Controles internos

Los controles internos son un plan organizacional, procedimientos y registros relacionados con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.

Principios básicos de un sistema de control interno

Un sistema de control interno debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información específicas de una empresa.

Así, el sistema puede variar desde un simple sistema manual hasta un complejo sistema computarizado en línea con terminales remotos distribuidos por todo el país.

Ya sea manual o computarizado, el sistema de contabilidad debe procesar la información de manera eficiente, precisa y oportuna.

En el corazón de cualquier sistema contable bien diseñado se encuentra un sistema de control interno bien diseñado.

Una de las principales responsabilidades de la administración es proteger los activos bajo su control, garantizar la exactitud y confiabilidad de sus registros contables y garantizar que se implementen sus políticas.

El control interno es el plan organizacional, incluidos métodos y procedimientos específicos, que la dirección desarrolla para cumplir con estas responsabilidades. Específicamente, el control interno se define formalmente como:

«El plan organizacional y todos los métodos y acciones coordinadas tomadas dentro de una organización para proteger sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y promover el cumplimiento de las políticas prescritas».

Un sistema de control interno sólido incluye controles tanto administrativos como contables.

Los controles administrativos incluyen el plan organizacional y los procedimientos y registros relacionados con los procesos de toma de decisiones que conducen a la aprobación de las transacciones por parte de la gerencia.

Es decir, la dirección utiliza controles administrativos para garantizar que se implementen sus políticas y procedimientos.

Los controles contables incluyen el plan de la organización y los procedimientos y registros relacionados con la protección de los activos y la confiabilidad de los registros financieros.

Estos controles son más específicos y tienen como objetivo garantizar que:

• Las transacciones se llevan a cabo de acuerdo con la aprobación general o especial de la dirección.

• Las transacciones se registran según sea necesario (1) para permitir la preparación de estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados u otros criterios aplicables a dichos estados financieros y (2) para mantener la responsabilidad por los activos.

• El acceso a los activos sólo se permite después de la aprobación de la dirección.

• Los activos registrados se comparan con los activos existentes a intervalos apropiados y se toman las medidas adecuadas en caso de cualquier discrepancia.

Para que una empresa tenga un sistema de control interno sólido, deben existir controles tanto administrativos como contables.

Los controles administrativos forman el marco general dentro del cual operan los controles contables específicos.

Si la dirección no está interesada en mantener controles administrativos, los controles contables específicos no pueden garantizar que los activos de la empresa estén protegidos.

Necesidad de controles internos

Los controles internos son necesarios porque los sistemas contables son diseñados y operados por humanos, y los humanos cometen errores.

Estos errores pueden ser errores genuinos o acciones intencionales. Ha habido numerosos casos en los que grandes empresas han ajustado sus informes financieros debido a errores involuntarios en los registros contables.

Recientemente, una gran empresa de computadoras personales descubrió que le faltaban millones de dólares en inventario. La razón parece deberse más a un mantenimiento deficiente de los registros que a un fraude.

Sin embargo, hay situaciones en las que los individuos falsifican registros contables para robar o malversar.

A principios de la década de 1980, un individuo robó enormes sumas de dinero del banco Wells Fargo haciendo un simple asiento diario en el libro mayor en el sistema informático del banco.

Para minimizar estos eventos y las pérdidas asociadas, se requiere un sólido sistema de control interno.

Recientemente, un fuerte impulso a favor de controles internos provino de los pagos realizados por empresas estadounidenses a funcionarios extranjeros para adquirir negocios.

En muchos casos, estos pagos se consideraban legales en el extranjero, aunque muchos en Estados Unidos los consideraban una violación de la buena ética empresarial.

Además, muchas de las empresas que realizaban estos pagos cuestionables eran grandes corporaciones multinacionales descentralizadas cuyos altos ejecutivos ni siquiera sabían de su existencia.

Debido a estos y otros acontecimientos, tanto el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) y el Congreso de Estados Unidos ordenó el mantenimiento de un fuerte sistema de controles internos.

En sus directrices de auditoría, la AICPA declaró que el sistema de control interno debe estar bajo supervisión administrativa constante para garantizar que funcione según lo prescrito y se ajuste según sea necesario para responder a los cambios en las condiciones.

Alarmado por la cantidad de pagos cuestionables a funcionarios extranjeros, el Congreso aprobó la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero.

Esta ley responsabiliza a la gerencia de desarrollar y mantener un sólido sistema de control contable interno que evite dichos pagos.

Esta ley exige que todas las empresas que cotizan en bolsa mantengan dicho sistema de control interno.

Además, la ley exige que el sistema de control interno limite el uso de los activos de la empresa al fin determinado por la dirección y que los registros contables se comparen con los activos de la empresa.

Características de un sistema de control interno sólido

El diseño de un sistema de control interno y los procedimientos utilizados deben adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.

Sin embargo, un sistema de control interno bien diseñado se centrará en un sistema de contabilidad adecuadamente diseñado e incluirá prácticas sólidas de recursos humanos y personal y segregación de funciones.

Un sistema contable bien diseñado.

Es difícil implementar un sistema de control interno sólido sin un sistema de contabilidad bien diseñado.

Este sistema contable debe proporcionar control contable sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos de la empresa.

Independientemente de si el sistema contable es manual o automatizado, debe proporcionar permisos de gestión y controles y equilibrios internos adecuados. El sistema está bien documentado con manuales de contabilidad.

Se deben realizar inspecciones sorpresa periódicamente para garantizar que estos procedimientos se lleven a cabo y los activos de la empresa estén protegidos.

Políticas sólidas de personal y recursos humanos.

Cualquier sistema de control interno depende de las personas que lo operan. Las personas deben ocupar puestos apropiados a sus capacidades.

Las buenas políticas de recursos humanos incluyen rotar a las personas en puestos clave, exigir que todos los empleados tomen vacaciones anuales y retener a las personas que manejan efectivo u otros activos líquidos.

La retención es el proceso de investigar a los empleados y proteger a la empresa contra robos por parte de ellos.

Separación de tareas

Debe haber una clara separación de funciones dentro de la función contable. Es decir, aquellas personas que son responsables y tienen control sobre un activo en particular no deberían ser también responsables de él.

Por ejemplo, la persona de la organización que procesa los recibos de efectivo no debe procesar también las cuentas por cobrar ni preparar conciliaciones bancarias.

Esto hace que sea más difícil para un individuo robar los activos de la empresa.

Limitaciones del sistema de contabilidad/control interno

Ningún sistema de control contable interno puede ser completamente infalible.

Esto es especialmente cierto cuando la alta dirección intenta anular el sistema. Incluso si esto fuera posible, los costos de hacer que el sistema sea completamente seguro probablemente superarían los beneficios resultantes.

Sin embargo, un sistema diseñado y ejecutado adecuadamente puede eliminar muchos problemas potenciales y brindar a la gerencia una seguridad razonable de que sus políticas se están implementando y los activos de la empresa están protegidos.

Preguntas frecuentes sobre controles internos