Gasto por insolvencia en la cuenta de resultados

Al informar los gastos por deudas incobrables en el estado de resultados, las empresas pueden informar de forma precisa y completa su situación financiera. Toda empresa, en algún momento de su existencia, tendrá que lidiar con un cliente que no puede pagar sus deudas. Por lo tanto, deben registrar un gasto por insolvencia en la cuenta de resultados. Una cantidad significativa de deudas incobrables puede cambiar la forma en que los inversores potenciales y los ejecutivos de una empresa ven la salud financiera de la misma. Por lo tanto, es fundamental que los gastos por insolvencia se registren de manera precisa y oportuna. Esto también ayuda a las empresas a identificar a los clientes que se atrasan en sus pagos para evitar sucesos similares en el futuro.

Además, registrar los gastos por deudas incobrables en la cuenta de resultados tiene implicaciones fiscales. Esto se debe a que aumenta el gasto total y, por otro lado, reduce el ingreso neto. Por lo tanto, el importe de los gastos por deudas incobrables declarado por una empresa dará lugar a un cambio en el importe de los impuestos que paga durante un período contable determinado.

En este artículo, analizamos detalladamente los gastos por deudas incobrables en el estado de resultados, su fórmula, cómo se calcula o registra y sus asientos de diario.

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La morosidad es una contingencia que todas las empresas que otorgan crédito a los clientes deben anticipar, ya que siempre existe el riesgo de que no se cobre el pago. Estas empresas pueden estimar el monto de sus cuentas por cobrar que pueden volverse incobrables utilizando el método de cancelación directa o el método de provisión.

En este caso, el cliente en cuestión ha optado por no reembolsar esta cantidad, ya sea porque está atravesando dificultades financieras o porque existe una disputa sobre el producto o servicio subyacente vendido al cliente. Es posible que estas empresas hayan agotado todos los medios o vías posibles para cobrar las deudas incobrables antes de declararlas incobrables, incluidas las actividades de cobro de deudas y las acciones legales. De alguna manera, el nivel de los costos de las deudas incobrables refleja las decisiones crediticias que tomó el vendedor al otorgar crédito a los clientes.

Así, podemos considerar una deuda incobrable como cualquier crédito concedido por un prestamista a un deudor que no tiene seguridad de que algún día será cobrado, ya sea en parte o en su totalidad. Por lo tanto, cualquier prestamista puede tener deudas incobrables en sus libros, ya sea un banco u otra institución financiera, un proveedor o un vendedor. El término también se puede utilizar para describir la deuda contraída para pagar bienes que ya no valen la pena. En otras palabras, es una forma de endeudamiento que no tiene un impacto positivo en los resultados de una empresa. Esto se puede utilizar en contraste con la deuda buena, que un individuo o una empresa adquiere para generar ingresos o aumentar su patrimonio neto general.

Los pagos recibidos posteriormente por deudas incobrables que ya han sido canceladas se registran en el libro mayor como cobro de insolvencias.

Métodos para estimar las deudas incobrables.

1. Método de depreciación directa
2. Método de subvención

Habiendo establecido que es fundamental que las empresas y los negocios registren las deudas incobrables, examinamos los montos correctos que deben declararse en los estados financieros de la empresa. Se trata de la estimación o reconocimiento de deudas incobrables utilizando uno de los métodos enumerados anteriormente.

1) Método de cancelación directa

Con este método, las empresas registran directamente los gastos por insolvencia. Esto sucede cuando es tan obvio que la factura de un cliente en particular no se está pagando. La empresa compensa el importe de la factura directamente con el gasto por insolvencia. Esto se registra como un débito en la cuenta de insolvencias y un crédito en la cuenta de cuentas por cobrar. Esto demuestra que los gastos están directamente vinculados a una factura específica, ya que no se trata de una disminución de las ventas sino de un aumento de los gastos.

Según el IRS, una empresa sólo debe cancelar una deuda si ya no hay ninguna posibilidad de pagar la cantidad adeuda. La empresa debe poder demostrar que ha tomado medidas razonables para cobrar la deuda.

