Diario de efectivo o desembolsos en efectivo

Diario de pagos en efectivo: definición

Un diario de pagos en efectivo, también llamado diario de desembolsos en efectivo, se utiliza para registrar todos los pagos (o desembolsos) en efectivo realizados por la empresa.

Ejemplos de pagos en efectivo mayores en una empresa que se pueden registrar en el diario de pagos en efectivo incluyen:

• Pagos a acreedores
• Compra en efectivo de bienes, suministros, equipos u otros activos.
• Pagos en efectivo para gastos como salarios, alquiler, seguros e impuestos.
• Reembolsos en efectivo a clientes por devolver productos vendidos en efectivo
• Dibujos personales del propietario.

Diario de pagos en efectivo: explicación

El diario de pagos en efectivo se utiliza para registrar los pagos en efectivo mediante cheque, incluidos los pagos iniciales, los pagos por compras de bienes en efectivo, los pagos de gastos varios y otros pagos de préstamos.

El siguiente ejemplo muestra un diario de pagos en efectivo típico. El diario tiene una columna de fecha, una columna de número de cheque, una columna de beneficiario y al menos dos columnas de crédito, una para efectivo y otra para descuentos en compras. La otra columna de crédito es para «Otras cuentas».

Si es necesario, se pueden agregar columnas de cuenta específicas adicionales si se utilizan de forma rutinaria. Las columnas de débito incluyen al menos una columna de Cuentas por pagar, una columna de Compras y una columna de Otras cuentas.

Nuevamente, se pueden agregar columnas de cuenta específicas adicionales si es necesario. La principal fuente de asientos de este diario son los comprobantes de cheques y las solicitudes de pago.

Ejemplo

Para ilustrar cómo se registran los asientos del diario de efectivo, considere los siguientes datos de Fortune Retail Store con respecto a sus pagos en efectivo para el mes de junio:

• 1 de junio: Pago del alquiler de la tienda, $1,500.
• 1 de junio: Pagado a Ricco’s Pizza (cuenta #12) por $76, factura fechada el 17 de mayo. No se concede ningún descuento por compra.
• 2 de junio: Compra en efectivo de $1,250.
• 3 de junio: Pago a Super Cola (Cuenta #5) por la cantidad de $748.84 por la factura del 21 de mayo. No se concede ningún descuento por compra.
• 9 de junio: Compré equipo por $10,000 con un pago inicial del 20%.
• 10 de junio: Pagó $1,660 a Super Cola por la factura del 1 de junio.
• 15 de junio: Pago del salario del gerente de $2200 para la primera quincena de junio.
• 16 de junio: Pagó $980 a Jones Farm por la factura del 6 de junio. Descuento tomado.
• 25 de junio: Compra en efectivo de $1,400.
• 30 de junio: Pagó $1294,60 a Mrs. Smith’s Bakeries por la factura del 18 de junio. No es posible ningún descuento.
• 30 de junio: Pago del préstamo de $120, incluidos $90 de interés.

Los asientos en el diario de pagos en efectivo se registran y contabilizan de manera similar a los asientos en el diario de cobros en efectivo. Esto significa que las entradas se introducen una tras otra en el diario de pagos en efectivo a medida que van surgiendo.

El diario de pagos en efectivo también se contabiliza en dos pasos. Los asientos en la cuenta de cuentas por pagar deben publicarse diariamente en el libro mayor de cuentas por pagar de la subsidiaria.

Al final del mes, se suman todas las columnas de importes. Todos los totales, excepto los de las otras columnas, se contabilizan en las cuentas correspondientes del libro mayor. Las cuentas de las otras columnas deben contabilizarse individualmente.

Podrán publicarse diariamente, mensualmente o con otros intervalos apropiados. Dado que los procedimientos básicos de publicación son los mismos que para las otras revistas, las publicaciones reales no se muestran en la exposición.

Formato de diario de pagos en efectivo o diario de desembolsos en efectivo

Al igual que con un diario de recibos de efectivo, se utilizan diferentes formatos para los diarios de pagos en efectivo. El formato elegido depende de las necesidades de cada empresa individual. A continuación se proporciona un formato simple:

Ejemplo

Registre las siguientes transacciones en efectivo para 2016 en un diario de pagos/desembolsos en efectivo.

• 1 de mayo: Alquiler mensual pagado de $900.
• 2 de mayo: Pagó $680 en efectivo a S & Co. y recibió un descuento por pronto pago de $20.
• 11 de mayo: Pagó $1,880 en efectivo a K & Co. y recibió un reembolso de $120.
• 14 de mayo: Pago de salario quincenal de $550.
• 21 de mayo: Pagó $1,550 en efectivo a Sam Corporation en restitución de $1,600.
• 27 de mayo: Compré mercancía por $780 en efectivo.
• 30 de mayo: Pagó $765 a K & Co. en compensación de $780.
• 31 de mayo: Compró mercancía por $1,000 en efectivo.

Solución

Publicación del diario de pagos en efectivo en las cuentas del libro mayor

El procedimiento para registrar el diario de pagos en efectivo en las cuentas del libro mayor se describe a continuación:

• La columna Total de efectivo se registra como crédito en la cuenta de efectivo en el libro mayor.
• El total de la columna de descuento se contabiliza como crédito en la cuenta de descuento en el libro mayor.
• La columna Total de compras se registra como un débito en la cuenta de compras en el libro mayor.
• La columna Cuentas por pagar (A/C PA) representa los montos pagados a los acreedores. Estos montos se registran en las cuentas de cada acreedor en el libro auxiliar de Cuentas por pagar.
• El monto total de la columna Cuentas por pagar (A/C PA) se registra como un débito en la cuenta Cuentas por pagar en el Libro mayor.
• Los importes de la columna «Otros» se contabilizan por separado en las cuentas correspondientes del libro mayor. El total de la columna varios no se publica.

Preguntas frecuentes sobre efectivo o diario de desembolsos en efectivo