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Cuentas por cobrar: definición

Las cuentas por cobrar comerciales surgen de ventas a crédito. Para muchas empresas minoristas, las cuentas por cobrar comerciales constituyen una parte importante de sus activos corrientes.

La función del departamento de crédito de una empresa es establecer y hacer cumplir las políticas crediticias.

Las políticas crediticias deben proteger a la empresa de deudas incobrables excesivas, pero no deben ser tan restrictivas como para excluir a clientes que tal vez no tengan un crédito perfecto pero que probablemente paguen.

Los contadores revelan las cuentas por cobrar cuando la empresa que informa tiene derecho a recibir efectivo, otros activos o servicios de otra parte.

En principio, en el balance sólo se reflejan los derechos legales existentes.

Los derechos de cobro condicionales (o potenciales) pueden divulgarse en notas a pie de página si son materiales y si se proporciona suficiente información para permitir al lector comprender la contingencia.

Por ejemplo, si la gerencia cree que ganará una demanda que presentó contra otra empresa, no se puede registrar un reclamo hasta que la gerencia haya firmado un acuerdo de conciliación o el tribunal haya fallado a su favor.

Las principales fuentes de cuentas por cobrar son transacciones con clientes en las que tienen la opción de pagar más tarde. Estas partidas se denominan colectivamente cuentas por cobrar comerciales.

Ocasionalmente, surgen reclamaciones por el préstamo de efectivo a otros, pero estas transacciones son inusuales para la mayoría de las empresas que no son instituciones financieras.

Los reclamos pueden surgir en otro tipo de transacciones, como al pagar anticipos y depósitos o al reclamar devoluciones de impuestos.

Impacto de las cuentas por cobrar en las empresas

En comparación con el efectivo, las cuentas por cobrar conllevan un mayor riesgo porque existe la posibilidad de que no se cobre el monto total adeudado. Este riesgo puede reducirse mediante un acuerdo de garantía con el deudor.

El riesgo puede tolerarse si genera ingresos a través de costos financieros o mediante mayores ventas.

La administración intenta reducir el riesgo controlando los procedimientos crediticios. Además, se implementan controles para garantizar que los saldos de las cuentas por cobrar se informen con precisión y se facture correctamente a los deudores.

Tipos de reclamaciones

Las demandas se presentan de diferentes formas. Sin embargo, la mayoría de ellos pueden clasificarse como cuentas o notas.

• Las cuentas por cobrar comerciales generalmente se pueden aumentar (hasta una cierta cantidad) cuando el deudor lo desee y no necesariamente se pagan de acuerdo con un cronograma rígido.

  Las cuentas de cuentas por cobrar para clientes son excelentes ejemplos de contabilidad de cuentas por cobrar. Se denominan cuentas abiertas si el cliente tiene la oportunidad de recargarlas. Por lo general, sólo devengan intereses después de un cierto período de tiempo.

• Los reclamos de pagarés se acreditan mediante un documento firmado. Los términos o montos de la deuda no se pueden cambiar sin sustituirlo por otro documento.

  Los pagarés suelen tener una fecha de vencimiento y devengan intereses desde el día de su firma.

  Tanto las letras de cambio como los créditos son jurídicamente exigibles. Las obligaciones son más fáciles de convertir en efectivo porque suelen ser instrumentos negociables.

  Esto significa que pueden venderse o transferirse a otros más fácilmente.

Clasificación de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar comerciales que resultan de ventas ordinarias generalmente se cobran dentro de un año o del ciclo económico y, por lo tanto, se asignan a activos corrientes.

Otras cuentas por cobrar que surgen de préstamos a terceros, empleados o accionistas deben declararse por separado de las cuentas por cobrar comerciales.

Si la cuenta por cobrar vence dentro de un año o del ciclo económico, debe clasificarse como corriente.

Si el reclamo surge de un préstamo a un accionista o empleado y no hay una fecha de vencimiento específica, debe considerarse a largo plazo.

Se incluye en la sección Inversiones a largo plazo o en la sección Otros activos del balance.

Ejemplo

El informe anual de JC Penney es un buen ejemplo de cómo se presentan las cuentas por cobrar en los estados financieros de la empresa.

La sección de activos corrientes del balance del 31 de enero de 2020 muestra cuentas por cobrar netas de $3,673 millones.

Sin embargo, las notas a pie de página de los comentarios desglosan este número como se muestra a continuación:

Al descontar los créditos con recurso, surge la pregunta de si la transferencia debe tratarse como una venta o como una garantía de un préstamo.

La FASB tiene reglas que están más allá del alcance de este artículo y se relacionan con este tema.

En cualquier caso, cualquier pasivo contingente que surja de bonos descontados que se traten como ventas debe revelarse en las notas a los estados financieros.

Objetivos contables

Para facilitar a los lectores de los estados financieros la evaluación de la rentabilidad de una empresa, los GAAP exigen la presentación de informes sobre los ingresos por intereses sobre las cuentas por cobrar y las pérdidas resultantes de la falta de cobro.

Para facilitar la evaluación de la solvencia, los contadores clasifican las cuentas por cobrar en función de su vencimiento.

Las cuentas por cobrar que se espera cobrar dentro de los 12 meses siguientes al ciclo económico se clasifican como corrientes. Todos los demás son a largo plazo.

Además, los contadores revelarán el monto neto de efectivo que se espera cobrar y cualquier acuerdo de garantía.

Para ayudar a los usuarios de los estados financieros a tomar decisiones diferentes, los GAAP requieren diferentes divulgaciones de cuentas por cobrar.

Uno de los métodos más comúnmente utilizados para proporcionar esta información es distinguir entre reclamaciones comerciales y reclamaciones no comerciales.

Las cuentas por cobrar comerciales surgen de transacciones normales con clientes. Los créditos no comerciales, por otra parte, surgen de transacciones que quedan fuera de este ámbito normal de actividad.

Los usuarios pueden estar interesados ​​en conocer el origen de estas cuentas por cobrar así como sus montos y fechas de vencimiento.

Esta forma de divulgación es útil al tratar con personas. Transacciones con partes relacionadas entre la empresa y uno de los siguientes grupos de interés:

• Otra empresa afiliada

• un accionista

• Un empleado

• Familiares de un accionista o empleado.

El propósito de la divulgación es revelar que el reclamo surge de una transacción que puede no haber sido ejecutada en condiciones de plena competencia.

En consecuencia, los reclamos contra estas partes relacionadas se identifican por separado para garantizar que los usuarios estén al tanto de los eventos subyacentes.

Otras categorías de cuentas por cobrar que no se originan en el comercio y los servicios se muestran por separado si esto proporciona al lector información esencial.

En el caso de que no sea útil una clasificación separada, se pueden combinar en un único elemento de reclamación diferente.

Preguntas frecuentes sobre cuentas por cobrar