La instalación de un sistema de cálculo de costes es esencial para cualquier empresa que busque optimizar sus procesos financieros y maximizar sus ganancias. A través de esta herramienta, es posible tener un mayor control y conocimiento sobre los costes de producción, permitiendo tomar decisiones más informadas y estratégicas en relación a la fijación de precios, la gestión de inventarios y la asignación de recursos. En este artículo, exploraremos los pasos clave para la instalación de un sistema de cálculo de costes y cómo puede beneficiar a tu negocio. ¡Prepárate para mejorar tus resultados financieros y llevar tu empresa al siguiente nivel!
Un sistema de costos debe recopilar datos estadísticos para operaciones clave, analizar los datos y proporcionárselos a la gerencia para respaldar la toma de decisiones gerenciales.
Por tanto, el sistema de costes debería beneficiar a la empresa. Por consiguiente, a la hora de introducir un sistema de contabilidad de costes deben tenerse en cuenta los siguientes puntos y condiciones marco:
1. Objetivos del sistema de costos
Primero, las organizaciones deben establecer los objetivos y expectativas al instalar el sistema de costos. El sistema de costos puede introducirse para fijar precios o establecer un sistema para controlar los costos.
2. Consideración de variables significativas
Las empresas deben identificar las variables esenciales de la unidad de producción que pueden controlar e influir en la unidad de negocio. En algunas unidades de producción, los costos de materiales son el factor dominante.
En tales casos, el sistema de costos debería prestar más atención al control del costo de los materiales, lo que se puede lograr mediante un seguimiento eficiente de la compra, recepción, almacenamiento, emisión, precio y uso de los materiales.
Si los costos laborales son el factor dominante, la empresa debería desarrollar un sistema sofisticado para controlar la contratación, la preparación de documentos laborales y el pago de salarios.
3. Idoneidad del producto
El sistema de costos propuesto debe ser apropiado a la naturaleza del producto o proceso de fabricación involucrado.
4. Idoneidad para la organización general
El sistema de costes debe adaptarse a la organización general de la empresa. Por lo tanto, la introducción del sistema no debería alterar ni ampliar indebidamente las operaciones actuales.
5. Consideración de los detalles técnicos del negocio.
En este caso, las organizaciones deben considerar los aspectos técnicos del negocio y tratar de obtener el apoyo comprensivo o el apoyo del personal de supervisión clave.
6. Uso de formularios estándar
Los formularios impresos deben capturar datos de costos, reducir el papeleo y minimizar la posibilidad de errores.
7. Detalles del registro de costos
Los detalles de los registros de costos deben ser mínimos según los requisitos de gestión.
8. Disponibilidad inmediata de información de costos.
Las empresas deben proporcionar a la dirección los resultados del cálculo de costes de forma oportuna y periódica, ya que dichos registros respaldan el proceso de toma de decisiones.
9. Nivel deseado de precisión
Las organizaciones deben aclarar el nivel deseado de precisión de los datos de costos y cómo verificarán esa precisión.
10. Comparación de resultados
Tanto la contabilidad de costos como las cuentas financieras deben estar vinculadas o conciliables en un único sistema contable.
Principales objetivos de instalar un sistema de costes
No existe un sistema uniforme que se aplique a todas las organizaciones, ya que todas las empresas tienen requisitos diferentes. Los objetivos de instalar un sistema de costos incluyen:
- rentabilidad
- la facilidad de uso
- El esfuerzo de instalación no debe exceder el beneficio esperado.
- El sistema debe servir a la naturaleza de la empresa.
- El sistema está destinado a servir a la calidad de la gestión y a la calidad deseada por la dirección.
- El sistema debe aprovechar al máximo los datos disponibles y proporcionar toda la información necesaria.
- El sistema está destinado a garantizar la creación y presentación oportuna y regular de datos de costos.
- El sistema debe mantener el nivel de precisión deseado por la dirección.
Problemas y posibles soluciones.
1. Falta de apoyo. Es posible que la gerencia no apoye la instalación de un sistema de costos porque, por ejemplo, lo consideran costoso.
