Ajuste de la partida por insolvencias

Al administrar un negocio, las deudas incobrables son una realidad desafortunada con la que uno puede tener que lidiar. Este es el dinero que se le debe a una empresa y no es cobrable. En contabilidad, existen dos métodos comunes que utilizan las empresas para cancelar las deudas incobrables: el método de cancelación directa y el método de provisión. Ambos métodos implican debitar dinero de la cuenta de cuentas por cobrar (una cuenta de activo) cuando se ha determinado que una cuenta es incobrable. En este artículo, analizaremos el ajuste de la entrada por deudas incobrables utilizando ambos métodos.

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Costos de deudas incobrables explicados

Cuando una empresa registra ventas a crédito, realiza un asiento de crédito en una cuenta de ventas y un asiento de débito en una cuenta de cuentas por cobrar. El problema con el saldo de las cuentas por cobrar es que no hay garantía de que la empresa cobre los montos adeudados por las ventas a crédito. En la medida en que la Compañía tenga derecho a recibir pagos de las ventas a crédito a los clientes, todavía existe la posibilidad de que la Compañía nunca reciba estos fondos.

Por lo tanto, debido a que existe la posibilidad de que la empresa no reciba realmente todas las cuentas por cobrar, las reglas contables requieren que una empresa estime el monto que tal vez no pueda cobrar y lo registre como una deducción de los ingresos netos. Esto se debe a que, a pesar de que se registraron los ingresos, nunca se convirtieron en efectivo.

Esta cantidad estimada se llama Gastos por créditos fallidos Puede definirse como el monto reconocido cuando una deuda se vuelve incobrable porque un cliente no puede cumplir con su obligación de pagar una deuda pendiente. Si un cliente no paga sus deudas, puede deberse a una quiebra u otros problemas financieros. Por lo tanto, la mayoría de las empresas y empresas que brindan crédito a sus clientes registran las deudas incobrables como una provisión para cuentas de cobro dudoso (también conocida como provisión para pérdidas crediticias).

En el estado de resultados, los gastos por deudas incobrables generalmente se clasifican como gastos administrativos generales y de venta. El reconocimiento de deudas incobrables requiere una reducción compensatoria de las cuentas por cobrar en el balance. Sin embargo, si las circunstancias cambian, las empresas se reservan el derecho de cobrar fondos y realizar un ajuste por deudas incobrables para revertir el asiento de diario original.

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Ajuste de la partida por insolvencias

Las deudas incobrables son montos incobrables de las cuentas de los clientes que impactan negativamente las cuentas por cobrar comerciales. El registro de estas deudas incobrables es necesario cuando no se puede suponer razonablemente que las deudas serán cobrables en el futuro. Como se mencionó anteriormente, existen dos métodos que una empresa puede utilizar para identificar deudas incobrables, como el método de cancelación directa y el método de provisión. Sin embargo, si las circunstancias cambian, se debe hacer un ajuste por deudas incobrables.

Método de cancelación directa y entrada para ajustar el gasto por insolvencia

Con el método de cancelación directa, las empresas cancelan la deuda en el momento en que determinan que la deuda es incobrable. Dependiendo de cuánto tiempo esté vencida una factura y después de esfuerzos fallidos de cobro, la mayoría de los contadores decidirán que un cliente no pagará una factura. Una vez que se determina que esta cuenta es incobrable, la empresa registra un aumento en las deudas incobrables y una reducción en las cuentas por cobrar del cliente por el monto exacto incobrable.

Es decir, aumenta la cuenta de gastos de incobrables con un asiento de débito y disminuye la cuenta de cuentas por cobrar con un asiento de crédito. Por ejemplo, si un cliente, el Sr. Peter, tiene una factura atrasada de 91 días por $1,500, el asiento del diario de deudas incobrables de la empresa se vería así:

Sin embargo, debido a que el método de cancelación directa registra la cantidad exacta de deudas incobrables, no es un método aceptable para registrarlas. principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Esto se debe a que viola el principio de concordancia de la contabilidad en valores devengados, que requiere que los gastos se cotejen con los ingresos correspondientes en el mismo período contable en el que se incurren.

