Si tienes un negocio, sin duda sabes lo importante que es llevar un control adecuado de tus inventarios. Para lograrlo, una de las herramientas más efectivas es utilizar un sistema de inventario perpetuo. En este artículo te explicaremos en detalle qué es y cómo funciona este sistema, así como los beneficios que puede brindar a tu empresa. Si estás buscando optimizar tus procesos y asegurarte de tener siempre el control total de tus productos, ¡sigue leyendo!
Sistema de inventario perpetuo: definición
Un sistema de inventario continuo es un método para registrar continuamente el estado actual del inventario de una organización.
Los sistemas de inventario continuo suelen utilizar programas y software informáticos para registrar e informar las transacciones a medida que ocurren.
Sistema de inventario perpetuo: explicación
Antes de la llegada de la tecnología digital, las empresas abandonaron los sistemas de inventario continuo debido al trabajo manual que requería mucho tiempo.
En lugar de exigir a los empleados que mantuvieran un registro constante, las empresas tenían tareas más productivas para sus empleados.
En cambio, antes del uso generalizado de computadoras, Internet y otras tecnologías digitales, era común que una empresa utilizara un sistema de inventario periódico.
Los sistemas periódicos implican completar la contabilidad al final de un período específico.
Recientemente, los sistemas informáticos y otros dispositivos de entrada, tecnologías de red y aplicaciones basadas en Internet han tomado el control y han hecho que los sistemas de inventario continuo sean menos onerosos para los empleados.
Los sistemas de inventario perpetuo reflejan correctamente la cantidad de inventario disponible. Mantienen un equilibrio corriente tanto del inventario como del costo de los bienes vendidos. Estos saldos pueden registrarse en unidades o en unidades y dólares.
Por lo tanto, la gerencia siempre está consciente de los niveles de inventario y puede realizar compras oportunas que aseguren los niveles de inventario deseados.
Los sistemas de inventario perpetuo se han mejorado en los últimos años mediante el uso de computadoras y dispositivos electrónicos de punto de venta, como lectores de tarjetas de crédito.
Sin embargo, incluso con equipos tan sofisticados, los registros continuos sólo se pueden mantener en unidades, y el costo de finalización del inventario y de los bienes vendidos se determina mediante el sistema de inventario periódico.
Por ejemplo, los escáneres ópticos se utilizan en los mercados para rastrear los niveles de inventario, pero se realiza un inventario físico al final del período contable.
Se calcula el costo de los bienes vendidos durante el período y el costo correspondiente del inventario final.
Transacciones registradas como parte del sistema de inventario perpetuo
Como parte de un sistema de inventario perpetuo, las empresas realizan recuentos de inventario y registran transacciones como:
- Inventario comprado
- Acciones vendidas
- El inventario fue sacado de los almacenes.
- Los inventarios se transfieren a otros departamentos de producción.
- Inventario obsoleto o descartado por motivos como rotura o robo.
En conjunto, estas transacciones reflejan los niveles de inventario actuales.
Ventajas de los sistemas de inventario perpetuo
Al aprovechar las tecnologías digitales, los sistemas de inventario continuo reducen la necesidad de contar físicamente el inventario de una empresa. Además, los niveles de existencias actuales se muestran inmediatamente.
Un sistema de inventario perpetuo es más fácil de mantener que un sistema periódico. Los contadores no tienen que ajustar constantemente los cambios de inventario porque todo lo hace (en su mayor parte) el sistema informático.
Sin embargo, los sistemas de inventario perpetuo requieren ajustes manuales en caso de robo, rotura o transacciones no registradas.
Esto se debe a que estos ajustes no pueden reflejarse únicamente en el sistema informático.
Para las empresas donde las transacciones como la compra, la venta y el inventario se realizan cada segundo, los sistemas de inventario continuo son invaluables ya que ayudan a realizar un seguimiento de lo que sucede en todo momento.
Entradas de diario
Los asientos de diario utilizados en contabilidad en el sistema de inventario perpetuo son diferentes de los utilizados en el sistema periódico.
Para registrar compras de inventario:
Carga
Cuentas por pagar/Efectivo
crédito
Para registrar las ventas de inventario:
Cuentas por cobrar/débito en efectivo
ganancia
crédito
Costo de bienes vendidos, débito
inventario
crédito
Cómo registrar robo/rotura:
Débito por costos de pérdida de almacenamiento
inventario
crédito
Ejemplos
Para comprender mejor los sistemas de inventario perpetuo, vale la pena mirar un ejemplo.
