¿Alguna vez te has preguntado qué es un libro de caja? Es posible que hayas escuchado el término antes, pero sin entender realmente su significado y su importancia en el ámbito financiero. En este artículo, te adentraremos en el fascinante mundo de los libros de caja y te explicaremos qué son, para qué se utilizan y cómo pueden ser de utilidad tanto para empresas como para personas individuales. Así que prepárate para descubrir todo lo que necesitas saber sobre este instrumento contable fundamental ¡Comencemos!
Significado y definición
El libro de caja es un libro contable en el que, por ejemplo, se registran los pequeños y menores gastos en efectivo.Sellos, correos y embalajes, papelería, transporte, jornaleros, etc..
Son gastos que se producen día tras día; Como regla general, las ediciones pequeñas son grandes pero de valor insignificante. Para registrar dichos gastos se lleva otro libro, el llamado libro de caja. El mantenimiento puede realizarse a través del sistema ordinario o mediante el sistema de organismos pagadores.
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2) Tipo 1 – Libro de caja simple (con descarga y formato)
3) Tipo 2 – Libro de Caja Analítico (con descarga y formato)
4) Libro de caja simple versus libro de caja analítico
6) Contabilidad (equilibrio y contabilización en el libro mayor).)
Sistemas de caja chica
sistema ordinario
Como parte de la gestión normal del efectivo, el cajero recibe una cantidad adecuada de dinero.
Cuando el cajero emite el monto, envía la cuenta al cajero principal para su aprobación.
Sistema de anticipos
La palabra «agente pagador» significa: Un fondo que una empresa utiliza para pequeños gastos y que generalmente vuelve a aumentar a una cantidad fija después de un cierto período de tiempo. Sistema de anticipos Se refiere a pagar un anticipo al inicio y reembolsar el monto gastado de vez en cuando.
En un sistema de anticipos, se estima el monto necesario para cubrir pequeños gastos durante un período específico (por ejemplo, un mes, un trimestre, etc.) y el mismo monto se transfiere al fondo como saldo inicial.
Luego lo utiliza para gestionar todos los gastos pequeños y realizar los pagos necesarios. Al comienzo de un nuevo período, el dinero se repone si se ha gastado. Esta cantidad se llama Depositar dinero.
Ventajas del sistema Imprest
Mayor precisión: Periódicamente, el cajero revisa el libro de caja para asegurarse de que cualquier error se corrija rápidamente.
Administración de gastos: Dado que la caja chica no se puede gastar más allá de la caja chica disponible, los costos de envío se mantienen dentro de los límites del agente pagador.
Gestión de fraude: Dado que el cajero tiene prohibido retirar efectivo a voluntad, se puede minimizar el uso indebido del efectivo.
Tipo 1 – Libro de caja simple
Este tipo de libro se cuida del mismo modo que un Libro de pago. Todo el efectivo recibido por la caja registradora se registra en el lado del debe (izquierda) columna de efectivo del libro y todos efectivo, eso Los pagos que paga se registran en la página de saldo (derecha) en la columna de efectivo de Book.
Formato de libro de caja simple
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Ejemplo del libro de tipo simple
Proporcione un libro de caja simple para la primera semana de febrero AAAA según la siguiente información.
| Detalles de transacciones de caja chica | ||
| Fecha | detalles | Oficina gubernamental |
| AAAA | ||
| 1 de febrero | Recibió 5.000 como caja chica | |
| 2 de febrero | Cubiertos comprados para la oficina. | 200 |
| 4 de febrero | Pagado por transferencia bancaria | 500 |
| 5 de febrero | Sellos comprados | 100 |
| 6 de febrero | Aparcamiento de pago (visitas de clientes) | 1000 |
| 7 de febrero | Pagado por papelería | 200 |
Solución (tipo sencillo)
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Tipo 2 – Libro de caja analítico
Considerado el método más beneficioso para registrar pequeñas cosas. Pagos en efectivo. La versión analítica utiliza una columna separada para cada elemento de gasto común, como sellos, franqueo y procesamiento. Papeleríasalarios etc
Para otros pagos, generalmente se agrega una columna para «Varios». Si se registra un gasto menor en el lado derecho del libro, el mismo monto también se registra en la columna de gastos correspondiente.
Formato de ejemplo de un libro de caja analítico
Descargue el formato en Excel – Descargar
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Tema relacionado – Ediciones varias
Ejemplo de libro de caja de tipo analítico
Proporcione un libro de caja analítico (utilizando el sistema Imprest) para la primera semana de febrero AAAA según la siguiente información.
| Detalles de transacciones de caja chica | ||
| Fecha | detalles | Oficina gubernamental |
| AAAA | ||
| 1 de febrero | Recibió 5.000 como caja chica | |
| 2 de febrero | Tarifas de taxi pagadas | 200 |
| 4 de febrero | Pagado por el transporte | 500 |
| 5 de febrero | Compré bolígrafos y grapadoras. | 100 |
| 6 de febrero | Sellos pagados | 1000 |
| 7 de febrero | Pagado por té y café. | 200 |
Solución (Tipo analítico)
Tema>
Libro de caja simple versus libro de caja analítico
| libro de caja sencillo | Libro de caja analítico |
|---|---|
| No existe un registro separado para cada tipo de gasto de servicios públicos. | Cada elemento de gasto frecuente se enumera en la columna de análisis. |
| Es difícil determinar el gasto total en diferentes partidas al final del período. | Es fácil determinar los gastos al final del período bajo diferentes encabezados. |
| Al igual que en un libro de caja, cada página está dividida por la mitad. | Una gran parte de la página está dedicada a los gastos, con columnas separadas para los gastos regulares. |
Ventajas del libro de caja
Eficiencia: Este libro ayuda a ahorrar tiempo al jefe de caja.
control: Con la ayuda de este libro, gestionar pequeños pagos se vuelve más fácil.