De hecho, el método de cancelación directa retrasa el reconocimiento de las deudas incobrables hasta que se identifican las cuentas por cobrar específicas de los clientes. Por tanto, el principal problema de este método es la imprevisibilidad de cuándo pueden surgir los costes. Por lo tanto, se utiliza el método de deterioro en lugar de este método para la presentación de informes de las empresas que cotizan en bolsa.

Ajuste de la entrada por gastos de insolvencia (método de cancelación directa)

Cuando una empresa recibe el dinero que ha dado de baja como incobrable, debe revertir el asiento de castigo y registrar el pago. Esto significa que se realiza un asiento de ajuste para el gasto por deudas incobrables, lo que significa que el asiento de cancelación se revierte aumentando la cuenta de cuentas por cobrar a través de un débito y disminuyendo la cuenta de gastos por deudas incobrables a través de una entrada de crédito. Luego, la empresa debe registrar el pago aumentando la cuenta de efectivo mediante un asiento de débito y disminuyendo la cuenta de cuentas por cobrar mediante un asiento de crédito.

Por ejemplo, si el Sr. Peter pagó la factura 75 días después de que la empresa la cancelara. El contador revertiría el asiento del diario de depreciación haciendo un asiento de ajuste por deudas incobrables:

Luego el pago recibido se registraría de la siguiente manera:

Método de provisión y asiento de ajuste para deudas incobrables

En comparación con el método de depreciación directa, el método de depreciación se utiliza más comúnmente. Esto se debe a que sigue el principio de coincidencia GAAP. Basado en ciertos enfoques computacionales, este método estima las insolvencias durante un período y compara el cálculo de las insolvencias con las ventas asociadas. Con el método de provisión, el contador crea una cuenta de provisión para posibles deudas incobrables.

Es decir, se realiza un asiento de débito en la cuenta de deudas incobrables para aumentar la cuenta, y se realiza un asiento de crédito en la provisión para cuentas de cobro dudoso (cuenta de activo contrario) para aumentar la cuenta. Suponga que decide que tendrá $2,000 en deudas incobrables durante el período contable. Para configurar la cuenta de asignación, debe deducir $2,000 de Gastos por deudas incobrables y acreditar $2,000 a la Asignación para cuentas dudosas. Eso es:

Luego, si decide que una cuenta es incobrable, anúlela reduciendo la provisión para cuentas de cobro dudoso con un débito y la cuenta de cuentas por cobrar con un crédito. Por ejemplo, si la Sra. Mary tiene una factura atrasada de 121 días por $1,500. Aquí está el asiento del diario de depreciación:

Ajuste de la partida por insolvencias (método de ajuste de valor)

En el futuro, cuando la empresa reciba el dinero dado de baja como incobrable, deberá revertir el asiento de castigo y registrar el pago. Al revertir la entrada de depreciación, se realiza un ajuste por la deuda incobrable. Esto implica un aumento de la cuenta deudora mediante un débito y una reducción de la cuenta de ajuste de valor mediante un crédito. Por ejemplo, si la Sra. Mary pagó la factura 75 días después de que la empresa la cancelara. La partida de ajuste de las deudas incobrables sería:

Luego, la empresa registraría el pago de la deuda aumentando la cuenta de efectivo con un asiento de débito y disminuyendo la cuenta de cuentas por cobrar con un asiento de crédito:

Lea también: ¿Cuándo se registran los asientos de ajuste?

Ejemplo de una entrada para ajustar el gasto por deudas incobrables

Veamos otro ejemplo para comprender mejor el asiento de ajuste de gastos por deudas incobrables. Por ejemplo, digamos que un cliente solicita un préstamo para automóvil de $25,000 el 1 de agosto de 2022 y se espera que pague el monto completo antes del 1 de diciembre de 2022. Para este ejemplo, supongamos que al cliente no se le cobraron intereses debido a la naturaleza de corto plazo del préstamo.

El 1 de diciembre el cliente no realiza su pago y la empresa debe registrar este impago y reportarlo como deuda incobrable. La entrada del diario para esto sería:

Supongamos que este cliente paga inesperadamente la deuda en su totalidad en el futuro el 1 de mayo de 2023, entonces la empresa tendría que revertir las deudas incobrables previamente canceladas mediante una entrada de ajuste de deudas incobrables. Eso es:

Entonces el asiento del diario para registrar el pago total de la deuda quedaría así: