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¿Qué es un libro mayor?

Antes de explicar qué son las cuentas del libro mayor, vale la pena presentar brevemente el libro mayor.

Los diarios se utilizan para registrar transacciones cronológicamente, pero los asientos de diario solo muestran el impacto de transacciones individuales.

Sin embargo, los empresarios no sólo quieren saber qué impacto tienen las transacciones individuales en los estados financieros anuales. También están interesados ​​en el impacto acumulativo de cada cuenta.

Por ejemplo, si el propietario de una empresa necesita conocer el monto total de compras durante un período contable particular, será difícil encontrar esta información en el diario.

Esto se debe a que el diario contiene una gran cantidad de transacciones relativas a compras en diferentes localidades, según sus respectivas fechas.

Sin embargo, el propietario de la empresa puede determinar fácilmente el monto total de la compra en la cuenta de compra.

Por lo tanto, vale la pena separar transacciones de naturaleza similar y resumirlas en un solo lugar. Este lugar se conoce como el Libro Mayor.

Introducción a las cuentas del libro mayor.

El sistema de contabilidad general de contabilidad por partida doble implica el uso de múltiples libros mayores (llamados contabilidad) para registrar información precisa (en términos monetarios) sobre las operaciones comerciales diarias de una empresa.

A partir de estos registros permanentes se elaboran estados periódicos que muestran el beneficio o pérdida comercial de la empresa y sus activos y pasivos en un momento dado.

En el pasado, estos registros se guardaban literalmente en libros de contabilidad encuadernados.

Sin embargo, incluso antes del uso generalizado de las computadoras, en muchas empresas más grandes se utilizaban sistemas mecanizados basados ​​en máquinas contables mecánicas.

En organizaciones más pequeñas, los sistemas de hojas sueltas que utilizan formularios de varias partes y papel carbón redujeron la cantidad de veces que los contadores tenían que escribir los mismos datos.

Hoy en día, es probable que cualquier empresa con un contador a tiempo completo utilice contabilidad computarizada.

Sin embargo, la informatización sólo puede acelerar los aspectos aritméticos de la contabilidad; No pueden reemplazar la comprensión de los conceptos.

Cabe señalar que todos los programas informáticos de contabilidad modernos se basan en el mismo sistema de contabilidad de partida doble.

El libro mayor: la segunda fase de la contabilidad

El libro mayor es el libro mayor de cuentas en el que se registran de forma clasificada transacciones de naturaleza similar relacionadas con una persona o cosa específica.

El libro mayor, también conocido como libro mayor, es un libro en el que se llevan todas las cuentas de una empresa.

Es decir, es el cobro de todas las cuentas de una empresa. Las cuentas que se mantienen en el libro mayor a veces se denominan cuentas del libro mayor.

Una cuenta suele ocupar una página del libro mayor. Sin embargo, si la cuenta es grande, puede abarcar dos o más páginas.

Todos los asientos registrados en el libro mayor deben transferirse a las cuentas del libro mayor.

El libro mayor puede estar encuadernado o suelto. Es el principal libro de referencia del sistema contable.

Proporciona un registro permanente y clasificado de todos los elementos de las operaciones comerciales.

Debido a todas estas características, a veces se hace referencia al libro mayor como el rey de todos los libros de contabilidad.

Ventajas del libro mayor

• El sistema de partida doble se aplica con éxito en el libro mayor, ya que registra los dos aspectos de cada transacción.
• La información de la cuenta contable que se relaciona con personas o cosas específicas se registra por separado en la cuenta. Esto permite a la empresa ver los números acumulados de cada cuenta.
• Los libros mayores permiten el análisis de los ingresos y gastos totales de una empresa durante un período de tiempo (es decir, las cuentas comerciales y de pérdidas y ganancias).
• Además, al abrir cuentas separadas para diferentes activos y pasivos, es posible obtener más información sobre la salud financiera de una empresa.
• Las transacciones se registran inicialmente en el diario. El libro mayor es la segunda etapa donde se contabilizan las transacciones, minimizando el riesgo de errores y omisiones.
• El libro mayor ayuda a los gerentes brindándoles información importante necesaria para el buen funcionamiento del negocio.

¿Qué es publicar?