Sin embargo, este método no se usa comúnmente porque no sigue el principio de coincidencia mencionado en el principios contables generalmente aceptados, que establece que los gastos deben conciliarse con los ingresos correspondientes en el mismo período contable en el que se produce la transacción. Por esta razón, el método de provisión se utiliza para calcular los costos de las deudas incobrables. Posteriormente, los gastos por insolvencias se transfieren a la cuenta de resultados en la sección “Gastos de venta y administración general”.

Debido a que una empresa no puede predecir qué cuenta terminará en mora, establece un monto basado en un monto proyectado. En este caso, la experiencia histórica ayuda a estimar el porcentaje de dinero que probablemente sea deuda incobrable.

2) Método de subvención/método de estimación

El método de provisión se utiliza cuando se registran transacciones y también se registra el monto correspondiente de deudas incobrables. Esto se basa en la teoría de que el nivel aproximado de deudas incobrables se puede determinar en función de resultados históricos. Esto se registra como un débito a Deudas Incobrables y un crédito a la Reserva para Cuentas Dudosas. El reembolso real de los créditos pendientes de pago se realiza posteriormente mediante el cargo del importe en la cuenta de ajuste de valor. Esto no significa una caída en las ventas.

Bajo este método, las deudas incobrables se registran como un determinado porcentaje de la venta realizada o las deudas pendientes por su antigüedad. Luego, esa cantidad se transfiere a una cuenta separada, la cuenta de ajuste de valor. Si una deuda real se vuelve incobrable, la cuenta se debita y luego la deuda se reduce en un saldo acreedor.

La provisión para deudas de cobro dudoso es una cuenta de contraactivo que se compensa con las cuentas por cobrar. Esto significa que el valor total de las cuentas por cobrar se reduce cuando ambos saldos se incluyen en el balance. Es posible que esta asignación se acumule durante varios períodos de facturación y se ajuste según el saldo de la cuenta.

El método de provisión permite a las empresas reflejar las pérdidas esperadas en sus estados financieros para limitar la sobreestimación de los ingresos potenciales. Para evitar una sobreestimación en los libros de cuentas, una empresa estima el monto de sus cuentas por cobrar del período de ventas actual que se espera que estén en mora.

Los métodos para estimar las insolvencias mediante el método de provisión son los siguientes:

1. Método de porcentaje de ventas
2. Método de fecha de vencimiento de cuentas por cobrar
3. Porcentaje de reclamaciones

Método de porcentaje de ventas

Una empresa puede estimar los gastos por deudas incobrables utilizando el porcentaje de ventas netas en función de la experiencia histórica de la empresa en materia de deudas incobrables. Este método aplica un porcentaje fijo a las ventas totales del período. Las empresas realizan periódicamente cambios en la provisión para cuentas de deuda dudosa para alinearse con las provisiones del modelo estadístico actual. En cada período contable, un determinado porcentaje de las ventas se registra como insolvencia.

Fórmula de gastos por deudas incobrables como porcentaje de las ventas

Gasto por deudas incobrables = Ventas para el período contable x porcentaje estimado de deudas incobrables

Tenga en cuenta que las ventas allí son ventas a crédito. Por lo tanto la fórmula se puede reescribir de la siguiente manera:

Gasto por deuda incobrable = Porcentaje de ventas estimadas como deuda incobrable x Ventas a crédito reales

Ejemplo

Suponga que la empresa tiene un promedio histórico de ventas de préstamos anuales de $10 000 000, un promedio histórico de ventas de préstamos no cobrados de $500 000 y un porcentaje histórico de ventas de préstamos no cobrados del 5%. Además, las ventas a crédito reales para este período son de $12.000.000.

Aquí, la estimación del 5% se puede utilizar para calcular la provisión para insolvencias del período actual de la siguiente manera:

Gasto por deuda incobrable = Porcentaje de ventas estimadas como deuda incobrable x Ventas a crédito reales

Gasto por deudas incobrables = 5/100 x $12,000,000

Una diferencia importante entre este método y el método del porcentaje de cuentas por cobrar, que se analiza más adelante, es el ajuste de la reserva para deudas de cobro dudoso. Por lo tanto, cuando registra la Reserva para deudas de dudoso cobro en el saldo de las cuentas por cobrar, cualquier saldo de la cuenta de Reserva para deudas de dudoso cobro existente del año anterior se agrega al Saldo de ajuste para determinar el saldo final. Cuando el gasto por insolvencia se registra en el estado de resultados, se registra el valor de ajuste.