En tales casos, es posible que otras áreas funcionales no apoyen la idea o expresen su apoyo positivo.
Por lo tanto, los hechos y cifras asociados con la instalación deberían satisfacer a la gerencia y convencerlos de que los beneficios del sistema superan los costos.
Lo ideal sería crear conciencia sobre los costos.
2. Resistencia del personal contable. El personal de contabilidad financiera puede mostrarse reacio a hacerlo por temor a que la introducción de un sistema de contabilidad de costos disminuya su importancia.
Estos empleados pueden necesitar colocación y se les debe informar de los beneficios del sistema: mayor eficiencia, nuevas oportunidades, empleos más variados, etc.
3. No cooperación. Otros miembros de la organización pueden causar problemas al adoptar una actitud poco cooperativa, como no proporcionar datos suficientes.
Este comportamiento puede afectar la implementación del sistema de costos.
La respuesta está en formar al personal, informarles sobre las ventajas del sistema y aclarar todas las dudas que puedan tener.
Ganarse la confianza de los empleados es un aspecto crucial a la hora de instalar un sistema de estimación.
4. Falta de personal capacitado. Inicialmente, la falta de personal capacitado será un problema. Sin embargo, un enfoque sensato y una formación adecuada en el uso del sistema garantizan que se utilice de forma eficiente y se alcancen los resultados deseados.
5. Revisar continuamente el progreso. Establecer un sistema capaz de lograr resultados mediante la revisión continua del progreso del departamento de costos ayudará a alcanzar sus objetivos.
Objeciones a la instalación de un sistema de costes
Un sistema de costos puede generar objeciones a la necesidad percibida y la duplicación de esfuerzos.
Sin embargo, en el complejo mundo empresarial actual, un sistema de costes eficiente beneficia a la gestión al aclarar los costes exactos y sus componentes.
Conocer el costo exacto ayuda a determinar el precio de venta competitivo y garantiza un control efectivo sobre los costos de materiales, mano de obra y gastos generales.
Un sistema de costos sólido debería proporcionar los datos de costos necesarios.
También pueden surgir objeciones sobre el coste percibido y el hecho de que sólo las grandes empresas pueden permitirse un sistema tan caro.
Sin embargo, los beneficios y beneficios para todas las empresas, independientemente de su tamaño, suelen ser mucho mayores que los costos incurridos.
Por lo tanto, el sistema de cálculo de costos rara vez es innecesario o costoso, siempre que la empresa considere cuidadosamente todos los pros y los contras asociados con su instalación.
Preguntas frecuentes sobre la instalación de un sistema de estimación
Un sistema de contabilidad de costos ayuda a recopilar, organizar y comunicar información sobre los costos que los gerentes necesitan para administrar una organización. Esta información puede mostrar cuánto cuesta producir un producto o servicio en particular y qué factores influyen en esos costos de producción, lo que permite a los gerentes tomar medidas en áreas donde tienen control sobre esos factores.
Como ocurre con cualquier herramienta de información, los datos de costos deben analizarse correctamente para comprender qué acciones se deben tomar en base a esta información. Sin embargo, es necesario capacitar a los gerentes para realizar este tipo de análisis correctamente.
Esto depende del tamaño y la complejidad de la organización. Puede haber una tarifa de implementación inicial, pero muchas empresas recuperan este costo con el tiempo utilizando los datos que produce el sistema para una toma de decisiones más informada.
El nivel de formación depende del tamaño y la complejidad de la organización. Los gerentes deben estar capacitados para manejar esta información, pero también deben comprender conceptos contables básicos para interpretar adecuadamente estos datos.
El primer paso es investigar un poco y elegir el sistema de contabilidad de costes que mejor se adapte a sus necesidades. También debe determinar qué datos desea recopilar. Por lo general, esto se puede hacer estableciendo KPI (indicadores clave de rendimiento) en función de las necesidades de su empresa. Luego deberá determinar cómo se recopilarán e ingresarán estos datos en el sistema.