El proceso de transferir información del libro mayor al libro mayor con fines de agregación se denomina contabilización.

Todas las entradas relacionadas con una cuenta específica se recopilan en esa cuenta, por lo que se puede conocer su ubicación si es necesario.

cuentas del libro mayor

Los registros de las transacciones comerciales se llevan en las hojas o páginas de estos libros contables, llamados libros mayores. Los libros mayores tienen regulaciones especiales para satisfacer las necesidades de la empresa.

El estilo del extracto bancario es adecuado para la contabilidad moderna, pero por ahora la doble entrada se explica mediante el método tradicional más antiguo.

Formato de las cuentas del libro mayor

Esta es la regla habitual para el tipo más antiguo de cuenta contable:

En la práctica, se llevan libros separados para las diferentes clases de cuentas: clientes, proveedores, bienes comerciales, ingresos comerciales, gastos, etc.

Las pilas o grupos de cuentas similares se mantienen juntas y los libros mayores se indexan para que se pueda recuperar rápidamente la información sobre una cuenta específica.

Un punto importante a tener en cuenta es el siguiente:

Es importante comprobar periódicamente la exactitud de los asientos realizados en las cuentas del libro mayor, ya que si no se debitan de la cuenta de un cliente los bienes adquiridos a crédito, por ejemplo, es posible que no se envíe ningún recordatorio de pago.

Tipos de cuentas contables

Hay dos formatos comunes para las cuentas del libro mayor:

• Formato estándar (o formato en forma de T) de la cuenta contable
• Formato autoequilibrado

Formato estandar

En el formato de cuenta contable estándar, la página se divide en dos mitades iguales. El lado izquierdo se llama lado debe y el lado derecho se llama lado crédito.

Debido a que toma la forma de la letra “T” mayúscula, también se le llama formato en forma de T.

El lado del débito se utiliza para registrar los asientos de débito y el lado del crédito se utiliza para registrar los asientos de crédito.

El título de la cuenta está en el medio, en la parte superior de la página. El número de cuenta está en el extremo derecho.

El formulario estándar de cuenta del libro mayor no muestra el saldo después de cada contabilización. El saldo se calcula después de un cierto período de tiempo (o según sea necesario).

Por este motivo, este tipo de cuenta también se conoce como formato de saldo de período de una cuenta del libro mayor.

Formato de una cuenta de libro mayor estándar

Tenga en cuenta que cada página de la cuenta del libro mayor está dividida en cuatro columnas. El propósito de estas columnas se describe brevemente a continuación:

(1) Fecha: El año, mes y fecha del asiento se registran en la misma forma que en el diario general.

(2) Descripción: Esta columna se utiliza para ingresar el título de la cuenta correspondiente (es decir, la otra cuenta incluida en el asiento de diario).

(3) Referencia de la reserva: en esta columna se registra el número de página de la revista general.

(4) Monto: En esta columna se registra el monto de la cuenta.

Tipo de publicación

El proceso de reserva consta de los siguientes pasos:

• Realice un seguimiento de la cuenta contable en la que se deben publicar las entradas.
• Cuando una cuenta se debita en el libro mayor, se contabiliza en el lado de débito del libro mayor, y cuando se acredita en el libro mayor, se contabiliza en el lado de crédito.
• En la columna de descripción se escribe el título (nombre) de la cuenta que se incluye en la otra parte del asiento del diario.

  Por ejemplo, si contabiliza una cuenta que está incluida en la parte de débito del asiento de diario, las cuentas en la parte de crédito se escriben en la columna de descripción.

• El monto de la contabilización se escribe en la columna de monto de la cuenta del libro mayor.

Equilibrio de la cuenta del libro mayor

El equilibrio implica determinar el saldo deudor o acreedor de una cuenta del libro mayor. Este proceso se puede dividir en los siguientes pasos:

• Totalice los lados de débito y crédito de la cuenta.
• Calcula la diferencia entre los dos totales encontrados en el paso anterior.
• Pon la diferencia en el lado más claro.

Para explicar con más detalle el tercer punto anterior, esta diferencia colocada de esta manera es el saldo de la cuenta.

Si el lado deudor de la cuenta es mayor que el lado del crédito, se denomina saldo deudor.