Método de fecha de vencimiento de cuentas por cobrar

El método de antigüedad de las cuentas por cobrar agrupa todas las cuentas por cobrar pendientes por antigüedad y aplica ciertos porcentajes a cada grupo. El resultado total de todos los grupos es la estimación del monto incobrable. Este método determina las pérdidas esperadas por deudas morosas e incobrables utilizando los datos históricos de la empresa y los datos de toda la industria. Por lo general, el porcentaje específico aumenta a medida que la cuenta por cobrar envejece para reflejar el aumento del riesgo de incumplimiento y la disminución de la cobrabilidad.

El método de antigüedad de las cuentas por cobrar es beneficioso porque proporciona a los equipos de cuentas por cobrar una base más precisa para estimar sus montos incobrables. Sin embargo, la probabilidad final de cobro sigue siendo media y las deudas pendientes individuales podrían dar lugar a incoherencias en los cálculos. Por ejemplo, un cliente puede pagar el 100 % de sus facturas en un plazo de 30 a 60 días, mientras que el otro cliente puede incumplir.

Ejemplo

Por ejemplo, supongamos que una empresa tiene $70 000 en cuentas por cobrar pendientes desde hace menos de 30 días y $30 000 en cuentas por cobrar pendientes desde hace más de 30 días. Según la experiencia pasada, el 1% de las cuentas por cobrar con menos de 30 días de antigüedad son incobrables y el 4% de las cuentas por cobrar con al menos 30 días de antigüedad también lo son. Esto se calcula de la siguiente manera:

Deuda incobrable = ($70,000 x 1%) + ($30,000 x 4%)

Deuda incobrable = $700 + $1,200

Deudas incobrables = 1.900

Según este cálculo, esto significa que la empresa registrará una provisión para insolvencias de $1,900.

Si en el próximo período contable la reserva estimada es de $2,500 con base en las cuentas por cobrar pendientes, solo #600 ($2,500 – $1,900) se registrarán como gasto por deudas incobrables en el segundo período.

Porcentaje de reclamaciones

El método de porcentaje de cuentas por cobrar es similar al método de porcentaje de ventas, pero utiliza cuentas por cobrar en lugar de ventas. Las cuentas por cobrar comerciales son tanto una partida del balance como una cuenta de activo permanente. Los ingresos, por otro lado, son a la vez una partida del estado de resultados y una cuenta de ingresos temporal, lo que significa que se reinician cada año. Por esta razón, los pasos para estimar la provisión para insolvencias bajo este método son diferentes al método del porcentaje de ventas.

Otra diferencia es que el resultado del cálculo mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar es el saldo final de la empresa en la provisión para deudas de cobro dudoso. Esto se debe a que todas las cuentas por cobrar vencidas del año anterior ya se han tenido en cuenta en el saldo de cuentas por cobrar del período actual.

El resultado de este cálculo es el que se registra en el epígrafe cuentas por cobrar de la cuenta de pérdidas y ganancias. Sin embargo, cuando el gasto por deudas incobrables se registra en el estado de resultados, solo se registra el valor de ajuste. El valor de ajuste es la diferencia entre el saldo final de la cuenta Provisión para Deudas de Cobro Dudoso y el saldo inicial de la misma cuenta.

