleados se les deben reembolsar los gastos de viaje.
Además, reclamaciones de reembolso de gastos de oficina, tales como: B. Los suministros de oficina y las facturas por el mantenimiento de las instalaciones corren a cargo de los contratistas.

Todos estos se registran en cuentas por pagar. Aunque son pasivos, los salarios de los empleados no se consideran pasivos y se registran en un rubro separado de nómina.

Esto se debe principalmente a que se trata de pasivos que la empresa debe a sus empleados y, al mismo tiempo, cuentas por cobrar comerciales, al tratarse de retenciones fiscales al Estado.

Las pequeñas empresas generalmente tienen departamentos de contabilidad multifuncionales donde un solo equipo maneja tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar.

Sin embargo, a medida que la empresa crece, la cantidad de transacciones de cuentas por pagar que el equipo de contabilidad tiene que procesar se multiplica.

Por esta razón, las grandes organizaciones tienen equipos separados que manejan las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.

Hacer un asiento de cuentas por pagar

Como se explicó anteriormente, no todo el dinero que una empresa debe a sus acreedores es elegible para el registro AP.

Por lo general, un empleado de cuentas por pagar debe revisar minuciosamente todas las facturas, órdenes de compra y contratos emitidos por la empresa para identificar los asientos de cuentas por pagar.

Con la contabilidad devengada, una factura u orden se registra cuando la presenta el acreedor (en lugar de cuando se paga).

La factura de un proveedor se considera una nota de crédito en la contabilidad de cuentas por pagar. Dado que la contabilidad debe estar equilibrada en ambos lados del libro mayor, el asiento también se registra como un débito correspondiente a otra cuenta.

Por ejemplo, consideremos el caso de la factura de un billete de avión para un viaje de negocios vendida a una empresa que produce aparatos.

El boleto se registra como un crédito en la cuenta AP, ya que el monto del boleto se paga a un agente de boletos externo y como un débito en la cuenta de gastos de viaje.

Cuando la factura esté efectivamente pagada, el importe correspondiente se debitará de AP y se acreditará en la cuenta de efectivo.

Este proceso se repite para todas las facturas, pedidos y gastos que recibe una organización. Por lo tanto, una cuenta de cuentas por pagar debe mostrar los pasivos de una empresa en un momento específico.

Una alternativa a la contabilidad de cuentas por pagar es la contabilidad de caja, en la que las empresas sólo registran facturas o pedidos cuando realizan un pago.

Este método generalmente lo utilizan las pequeñas empresas y aumenta los costos a la hora de realizar los pagos. También pueden surgir problemas durante el proceso de cierre.

Contabilidad de cuentas por pagar entre industrias

Las cuentas por pagar comerciales pueden ser una métrica importante para el análisis de los estados financieros de una empresa porque pueden ser un indicador de la deuda y los pasivos generales de la empresa.

Dependiendo de la industria, el monto de las cuentas por pagar comerciales puede variar entre industrias. Por ejemplo, las empresas que producen sus productos finales suelen tener pasivos elevados y son las que tardan más en recibir sus pagos.

De acuerdo a un Análisis de 2011 realizado por Sageworks12 de las 20 industrias principales con los plazos de préstamo más largos estaban en la manufactura.

Estas elevadas cifras son función de los procesos de la industria y de la amplitud geográfica de la cadena de suministro moderna.
Gracias a las enormes mejoras en el transporte y la tecnología, la mayoría de los fabricantes obtienen sus materias primas de regiones alejadas de sus sedes.

Un ejemplo es el gigante tecnológico Apple Inc., que tiene su sede en California pero tiene una fábrica en China que obtiene materias primas de todo el mundo.

Una vez fabricado, el producto terminado debe enviarse a múltiples mercados de todo el mundo. Cada jurisdicción tiene sus propias regulaciones en materia de importación.
Esto significa que los productos terminados pueden quedarse atrapados en la aduana durante mucho tiempo. Todo esto se suma a importantes pasivos.
El comercio minorista es otro sector que tiende a tener elevadas cuentas por pagar comerciales por muchas de las razones descritas anteriormente.
Sin embargo, la industria de la construcción y el sector inmobiliario requiere un flujo de caja sólido para financiar sus operaciones.

La empresa no puede darse el lujo de mantener un inventario no utilizado ya que estos materiales o edificios sin terminar generan posibles pérdidas e impuestos.

Por lo tanto, la industria aplica reglas de pago rápido para garantizar una rápida facturación cuando se construye un edificio.
Muchas empresas de servicios en el sector tecnológico también tienen pasivos bajos, en gran parte porque no tienen que gastar efectivo en la compra de materias primas o en el transporte de productos terminados a través de fronteras.

También cuentan con procesos eficientes y automatizados que minimizan el inventario y dan como resultado mayores márgenes de beneficio.

Preguntas frecuentes sobre Cuentas por Pagar (AP).

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