Todos hemos pasado por la situación en la que tenemos dinero suficiente para cubrir los gastos básicos, pero nos encontramos preguntándonos qué hacer con ese dinero extra. Ya sea que recibas una bonificación en el trabajo, un regalo inesperado o simplemente hayas ahorrado durante meses, siempre es emocionante tener dinero extra en tus manos. Pero, ¿cómo aprovecharlo de la mejor manera? En este artículo, te presentaremos algunas ideas prácticas y divertidas para gastar ese dinero extra en gastos menores. Desde pequeños caprichos hasta actividades que te permitirán disfrutar de nuevas experiencias, descubre cómo sacar el máximo provecho de tu dinero y disfrutar al máximo de la vida.
Caja chica: definición
Un fondo de caja chica se establece transfiriendo una cantidad específica de efectivo de la cuenta corriente general a una persona a quien se le asigna la responsabilidad de custodia del fondo.
Caja chica: explicación
En la mayoría de las empresas, es común tener que gastar una pequeña cantidad de efectivo en poco tiempo.
En general, es inconveniente (y costoso) solicitar un cheque y esperar a que se contabilice en su cuenta corriente general.
Aunque sería preferible que todos los desembolsos se hicieran mediante cheque y que todos los recibos se dejaran intactos, la mayoría de las empresas suelen tener a mano una pequeña cantidad de efectivo para diversos gastos.
Estos gastos incluyen elementos como gastos de envío, gastos de entrega y pequeños suministros de oficina (por ejemplo, café).
El mayor grado posible de control interno se puede mantener estableciendo un fondo de caja chica bajo el control de una persona para administrar estos gastos.
Un fondo de efectivo es un fondo pequeño cuyo propósito es realizar pequeños retiros de efectivo.
Creación de un fondo de caja chica
Para establecer un fondo en efectivo, se emite un cheque en efectivo por una cantidad específica, como $75 o $100.
El tamaño del fondo depende de las necesidades de la empresa, pero debe ser lo suficientemente grande como para durar al menos tres o cuatro semanas.
El cheque se cobra y el dinero se pone bajo el control de una persona específica. Esto garantiza que una persona pueda ser considerada responsable de todo el efectivo del fondo.
La entrada para registrar la creación de un fondo de cartera de $100 es:
Hacer retiros del fondo
El custodio del fondo de caja chica es responsable de aprobar e implementar todos los desembolsos del fondo.
El administrador debe crear un recibo de efectivo por todos los gastos. Este recibo enumera el uso previsto, la fecha y el nombre de la persona que recibe el dinero.
El bono se adjunta al recibo y se marca como «pagado» para garantizar que no se vuelva a utilizar.
Dado que se emite un recibo de efectivo para todos los retiros, la suma de los recibos y el efectivo restante siempre debe ser igual al monto del fondo (en este caso, $100).
Reposición del fondo
Cada mes, un banco custodio realiza varios retiros del fondo de caja chica. En algún momento será necesario reponer el fondo.
Por ejemplo, supongamos que en abril se realizaron retiros por un total de $84,32 del fondo de caja chica de $100 previamente establecido.
El análisis de los recibos muestra que los desembolsos fueron para los siguientes gastos: correo, $24,10; Envío, $16,31; Accesorios, 15,39 dólares; y tarifa de taxi: $28,52.
El saldo de efectivo real es $15,48, lo que indica un déficit de $0,20 ($100 $84,32 $15,68, que es la cantidad que debería estar disponible; como solo hay $15,48 disponibles, hay un déficit de $0,20).
El defecto se registra en un Efectivo en exceso y en corto Cuenta. Para reponer el saldo de efectivo a $100, se gira y cobra un cheque por $84,52. Se hace la siguiente entrada:
Tenga en cuenta que se debitarán las cuentas de gastos correspondientes y se acreditará el efectivo. No es necesario contabilizar en la cuenta de caja chica ya que seguirá mostrando un saldo de $100.
No se realizarán más ingresos en la caja chica a menos que la Compañía desee aumentar o disminuir el monto a más o menos de $100.
Por ejemplo, si la empresa decidiera aumentar la caja chica de $100 a $150, haría la siguiente entrada:
De esta forma la caja registradora se repondrá cuando sea necesario. Sin embargo, debe reponerse al final del período contable para garantizar que todos los gastos se registren adecuadamente.
Finalmente, se deben realizar recuentos de efectivo sorpresa para mantener un buen control interno sobre el fondo.
Ejemplo
A menudo se requieren pequeños pagos por gastos de envío, gastos de envío, suministros de oficina o gastos de entretenimiento. Un fondo en efectivo proporciona una forma eficiente de procesar estos pagos.
El trabajo de un custodio es autorizar gastos, mantener registros y solicitar reembolsos para el fondo cuando el efectivo restante se agota.
Para efectuar el reembolso, la Tesorería proporcionará al Custodio el monto solicitado (mediante cheque o en moneda).
El asiento para registrar el reembolso se debitaría de las cuentas de gastos reportadas por el custodio.
Asientos en el diario de caja chica
Para establecer un fondo de caja chica de $200 para Sample Company, se realiza el siguiente asiento de diario:
No se realizará ningún ingreso adicional hasta que se solicite el reembolso y esté respaldado por la documentación requerida; Luego se crearía una entrada como la siguiente para resumir todas las transacciones de caja chica.
El custodio usaría los $176 para llevar el monto en efectivo a $200.
La dirección debe encargarse de controlar el uso adecuado de la caja chica. Se deben tomar todas las medidas que se consideren necesarias (por ejemplo, recuentos sorpresa) para garantizar que los controles sean adecuados.
Los contadores financieros (y los auditores independientes) generalmente no tratan con caja chica debido a la naturaleza inmaterial de los montos.
Por ejemplo, si hay gastos de caja chica no reembolsados al final del año, los gastos estarán subestimados y el efectivo exagerado.
Si bien tendría sentido actualizar estas partidas mediante un asiento de ajuste, este paso a menudo se omite debido a una falta de materialidad.
Preguntas frecuentes sobre cajas chica
Si utiliza un libro mayor en papel, ingrese la transacción bajo dos encabezados: «Cartera» y la moneda utilizada. La moneda utilizada se ingresa como cuenta de activo en «Moneda». En la cuenta de divisas, el coste de la moneda emitida se carga en la caja registradora y el importe de la moneda emitida se acredita en efectivo.
El efectivo se puede manejar de diferentes maneras. En un sistema sencillo, todos los gastos en efectivo se documentan tan pronto como ocurren. El monto total de estos costos se acredita mensualmente a la cuenta de efectivo y el monto mensual se registra como gasto en el libro mayor.
El primer paso lógico es documentar el reembolso, por ejemplo emitiendo un recibo. En el siguiente paso, ingresa una cuenta de gastos y de activos en sus libros en «Cartera». Si se le reembolsan $20 por el envío, se le debitarán $20 por el envío y se le acreditarán $20 en efectivo.
Hay varias formas de realizar un seguimiento de las transacciones en un libro de caja. Algunas organizaciones utilizan una caja registradora separada para caja chica, otras simplemente rastrean las transacciones en recibos o facturas regulares. La forma en que realiza un seguimiento de sus costos no importa siempre que sea coherente.
Por ejemplo, si vende bienes por valor de $100 al cliente «a», las ventas se debitan por $100 y el efectivo se acredita por $100.
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