Fórmula de porcentaje de deuda incobrable

La fórmula básica para estimar las deudas incobrables utilizando el método del porcentaje de deuda es la siguiente:

Gasto por deuda incobrable = Porcentaje de deuda incobrable estimada x Saldo de cuentas por cobrar

Ejemplo

Suponiendo que las cuentas por cobrar históricas de la Compañía son $15,000,000, el cobro histórico en efectivo de las cuentas por cobrar es $1,200,000 y el porcentaje histórico no cobrado de las cuentas por cobrar es del 8%. Además el saldo de cuentas por cobrar es de $18,000,000

La estimación del 8% se puede utilizar para calcular la provisión para insolvencias del período actual de la siguiente manera:

Gasto por deuda incobrable = Porcentaje de deuda incobrable estimada x Saldo de cuentas por cobrar

Asignación para gastos por deudas incobrables = 8/100 x $18.000.000

Asignación para gastos por deudas incobrables = $1,440,000.

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Fórmula de porcentaje de gastos por deudas incobrables

Debido a que una empresa determina esto de antemano, la provisión para deudas incobrables es siempre una estimación, y la estimación del gasto por deudas incobrables generalmente requiere la aplicación de la fórmula del porcentaje de deudas incobrables, que es la siguiente:

Porcentaje de deudas incobrables = Total de deudas incobrables / Ventas totales de crédito

Por ejemplo, si una empresa tiene un año de existencia y tiene ventas a crédito por 300.000 dólares en el primer año, mientras que 20.000 dólares terminan siendo incobrables. Para crear una provisión para insolvencias, primero se debe determinar el porcentaje de insolvencias, que se verá así:

Porcentaje de deuda incobrable = $20 000 / $300 000

Porcentaje de deuda incobrable = 6,67%

Luego, la empresa puede utilizar este porcentaje para estimar futuras deudas incobrables y luego crear una reserva para deudas de cobro dudoso equivalente, por ejemplo, al 6,67% de las ventas a crédito previstas para ese año. Si la empresa registra $50 000 en ventas a crédito en enero, podría registrar un asiento de ajuste en su cuenta de provisión para deudas incobrables de $3335 (6,67 % x $50 000).

Sin embargo, este método no siempre es confiable para predecir futuras deudas incobrables, especialmente si uno ha estado fuera del negocio durante mucho tiempo o si una gran deuda incobrable crea una distorsión en el porcentaje de insolvencia.

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Presentación de gastos por insolvencia en la cuenta de resultados

Los gastos por deudas incobrables se registran en una partida del estado de resultados en la sección Gastos operativos, que se encuentra en la mitad inferior del estado de resultados. No es que los gastos por deudas incobrables no se consideren costos directos de ventas en el estado de resultados.

También cabe señalar que la provisión para insolvencias y el gasto por insolvencia en el estado de resultados tienen un propósito diferente al de la provisión para insolvencias en el balance de una empresa. El estado de resultados representa un informe de los ingresos y gastos de una empresa durante un período contable específico y es diferente del estado de flujo de efectivo. Incluye compras a crédito y ventas a crédito. La cuenta de resultados da una mejor idea de la rentabilidad de una empresa en un período contable determinado que simplemente mirar el efectivo.

El balance muestra los activos y pasivos de una empresa al final de un período contable específico. El valor total de los activos es igual al total de los pasivos más el capital contable. El estudio del balance muestra el valor de la empresa y muestra si la carga de deuda es demasiado alta.

Asientos de diario para gastos por deudas incobrables

Es un paso importante para que las empresas registren los gastos por deudas incobrables, ya que les ayuda a mantener sus libros equilibrados. Además, una empresa obtiene una visión realista de sus cuentas corporativas, lo que permite mejores decisiones financieras. Sin embargo, es necesario reconocer los gastos por deudas incobrables solo si la empresa utiliza la contabilidad de acumulación (o devengado), que la mayoría de las empresas utilizan según lo recomendado por los estándares GAAP.

En primer lugar, las empresas que utilizan principios de contabilidad de efectivo nunca registran el monto como ingresos entrantes, por lo que no habría necesidad de revertir los ingresos esperados si un pago pendiente o una cuenta por cobrar se vuelve incobrable. Esto significa que una empresa no tiene que revertir nada ni liquidar nada como deuda incobrable cuando utiliza la contabilidad basada en efectivo.

