Justificación del balance

Para que toda empresa tenga éxito, realice un seguimiento de sus finanzas y comprenda su situación financiera, es importante realizar una justificación del balance. El balance es un registro financiero de los activos, pasivos y patrimonio de una empresa. El proceso de justificación del balance garantiza que todas las partidas y saldos totales informados en el balance de la empresa sean actuales, precisos y se correlacionen con otros registros financieros de la empresa.

El sistema de contabilidad principal podría ser el libro mayor de planificación de recursos empresariales (ERP), SAP, Oracle o cualquier otro sistema de contabilidad utilizado por la empresa. Un libro mayor de planificación de recursos empresariales (ERP) contiene los informes financieros y la información presupuestaria de todos los departamentos que componen la empresa. SAP es un software de planificación de recursos empresariales (ERP) que integra funciones comerciales clave. oráculo es un sistema de gestión de bases de datos multimodelo comúnmente utilizado para almacenamiento de datos (DW), procesamiento de transacciones en línea (OLTP) y una combinación de cargas de trabajo de bases de datos DW y OLTP.

La justificación del balance incluye varios procesos destinados a garantizar que todas las entradas de transacciones o saldos de cuentas sean cuidadosamente auditados, consistentes (equilibrados) y certificados de acuerdo con las regulaciones comerciales. Además de comparar el saldo general del balance de la empresa con otros registros financieros internos y externos, también implica examinar transacciones individuales para determinar por qué y cómo se completó cada transacción. Todo esto se hace para garantizar que cada transacción haya sido correctamente registrada y clasificada y que todo lo que debe incluirse en el balance de la empresa haya sido efectivamente registrado.

Las empresas generalmente realizan justificaciones contables para facilitar la presentación de informes sobre su situación financiera y para cumplir con sus obligaciones reglamentarias de presentación de informes. La auditoría garantiza la integridad del balance de una empresa y es un paso importante en la contabilidad empresarial, los informes financieros y la preparación para auditorías internas y externas.

La realización de una justificación del balance es un aspecto importante en el cierre de los ejercicios contables mensuales, trimestrales y anuales y, por tanto, suele realizarse dentro de estos periodos. Garantiza que el departamento de contabilidad de la empresa, los propietarios y otras partes interesadas tengan una visión clara de la situación financiera de la empresa en ese momento. Un balance bien fundamentado también es una herramienta importante para que los inversores determinen si vale la pena invertir en una empresa y también se utiliza para evaluar la solvencia crediticia de la empresa.

Generalmente, la justificación contable se realiza manualmente mediante seguimiento e informes manuales, el uso de hojas de cálculo y correos electrónicos. Sin embargo, los avances tecnológicos recientes han llevado al uso de tecnologías modernas en los estados contables. Las soluciones de software han llevado a un nivel de automatización que ha ayudado a estandarizar y mejorar el proceso. Las grandes corporaciones con un alto nivel de personal en el proceso de verificación del balance o un alto volumen de cuentas utilizan estas soluciones de software para aumentar la eficiencia, mejorar la transparencia y acortar el tiempo requerido para el proceso de verificación del balance.

Justificación del balance en palabras sencillas.

La justificación del balance es el proceso de reexaminar los documentos del balance para confirmar su exactitud. Se verifica la exactitud de los saldos de los distintos segmentos del balance y de todas las entradas individuales en comparación con los datos de otros documentos financieros para identificar y corregir inconsistencias u omisiones.

La esencia de la justificación contable es garantizar que los registros financieros de la empresa estén bien clasificados y registrados adecuadamente en el balance, ya que esto ayuda a la empresa a realizar un seguimiento de su situación financiera y garantizar que tenga informes financieros precisos.

El balance puede presentarse mensual, trimestral o anualmente.

Ver también: Acciones ordinarias en el balance

Marco de justificación contable

Realizar una justificación precisa del balance garantiza que una empresa tenga todas las transacciones registradas correctamente y en el lugar correcto. Enumere los activos, pasivos y patrimonio en el orden indicado.

Los activos son recursos que aportan beneficios económicos positivos a la empresa. Esto incluye todos los activos tangibles e intangibles, como activos fijos, gastos pagados por adelantado, efectivo, cuentas por cobrar e inventarios. Los pasivos incluyen todos los pasivos a corto y largo plazo. Estas son todas las cosas que la empresa le debe a los clientes, deudores, proveedores, empleados y otros. Esto incluye salarios, impuestos, cuentas por pagar, gastos prepagos, depósitos de clientes y documentos por pagar. El patrimonio o patrimonio son todos los ingresos provenientes de inversiones en la empresa. Esto incluye capital social, capital desembolsado y ganancias retenidas.

El marco utilizado para la justificación contable incluye:

1. Asegurar que todos los activos, pasivos y patrimonio registrados en el balance estén certificados.
2. Garantizar que cada cuenta esté asignada correctamente para pasar por un flujo de trabajo. Esto debería incluir a la persona responsable de preparar y auditar el balance; cuándo vence y en qué categoría cae.
3. Aplicar evaluaciones de riesgo a cada cuenta para saber en qué cuentas específicas centrarse para una mayor conciliación del balance.
4. Utilizar sistemas de software para realizar coincidencias automáticas.
5. Reenviar todas las cuentas marcadas por el sistema de software para una investigación manual adicional.