Si el lado acreedor de la cuenta es mayor que el lado débito, se denomina saldo acreedor.

Si los totales en ambos lados de la cuenta son iguales, el saldo es cero.

Ejemplo

Registre las siguientes transacciones en el libro mayor y contabilícelas en las cuentas del libro mayor:

• 1 de enero: el Sr. A inició un negocio con $45 000 en efectivo.

• 4 de enero: Mercancía comprada en efectivo valorada en $4,500

• 10 de enero: Vendí mercancía al Sr. John por $1,450.

• 31 de enero: Efectivo recibido del Sr. John por la cantidad de $1,400 con un descuento de $50

Solución

Formato autoequilibrado

En el formato estándar de una cuenta del libro mayor, el saldo no se informa después de cada transacción.

En organizaciones donde se requiere un saldo de cuenta después de cada transacción, se utiliza el formato de saldo corriente o autoequilibrado de una cuenta contable.

La principal ventaja de este formato de cuenta contable es que muestra el saldo actual de un vistazo.

Los bancos y otras instituciones financieras son ejemplos de organizaciones comerciales que utilizan cuentas contables con autoequilibrio.

Formato de una cuenta contable autoequilibrada

El formato estándar de una cuenta contable con autoequilibrio se detalla a continuación:

Reserva y liquidación

El método utilizado para contabilizar y equilibrar una cuenta contable con autoequilibrio es similar al formato de cuenta contable estándar.

La única diferencia es que el saldo se determina después de cada reserva y se ingresa en la columna de débito o crédito de la cuenta.

El siguiente ejemplo sirve para aclarar el proceso de reserva y equilibrio.

Ejemplo

Registre las siguientes transacciones y regístrelas en las cuentas del libro mayor. Utilice el formato de libro mayor de autoequilibrio/actual.

• 1 de marzo: inició un negocio con $40,000 en efectivo

• 4 de marzo: Compré maquinaria por $4,000 en efectivo

• 8 de marzo: Mercancía comprada por $1,400 a cuenta de S Brothers

• 12 de marzo: Vendí mercancía a un cliente por $700 en efectivo.

• 15 de marzo: Pagó $1,380 en efectivo a S Brothers y recibió un descuento por pronto pago de $20

Solución

Registro de transacciones en cuentas contables

Después de registrar los saldos iniciales (es decir, los montos al comienzo de un período contable) en la cuenta contable, el siguiente paso es registrar las transacciones a medida que ocurren.

Las transacciones conducen a un aumento o disminución del valor de varias partidas individuales del balance.

Las siguientes reglas se utilizan para registrar estas adiciones y retiros en las cuentas individuales del libro mayor.

1. Activos

Los activos se registran en el lado del débito de una cuenta. Cualquier aumento de un activo se registra en el lado del débito de la cuenta correspondiente, mientras que cualquier disminución de un activo se registra en el lado del crédito.

Por ejemplo, el saldo de efectivo se registra en el lado del débito de la cuenta en una fecha específica (por ejemplo, el primer día del período contable). Cuenta de efectivo.

Cada vez que se paga una cantidad en efectivo, se realiza una reserva en el crédito de esta cuenta.

2. Pasivos

Los pasivos se registran en el lado acreedor de una cuenta. Cualquier aumento en el pasivo se registra en el lado del crédito de la cuenta y cualquier disminución en el lado del débito.

Por ejemplo, el monto pagadero a United Traders el primer día del ciclo de facturación se registra en el lado del crédito de la cuenta de United Traders.

Si se compran más Bienes a United Traders (y, por lo tanto, se incurre en una responsabilidad adicional ante United Traders), se realizará una entrada en el lado del crédito de la cuenta de United Traders.

Además, cuando se paga un monto a United Traders (reduciendo así la responsabilidad ante United Traders), se realizará un asiento en el lado de débito de la cuenta de United Traders.

3. capital

El capital se registra en el lado acreedor de una cuenta del libro mayor. Cada aumento de capital también se registra en el lado acreedor y cada reducción de capital en el lado debe de la respectiva cuenta de capital.

Por ejemplo, la cantidad de capital que tiene el Sr. John el primer día del período contable (ver ejemplo anterior) aparece en el lado crediticio de la cuenta de capital del Sr. John.