Sin embargo, existen dos situaciones al registrar un gasto por deudas incobrables en un asiento de diario: cuando las cuentas consideradas incobrables se cancelan directamente y cuando se establece una reserva o provisión para deudas incobrables. El registro de gastos por deudas incobrables requiere entradas de débito y crédito. Mientras se realiza un débito en una cuenta de insolvencias, se realiza un contracrédito en una cuenta de reconvenciones. Provisión para deudas dudosas. Como se mencionó anteriormente, la provisión para deudas de cobro dudoso se compensa con el total de cuentas por cobrar en el balance para reflejar únicamente el monto recuperable estimado. Esta asignación se acumula durante los períodos de facturación individuales y se puede ajustar según el saldo de la cuenta.

Asiento de diario utilizando el método de cancelación directa

Por ejemplo, ABC Inc. quiere cancelar una cuenta por cobrar de $900 que probablemente se vuelva incobrable. Después de llamar al cliente por última vez y recibir su contestador automático, hizo un asiento en su diario de la siguiente manera:

Asiento de diario utilizando el método de concesión

Supongamos que después de calcular el porcentaje de deudas incobrables de una empresa, ésta decide establecer una provisión para deudas incobrables de 2.000 dólares en sus libros al final del mes. Se crean los siguientes asientos de diario:

Como se mencionó anteriormente, la provisión de una empresa es una cuenta de contraactivo, lo que significa que aparece en el balance junto con otras cuentas de activos.

Suponiendo que un cliente de la empresa indica unas semanas más tarde que no puede pagar una cantidad adeuda de $200, esa deuda se cancelará y el asiento del diario se verá así:

Crear una provisión para insolvencias es una forma de preparar planes de insolvencia con anticipación estimando la cantidad de insolvencia que puede surgir. Esto permite presupuestar una parte de los gastos operativos de una empresa como una cuenta de compensación para compensar sus pérdidas. Al reservar esta cantidad, una empresa y su departamento de contabilidad obtienen una mayor visión de las verdaderas finanzas de la empresa. Se trata del estado de los activos y del importe de los créditos que realmente deben cobrarse.

Deudas incobrables y provisiones

Las deudas incobrables no deben confundirse con deterioros. Estos términos se explican a continuación:

Deudas incobrables

Cancelar una deuda incobrable significa transferir el saldo de un cliente en el libro de cuentas por cobrar al estado de resultados como un gasto. Esto se debe a que se ha demostrado que el saldo restante es irrecuperable. La deuda incobrable es la deuda incobrable que analizamos aquí y requiere un ajuste de dos dígitos. Este importe se incluye como gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias y se deduce del valor por cobrar en el balance/balance.

Provisión para cuentas por cobrar

Las empresas establecen esta provisión para poner un valor realista a las cuentas por cobrar en el balance sin tener que cancelar la deuda. El monto restante permanece en el libro de cuentas por cobrar para que pueda continuar el proceso de cobro de la deuda. Sin embargo, las cuentas por cobrar en el balance se valoran como si el importe no fuera cobrable. Se muestra en el balance de comprobación de la siguiente manera:

Tenga en cuenta que estas son cifras preliminares. Las contabilizaciones significan que la empresa ya tiene un ajuste de valor arrastrado del balance del año anterior. Si no se hace nada más, esto debería aparecer en el activo circulante.

Es posible que sea necesario ajustar la pregunta. Suponiendo que la provisión se aumentará a $5,000 y ya hay $3,800, se registrarán $1,200 como gasto por deudas incobrables en el estado de resultados, como se muestra a continuación:

Es importante señalar que sólo un aumento o disminución en la provisión se refleja en el estado de pérdidas y ganancias.

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Cobro de deudas incobrables

Hay ocasiones en las que una deuda cancelada se cobrará o liquidará el próximo año, es decir, El crédito del saldo luego se transfiere a la cuenta de resultados, se suma a la ganancia bruta y se incluye como negativo en la lista de gastos. Esto puede ser más claro que acreditar el cobro a la cuenta de gastos de insolvencia porque haría que el gasto de insolvencia del año no estuviera claro. Sin embargo, si los importes son pequeños en comparación con los demás gastos de la cuenta de pérdidas y ganancias, esto no sería correcto.

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