Costos del periodo

Los gastos del período son costos que ayudan a una empresa u otra entidad a generar ingresos, pero no forman parte del costo de los bienes vendidos.

Generalmente, los gastos periódicos incluyen elementos como alquiler, servicios públicos, seguros e impuestos a la propiedad. También pueden incluir honorarios legales e intereses del préstamo si estos montos se pagan por adelantado.

Lo que una empresa espera pagar durante un período contable determinado se registra en una cuenta de gastos, mientras que lo que paga durante ese período va a una cuenta de gastos prepagos.

¿Por qué es importante conocer los costos del período?

Saber cuánto dinero gasta una empresa durante los períodos de gasto ayuda a sus propietarios y gerentes a comprender de dónde provienen los flujos de efectivo de sus operaciones y adónde van si la operación termina teniendo déficits de efectivo.

Cuanto menos dinero gasten en gastos del período, más podrán ahorrar para sus propósitos o invertir en sus operaciones comerciales.

¿Cómo se calculan los costos del período?

Los gastos del período generalmente se calculan sumando todos los pagos esperados para un período y luego restando los montos pagados anticipadamente.

Lo que queda es el monto total de los gastos esperados durante el período.

Por ejemplo, el estado de pérdidas y ganancias de la empresa muestra

En el cuarto trimestre de 2016, la empresa XYZ esperaba pagar 150 000 dólares en alquiler y servicios públicos y 100 000 dólares en seguros e impuestos a la propiedad.

Durante ese período, pagó $100,000 en alquiler y servicios públicos, pero solo $10,000 en seguros e impuestos a la propiedad porque una tormenta dañó el techo de una de sus propiedades.

Lo que queda es el monto total de los gastos esperados durante el período: ($150 000 + $100 000 – $10 000). $160,000

Gasto del período versus gasto operativo

Los gastos operativos son costos en los que incurren las empresas en sus intentos de generar ingresos.

Los ejemplos incluyen los materiales de producción consumidos en la fabricación de un producto y las comisiones pagadas a los vendedores.

A diferencia de los gastos periódicos, los gastos comerciales a menudo no se pueden determinar simplemente en función de cuándo se reciben o realizan los pagos en los períodos contables a los que afectan.

Esto significa que no pueden atribuirse a fuentes específicas de flujo de efectivo ni clasificarse en función de si son entradas o salidas de efectivo.

Costos del período versus costos del producto

Los costos del período no son lo mismo que los costos del producto. Los costos del producto son parte de los costos de fabricación o adquisición de un activo.

También se utilizan para determinar el monto de los ingresos recibidos de la venta de un activo, lo que a su vez puede afectar tanto los ingresos como los costos en períodos contables futuros.

Tipos de costos del período que deben monitorearse

Hay tipos de costos del período que pueden no estar incluidos en los estados financieros pero que aún así son monitoreados por la gerencia.

Estos costos incluyen elementos que no están directamente relacionados con la función principal de una empresa, como el pago de facturas de servicios públicos o la presentación de litigios.

Sin embargo, si estos costos se vuelven demasiado altos, pueden aumentar significativamente los costos generales y deben ser monitoreados de cerca para que los gerentes puedan tomar medidas para reducirlos cuando sea posible.

Los gerentes querrán encontrar formas de reducir o eliminar este tipo de costos:

• Los proveedores brindan a las empresas líneas de crédito que facilitan aplazar o evitar el pago de facturas.

• El costo de hacer negocios en ubicaciones remotas, ya que puede ser necesario mantener una presencia en un área incluso si no se generan ingresos.

• Pago de gastos que son resultado de decisiones tomadas antes del período actual

• Pedir dinero prestado para cubrir los costos del período que no reducen los gastos o ingresos futuros.

Formas de reducir o eliminar este tipo de costos

En algunos casos, será demasiado costoso para una empresa eliminar ciertos tipos de costos periódicos de sus operaciones.

En estos casos, una alternativa más viable es reducir el importe pagado en años anteriores.

Por ejemplo, si su empresa gastaba $4000 por año en un tipo particular de costo de período y actualmente gasta $8000, necesita encontrar maneras de reducir esos gastos a niveles anteriores o al menos mantener el aumento de costos bajo control.

A continuación, se muestran algunas formas en que las empresas pueden planificar con anticipación para evitar los costos del período tanto como sea posible:

• Diversidad en el equipo directivo: cuando hay un grupo de tomadores de decisiones con diversos antecedentes y perspectivas, se pueden identificar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas graves.

• Desarrollo de habilidades: con las habilidades adecuadas, los tomadores de decisiones pueden identificar más fácilmente cuando algo va mal antes de que se salga de control.

• Tecnología: el uso de tecnología de última generación puede ser una forma eficaz de evitar dichos costos al proporcionar una mayor comprensión de las operaciones en todos los niveles de la organización.

• Gestión de inventario y cadena de suministro: un inventario bien administrado permite a la empresa reducir los gastos de almacenamiento de artículos que no generan ventas.

• Comunicación continua con los proveedores: al comunicarse constantemente con los proveedores, las empresas pueden asegurarse de saber cuándo los costos del período se están saliendo de control.

• Gestión de activos: a medida que el negocio crece, las prácticas adecuadas de gestión de activos pueden hacer que los gastos aumenten en línea con el aumento de los ingresos.

• Subcontratar actividades no esenciales: si una empresa no es esencial para sus operaciones, la subcontratación de estas responsabilidades podría ayudar a reducir los costos relacionados con el período.

Pensamientos finales

Los costos del período son costos que ocurren durante un período contable específico y pueden beneficiar o no a períodos futuros.

Estos costos deben ser monitoreados de cerca para que los gerentes puedan encontrar formas de reducir el monto pagado cuando sea posible.

Las empresas pueden planificar diversificando los equipos de toma de decisiones, desarrollando habilidades, aprovechando la tecnología y entablando una comunicación continua con proveedores y otras partes interesadas.

Los gerentes siempre están buscando formas de reducir costos y al mismo tiempo mejorar la efectividad general de sus operaciones.

Los costos del período son solo una categoría de gastos que pueden tener un impacto directo en la reducción de costos y el aumento de las ventas. Por lo tanto, es importante tenerlos en cuenta a la hora de buscar formas de mejorar su negocio.

Preguntas frecuentes sobre los costos del período