Si aporta capital adicional, se hace un asiento en el lado acreedor de su cuenta de capital.

Si retira dinero o bienes del negocio, su capital se reduce, por lo que debe realizar un asiento en el lado deudor de su cuenta de capital.

Un punto importante es que el tratamiento de los activos es exactamente opuesto al tratamiento de los pasivos y el capital.

Otro hecho importante a tener en cuenta proviene del hecho de que los activos totales son iguales a los pasivos totales y al capital total en cualquier momento.

Por esta razón, los importes registrados en el lado deudor de las cuentas (relativos a diversos activos) el primer día del período contable corresponden a la suma de todos los importes registrados en el lado acreedor de las distintas cuentas (relativos a diversos pasivos) y capital).

Los efectos duales de las transacciones en cuentas contables

Un balance permanece en equilibrio después de cada transacción.

Esto es para garantizar que cada transacción afecte el balance de tal manera que un aumento en un lado del balance se compense con una disminución en el mismo lado o un aumento en el otro lado.

Por lo tanto, deben tenerse en cuenta varios efectos dobles de las transacciones en las cuentas del libro mayor.

1. Debido a que los aumentos de activos se debitan y las disminuciones de activos se acreditan, una transacción que resulta en un aumento de un activo y una disminución de otro activo en realidad tiene débitos y créditos iguales.

Por supuesto, estas contabilizaciones se realizan en dos cuentas de activos diferentes, pero el importe es el mismo.

Por ejemplo, un recibo por $3,000 de Adam, un deudor, se registra en el lado deudor de la cuenta de efectivo (a medida que ese activo aumenta) y en el lado de crédito de la cuenta de Adam (a medida que disminuye la cantidad que debe).

Las entradas en estas dos cuentas de activos suman cada una $3,000.

2. Debido a que los aumentos en los activos se debitan y los aumentos en los pasivos se acreditan, una transacción que resulta en un aumento en un activo y un aumento igual en un pasivo (o capital) en realidad tiene débitos y créditos iguales.

Por ejemplo, si se compran muebles de Fine Furniture Co. a crédito por $4,000, debemos hacer un asiento en el lado del débito de la cuenta de muebles por $4,000 (es decir, porque este activo está creciendo).

También necesitamos hacer un asiento en el lado acreedor de la cuenta de muebles por $4,000 porque los pasivos con este acreedor están aumentando.

3. Debido a que las reducciones de pasivos se debitan y las reducciones de activos se acreditan, una transacción que resulta en una reducción de un pasivo (o cuenta de capital) y una reducción correspondiente en una cuenta de activos en realidad tiene asientos de débito y de crédito iguales.

Por ejemplo, si el propietario de una empresa retira $500 en efectivo de la tesorería de la empresa para uso personal, se realiza un asiento en el lado deudor de la cuenta de capital (es decir, porque el capital del propietario en la empresa ahora se reduce).

El mismo importe también se contabiliza en el lado acreedor de la cuenta de efectivo, ya que este activo se reduce en términos comerciales.

discusión

Los ejemplos anteriores muestran que cada transacción afecta al menos a dos cuentas del libro mayor. En una de estas cuentas se debe debitar y en la otra acreditar, ambas con montos iguales.

Dado que las contabilizaciones de apertura ahora tienen las mismas contabilizaciones de débito y crédito y todas las transacciones también conducen a las mismas contabilizaciones de débito y crédito, se deduce que la suma de todas las contabilizaciones en el lado de débito de las cuentas del L/M es siempre la misma que la suma del lado del haber, siempre que no se produzcan errores.

Este hecho crucial se conoce como la regla de oro de la contabilidad: los débitos siempre deben ser iguales a los créditos.

Dado que cada transacción afecta al menos a dos cuentas, para capturar completamente su impacto en el libro mayor, debemos realizar dos asientos para cada transacción.

Uno de los asientos es débito y el otro es crédito, y los montos de ambos son iguales.

Este es el llamado sistema de contabilidad por partida doble.

En términos simples, el sistema de partida doble requiere que se realicen al menos dos asientos con montos iguales para cada transacción: un asiento de débito y un asiento de crédito.

Preguntas frecuentes sobre las cuentas del libro mayor