Reduce el esfuerzo: Dado que estos asientos no se registran en el libro de caja ni se contabilizan en el Libro mayorSe ahorra trabajo innecesario y adicional.
Fácil creación de cuentas del libro mayor: Sólo los totales se registran y contabilizan en el libro mayor. Se omite información innecesaria y trivial, lo que facilita la publicación directa en el libro mayor.
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Contabilidad, contabilidad, asiento de diario y contabilización.
Balance
El cierre de un libro de caja se produce al final de un período de facturación. Las columnas Pagos y Gastos se suman y son iguales al total en la columna Pago total.
En el libro de caja de tipo analítico, el saldo final (Saldo c/d) luego se convierte en el saldo inicial (Saldo b/d) del siguiente período.
Entrada en el diario de caja
(Entrada 1) – Cuando el monto se transfiere al cajero
| Caja chica, aire acondicionado. | Débito directo | Carga sobre el crecimiento de los activos |
| Paga el aire acondicionado en efectivo | crédito | Crédito por reducción de activos |
(Entrada 2) – Cuando el cajero presenta informes de gastos
| Cuesta 1 aire acondicionado | Débito directo | Aumento del cargo de débito |
| Cuesta 2 aire acondicionado | Débito directo | Aumento del cargo de débito |
| Cuesta 3 aire acondicionado | Débito directo | Aumento del cargo de débito |
| Al sistema de aire acondicionado de caja chica | crédito | Crédito por reducción de activos |
(Cada gasto se debita con su respectivo monto)
publicación
Cada elemento del libro mayor de gastos menores se contabiliza en las cuentas del libro mayor general al final de un período específico y predeterminado (normalmente semanal, quincenal, mensual o trimestral).
Los gastos individuales no se contabilizan directamente, sino que se mantiene una cuenta de efectivo en el registro de la empresa.
Cada cuenta de costos adicionales se mantiene por separado en el libro mayor.
Ejemplo de visualización de una transacción del libro mayor
El cajero presentó los siguientes gastos con los montos correspondientes al período actual por un monto de 900. El cajero recibió un anticipo de 1.000 como caja chica para el período. Contabilice los asientos correspondientes en las cuentas individuales del libro mayor.
3 de enero: entrada al inicio del período de transferencia de efectivo a la caja registradora,
| Caja chica, aire acondicionado. | 1.000 |
| Paga el aire acondicionado en efectivo | 1.000 |
El jefe de caja registra los adelantos de efectivo al cajero en el lado de crédito del libro de caja como por caja chica A/c. En este caso la entrada sería 1.000.
9 de enero: entrada de cada gasto en el momento de la presentación del estado de cuenta por parte del cajero,
| Papelería aire acondicionado | 500 |
| Aire acondicionado para transporte | 300 |
| Correos, aire acondicionado. | 100 |
| Al sistema de aire acondicionado de caja chica | 900 |
Para crear el asiento de diario para los gastos totales pagados, cada gasto incidental se debita y acredita a la cuenta de caja chica. Se mantiene una cuenta separada para cada gasto pequeño.
(Solución)
Papelería aire acondicionado
| Fecha | detalles | Multitud | Fecha | detalles | Multitud |
| 9 de enero | Al sistema de aire acondicionado de caja chica | 500 |
El asiento de diario se publica en la cuenta de papelería en el lado del débito marcado como «A caja chica, aire acondicionado».
Aire acondicionado para transporte
| Fecha | detalles | Multitud | Fecha | detalles | Multitud |
| 9 de enero | Al sistema de aire acondicionado de caja chica | 300 |
El asiento de diario se contabiliza en la cuenta de Cartage en el lado del débito marcado como «A caja chica A/c».
Correos, aire acondicionado.
| Fecha | detalles | Multitud | Fecha | detalles | Multitud |
| 9 de enero | Al sistema de aire acondicionado de caja chica | 100 |
El asiento de diario se contabiliza en el lado del débito de la cuenta de caja chica marcada como “A caja chica A/C”.
Caja chica, aire acondicionado.
| Fecha | detalles | Multitud | Fecha | detalles | Multitud |
| 3 de enero | Paga el aire acondicionado en efectivo | 1.000 | 9 de enero | De Papelería A/c | 500 |
| 9 de enero | Con Cartaje A/c | 300 | |||
| 9 de enero | Por correo, aire acondicionado | 100 | |||
| 9 de enero | Por saldo c/d | 100 | |||
| 1.000 | 1.000 | ||||
| 10. enero | Para equilibrar B/T | 100 | |||
| 10. enero | Paga el aire acondicionado en efectivo | 900 |
Asientos de diario para cada recibo y pago contabilizados en la cuenta de caja chica en los lados de débito y crédito.
Tema relacionado: Diferencia entre asiento de diario y asiento de diario
Vídeo corto sobre la revisión y aspectos destacados.
¡¡Muy recomendable!!
No te pierdas nuestro vídeo de revisión de 1 minuto. Esto te ayudará rápidamente revisar Y memorizar el tema para siempre. Intentalo 🙂
breve cuestionario de autoevaluación
>Leer ¿Qué es un diario real?
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