Documentos fuente

¿Qué son los documentos fuente en contabilidad?

Para completar los registros contables, un contador debe tener documentos originales con los que trabajar. Estos documentos muestran el impacto financiero de las transacciones.

Tipos de documentos fuente

Esta sección proporciona una descripción general y una descripción de los documentos originales, que vienen en muchas formas y tamaños, pero se dividen en tres categorías.

Material de venta

El principal documento fuente de las ventas a crédito de la empresa es la factura.

Cuando una empresa entrega bienes o presta servicios y le da tiempo al comprador para pagar (en otras palabras, realiza una venta a crédito), emite una factura.

La factura enumera los bienes o servicios entregados, indica el nombre y la dirección del comprador y proveedor, enumera el monto adeudado (con el IVA mostrado por separado) y generalmente especifica una fecha o fecha límite para el pago.

Pero considere esto: ¿Qué pasa si un cliente se queja de que a pesar de facturarle 1.000 unidades, solo le envió 900?

En este caso, el cliente podrá realizar una domiciliación bancaria. Una nota de débito directo establece formalmente el déficit y el importe que el cliente cree que debe compensarse con la factura.

Independientemente de si el cliente realiza o no domiciliación bancaria, la empresa responderá (si considera justificada la reclamación) emitiendo una nota de crédito.

Una nota de crédito se parece a una factura, pero establece que el monto que el cliente debe a la empresa se reducirá en el monto que se muestra.

Es posible que ya haya encontrado notas de crédito mientras compraba, por ejemplo al devolver un producto. Si ya pagó por los artículos, recibirá un crédito que podrá utilizar para compensar el monto en su próxima compra.

En el mundo empresarial, las notas de crédito suelen crearse antes de pagar la factura, de modo que el importe se deduce del importe pagado por la compra actual. Sin embargo, el principio es exactamente el mismo.

En la práctica, por supuesto, las facturas y notas de crédito originales se envían al cliente. Es posible que esté trabajando con una copia o, en algunos casos, simplemente con una computadora que registra las transacciones en el sistema contable.

Tenga en cuenta también que el vendedor puede enviar extractos mensuales del monto adeudado o recordatorios de facturas vencidas; No deben confundirse con las facturas, aunque pueden parecer similares.

Una empresa que vende principalmente en efectivo aún puede producir facturas o recibos que son muy similares a las facturas.

Sin embargo, para la mayoría de las empresas minoristas, la caja registradora es el documento fuente con el que trabajan los contadores. Muestra el monto total recibido por bienes y servicios en efectivo, cheque o tarjeta.

Documentos de compra

En negocios muy pequeños, como los que compran todo en efectivo, el recibo es el único registro de las compras. Al pagar en efectivo, también se puede proporcionar un recibo.

Sin embargo, las empresas más grandes requieren sistemas más formales para garantizar que las compras sean autorizadas por la persona correcta y que los pagos de los bienes solo se realicen una vez que hayan sido recibidos y verificados.

Supongamos que Maiden Megastore pide 5000 CD a Acme Artistes. Se llevan a cabo los siguientes pasos:

Primero, Maiden prepara un pedido. Se trata de un formulario enviado a Acme en el que se detallan los 5.000 CD que se entregarán y el precio a pagar (ya acordado entre las empresas).

El pedido debe ser aprobado en un nivel administrativo apropiado dentro de Maiden.

En segundo lugar, Acme envía los 5000 CD e incluye una nota de envío con los detalles de envío. Esto será verificado con el pedido y aprobado por Maiden.

En tercer lugar, Acme envía a Maiden una factura por el precio acordado de los 5.000 CD.

En cuarto lugar, Maiden compara la factura con el pedido y, si corresponde, con la nota de envío. El objetivo es garantizar que las mercancías fueron realmente solicitadas y recibidas.

Un fallo del sistema en este punto significaría que un minorista sin escrúpulos podría simplemente emitir facturas a las empresas desde una guía telefónica empresarial y recibir un pago por bienes o servicios inexistentes.

Si hay problemas con el envío, se pueden emitir notas de débito y crédito.

En quinto y último lugar (y posiblemente después de que Acme tenga que emitir un extracto bancario, ver arriba), Maiden enviará a Acme un cheque por el monto adeudado. Esto suele hacerse mediante un comprobante de pago que se puede arrancar de la factura.

No es una práctica común en el mundo empresarial que Acme emita posteriormente un recibo por el dinero recibido en respuesta a una factura. Acme aplicará el pago al monto adeudado por Maiden, sin saldo restante, y depositará el cheque en el banco.

Tenga en cuenta que la orden de compra y el albarán de entrega no son registros a partir de los cuales se deben ingresar transacciones contables. Esto se debe a que no crean ni cumplen ninguna obligación financiera.

Son útiles para calcular las reservas (es decir, los gastos operativos adeudados al final de un período) para la contabilidad final. Sin embargo, el motivo principal para incluirlos aquí es informarle de su existencia y evitar confusiones con otros documentos.

Documentos bancarios

La última categoría de documentos fuente utilizados para crear registros contables son los documentos bancarios. La mayoría los conoces de tu banca privada.

Los extractos bancarios son cruciales para la creación de registros contables.

Pueden ser el único registro de determinadas transacciones, como los pagos realizados por un cliente a través del sistema bancario directamente a la cuenta bancaria de un proveedor (transferencia BACS). En otros casos resumen información disponible en otros lugares.

Al pagar con cheque, se generan dos conjuntos de datos diferentes. El cliente debe tener un talón de cheque completo (a menudo llamado contrahoja) en la chequera.

El proveedor debe tener un comprobante de depósito completo en el libro de depósito que muestre el pago del cheque en el banco. A veces, el banco del cliente rechaza los cheques (es decir, no los cobra).

Los cheques no cobrados serán devueltos al proveedor que los cobró. Están marcados con la nota “Referencia al cajón”.

Siguiendo con el ejemplo anterior de Maiden Megastore, Acme y los 5,000 CD, notamos que cuando Maiden recibió por primera vez el cheque de Acme, se registró en los registros contables, con el resultado de que ahora se considera que Maiden no muestra nada como adeudado.

Si el cheque se devuelve sin cobrar, no tiene valor. Además, se debe realizar otra entrada en los libros de Acme para revertir el pago. Esto asegura que Maiden sea identificada nuevamente como el deudor de los 5.000 CD.

Se debe hacer un ajuste similar a los libros de Maiden para reflejar el hecho de que todavía le deben a Acme el precio de los CD.

Preguntas frecuentes sobre documentos fuente