Memorando efectivo

Definición de billetes de dinero

Una nota monetaria es un documento que registra la contabilidad de ingresos y pagos. Las notas monetarias se utilizan para realizar un seguimiento de la contabilidad de transacciones de empresa a empresa y de empresa a consumidor.

Si tiene una pequeña empresa, es probable que necesite realizar o recibir pagos en efectivo con regularidad. Crear sus notas monetarias puede ser una manera fácil de realizar un seguimiento de todos esos datos contables.

Beneficios de usar billetes en efectivo

Crear billetes puede ser una forma valiosa de hacer contabilidad sin perder información importante ni atascar el proceso contable en detalles técnicos. También es muy fácil de hacer y requiere un tiempo mínimo.

A continuación se detallan algunos de los beneficios de crear una nota monetaria con fines contables:

• Con Cash Memo podrás realizar un seguimiento de tu contabilidad sin perder ningún tipo de información.

• Los Cash Memos son fáciles de usar y comprender, lo que los hace perfectos para principiantes en contabilidad.

• Puede crear un sistema que funcione mejor para su negocio utilizando Cash Memos para contabilidad en lugar de programas de software u hojas de cálculo de contabilidad general.

¿Cuál es el contenido de una nota de dinero?

El contenido típico de un billete de dinero incluye:

• Fecha: para realizar un seguimiento de cuándo se creó la nota monetaria.

• Nombre del proveedor o empresa involucrada en el intercambio: para identificar de quién es usted responsable.

• Número de serie de billetes: para fines contables, puede crear un sistema de números o letras para realizar un seguimiento de los billetes.

• Número de pedido del cliente o comprador: para realizar un seguimiento del número de pedido de un cliente o comprador individual.

• Descripción de bienes: para identificar lo que se compró.

• Cantidad de productos: para realizar un seguimiento de cuántos productos se han comprado

• Precio unitario de los bienes: el costo por artículo que está considerando.

• Monto total de la transacción pagado o recibido en efectivo: este número debe ser la suma de todos los montos en efectivo pagados o recibidos en un período determinado.

• Método de pago: para especificar el método de pago (efectivo o cheque).

• La persona debidamente autorizada deberá firmar la nota monetaria. Para efectos contables, esta persona debe ser la persona que recibió o pagó efectivo.

• Términos y condiciones generales, si los hubiera: cualquier término y condición adicional que se aplique a la transacción.

¿Quién debería ser responsable de gestionar este documento?

Por lo general, el personal de contabilidad mantiene notas monetarias y utiliza la información obtenida del documento en programas de software de contabilidad u hojas de cálculo.

Sin embargo, los dueños de negocios también pueden manejarlo si tienen conocimientos de contabilidad y saben cómo completar la nota de dinero correctamente. Los recibos son extremadamente importantes a efectos contables.

Ejemplos de cómo se ven y cómo completarlos

Mia es dueña de una boutique llamada Melon Wears. Olive, una de las clientas habituales, visita la tienda y compra dos pares de suéteres de la marca Monte Carlo por $100 cada uno y dos pares de jeans por $125 cada uno.

Mia le ofrece a Olive un descuento del 15 % y le cobra el 10 % de IVA sobre la transacción de venta. Mia prepara una nota de efectivo de muestra para la transacción anterior.

¿Cómo creo una nota de dinero?

1. Escriba la fecha de la transacción en el billete de dinero.

2. Escriba el nombre y la dirección de su empresa en la esquina superior derecha y subráyelo. Asegúrese de que todas las transacciones contables sean precisas para evitar discrepancias contables posteriores.

3. Complete la información en el Punto 1 anotando “Efectivo” o “Recibos”, dependiendo de cómo registre la transacción.

4. Complete la posición número dos registrando toda la información relacionada con la compra o venta de bienes que ocurrió durante este período contable (por ejemplo, Olive, Monte Carlo).

Si no hay ningún nombre específico involucrado en el intercambio entre su empresa y otra persona/empresa, escriba «anónimo» debajo de su nombre.

5. Complete el punto número tres registrando la cantidad de bienes comprados o vendidos durante este período contable (por ejemplo, dos suéteres y dos pares de jeans).

6. En el artículo número cuatro, registre cualquier información de precios asociada con la transacción (por ejemplo, 100 por cada suéter, 125 por cada par de jeans).

7. En el punto 5, registre el monto total de efectivo pagado o recibido durante este período contable (por ejemplo, $450).

8. Complete los puntos seis y siete anotando toda la información relevante relacionada con el proceso contable de su empresa.

9. Complete la sección final escribiendo su firma (o nombre de la empresa), seguida de su información de contacto, como números de teléfono o dirección de correo electrónico en caso de que necesite que lo contactemos sobre esta transacción.

También puede agregar un sello del logotipo de su empresa en la esquina inferior izquierda.

Debe completar esta nota de efectivo después de liquidar cualquier transacción realizada con efectivo u otro medio de pago para poder gestionar adecuadamente los procesos contables y evitar discrepancias contables.

Preguntas frecuentes sobre notas en efectivo