Ver también: Diferencias entre activos y pasivos

Retos y soluciones en la justificación contable

A la hora de realizar una justificación del balance, el departamento de contabilidad de una empresa se enfrenta a una serie de retos que hacen que el proceso sea engorroso y también puede dar lugar a imprecisiones. Discutiremos estos desafíos y sus posibles soluciones a continuación.

1. Sincronización insuficiente
2. Inexactitudes humanas
3. Error de la aplicación

Desafíos de la justificación contable

Aunque ha habido enormes mejoras en los procedimientos de justificación contable, todavía existen algunos desafíos, que abordaremos a continuación.

Sincronización insuficiente

Completar una justificación contable en el menor tiempo posible es una hazaña impresionante, pero cuando acelerar el proceso dificulta una justificación adecuada, se convierte en un desafío. Cuando se asigna un período de tiempo extremadamente corto a la justificación contable, la empresa se basa más en estimaciones de su desempeño financiero. En la mayoría de los casos, estas estimaciones son correctas, lo que expone a la empresa al riesgo de intentos de manipulación que podrían derivar en fraude.

Inexactitudes humanas

Muchas empresas dependen de informes manuales, hojas de cálculo, correos electrónicos y otros sistemas de flujo de trabajo para respaldar el proceso de estados financieros. La dependencia de los informes manuales deja lugar a errores humanos y otras ineficiencias que podrían surgir debido a la combinación de familiaridad dentro del equipo de justificación y confianza ciega en las capacidades de cada uno. La clasificación errónea de artículos también puede plantear otro desafío.

Aunque las hojas de cálculo son fáciles de usar, requieren que el equipo las configure correctamente y las complete manualmente. Esto a menudo se hace obteniendo datos de los diversos registros financieros de la empresa. Si algún elemento no se introduce correctamente afectará negativamente al resultado final.

Todo esto puede llevar a que se hagan suposiciones sobre la integridad y exactitud de los resultados de la justificación contable. Esto conduce a un mal resultado al final de la justificación del balance.

Error de la aplicación

Con avances tecnológicos recientes que han permitido el uso de diversas aplicaciones de justificación de balances. Aunque simplifican un poco el proceso, ofrecen poco en cuanto a ganancias de eficiencia en términos del esfuerzo manual requerido para ingresar los datos. También pueden producirse errores debido a una codificación incorrecta. Las soluciones puntuales también pueden sugerir formas de resolver problemas específicos que pueden no ajustarse a las necesidades de su negocio y, por lo tanto, requieren más esfuerzo manual. Esto, en conjunto, podría generar más pérdida de tiempo e imprecisiones en el resultado final.

Soluciones a los desafíos de la justificación contable

1. Plazos de justificación más largos
2. Automatización de algunos procesos.
3. Con la aplicación adecuada

lMayor tiempo para la justificación

Aunque la mayoría de las empresas realizan estados financieros mensual, trimestral y anual, no le dan al equipo financiero que realiza los estados financieros el tiempo suficiente para hacerlo correctamente. Si el proceso de verificación puede comenzar temprano para evitar prisas por cumplir con los plazos de presentación de informes, esto contribuirá en gran medida a garantizar que los estados financieros se preparen de manera adecuada y precisa.

Automatización de algunos procesos.

Para reducir los errores humanos, es necesario automatizar algunos procesos. La automatización puede ayudar a reducir costos, liberar al equipo de contabilidad para que se centre en actividades de mayor valor agregado, ahorrar tiempo, eliminar errores causados ​​por la confianza ciega en los compañeros de equipo y también evitar la manipulación de números que podrían conducir a fraude. Una vez que se automatiza el proceso de verificación, las transacciones y los saldos de diferentes registros financieros se pueden conciliar fácilmente y el equipo de contabilidad puede investigar fácilmente cualquier discrepancia. El equipo también debe comprometerse con la mejora continua y la transparencia para minimizar cualquier error humano que pueda ocurrir.

Con la aplicación adecuada

Al seleccionar aplicaciones de contabilidad para su empresa, es importante elegir aquellas que se ajusten perfectamente a su industria y ofrezcan opciones que satisfagan sus necesidades contables.

Ver también: Depreciación acumulada en el balance

Diploma

Realizar una auditoría contable es esencial para garantizar que sus registros contables sean precisos y confiables. Si la justificación contable no se realiza correctamente y los auditores externos descubren los errores, puede tener un impacto negativo en la reputación de la empresa y también socavar la confianza de los inversores y otras partes interesadas si los errores se vuelven de conocimiento público.

Dado que el balance proporciona una visión general de la situación financiera de la empresa, su justificación debe tomarse en serio y realizarse con cuidado para evitar errores. Para aumentar la precisión, es importante automatizar algunos procesos. Además, sin la justificación contable, los auditores no podrán equilibrar el balance de la empresa, lo que podría provocar inexactitudes y otros impactos negativos en la empresa. Para evitar esto, los estados financieros deben ser precisos y fácilmente accesibles para los auditores. Además, la información del balance mejora la transparencia, ayuda a reducir los riesgos, proporciona seguridad a los estados financieros anuales de la empresa y proporciona a la dirección las ayudas adecuadas para la toma de decisiones.

Última actualización el 4 de octubre de 2022 por Nansel Nanzip Bongdap