Imagine un sistema de inventario perpetuo utilizado en un almacén postal que envía y recibe paquetes diariamente.
Cada paquete entregado se escanea primero y luego el saldo se agrega a los niveles de inventario actuales.
Asimismo, cada paquete enviado es escaneado mediante código de barras y cargado en un vehículo. Esto reduce el inventario y elimina sus asientos de las cuentas.
Con este sencillo ejemplo, es fácil ver cómo sistemas tecnológicamente avanzados pueden actualizarse en muy poco tiempo.
Aquí las transacciones se controlan en grandes cantidades, como en los sistemas periódicos; Tampoco se requiere un recuento físico a menos que haya dudas sobre rotura o robo.
Para comprender mejor este sistema, veamos un ejemplo que utiliza asientos de diario.
La empresa A compra a un proveedor un inventario por valor de 5000 dólares a crédito. Esto se registra de la siguiente manera:
Inventario débito-crédito
5.000
Cuentas por pagar
5.000
El inventario que la empresa compró al día siguiente generó cargos de flete de $400. Esto se registra como:
Inventario débito-crédito
400
Cuentas por pagar
400
El mismo día, se vende un inventario por valor de $4 000 por $5 000, lo cual se registra en el siguiente asiento de diario:
Cuentas por Cobrar Débito-Crédito 5.000
ganancia
5.000 Costo de los bienes vendidos 4.000
inventario
4.000
Finalmente, para registrar la pérdida de $1,500 en inventario debido a rotura, la entrada es:
Débito Crédito Inventario Pérdida Gasto 1,500
inventario
1.500
Contabilidad de inventarios en curso
El proceso de contabilización del inventario permanente se muestra en el siguiente ejemplo.
Supongamos que una empresa comenzó el año con un inventario inicial de bolígrafos por valor de 10.000 dólares. Durante el trimestre se produjeron varias transacciones, como se muestra a continuación.
A continuación se muestran los asientos de diario correctos para el sistema de inventario perpetuo.
Asientos de diario para compradores de mercancías (método perpetuo)
Cuando se compra inventario, se debita la cuenta de mercancías. Cuando se vende el inventario, se acredita la cuenta de inventario y el costo de los bienes vendidos se debita del costo del inventario vendido.
Una de las características del sistema perpetuo es proporcionar a la empresa información sobre sus niveles de inventario. El diseño del sistema refleja este objetivo.
Como puede verse en esta serie de asientos de diario, el saldo de la cuenta de inventario en un momento dado debe reflejar el costo real de los bienes disponibles en ese momento.
En el ejemplo, el saldo final en la cuenta de inventario es $13 000, lo que debería reflejar el costo real del inventario disponible.
Cuentas T
La palabra “debería” se usa anteriormente porque el saldo en la cuenta de inventario no siempre es igual al costo del artículo que queda en el inventario; Esto se debe a errores tipográficos, corrupción, robo y problemas similares.
Por lo tanto, se debe realizar un inventario real a ciertos intervalos, generalmente una vez al año.
Luego, el saldo de la cuenta de inventario se ajusta al inventario final real determinado por el recuento físico.
A continuación se muestra un registro de inventario continuo típico. Los datos que se muestran en el conjunto de datos se refieren a las entradas del diario mencionadas anteriormente. Este registro continuo mantiene tanto las unidades como los costos.
Para facilitar la presentación, se supone que todos los artículos tienen el mismo precio, $2,00. Como se mencionó anteriormente, algunos registros permanentes también solo mantienen un registro de unidades.
Si bien los sistemas de inventario continuo brindan amplia información para la administración, mantener estos sistemas es costoso y requiere mucho tiempo a menos que la empresa haya computarizado completamente su sistema de control de inventario. Por ello, la mayoría de las empresas utilizan sistemas de inventario periódico.
Diferencia entre el sistema de inventario perpetuo y el sistema de inventario periódico
Existen diferencias clave entre los sistemas de inventario continuo y los sistemas de inventario periódico.
En un sistema periódico, el costo de los bienes vendidos no se contabiliza hasta el final del período contable.
El costo de los bienes vendidos se determina después de un recuento físico. El inventario inicial se suma a las ventas y el inventario final se resta para determinar el costo de los bienes vendidos.
Es más fácil utilizar el conteo manual en el sistema de inventario periódico.
Por el contrario, en un sistema perpetuo, resulta tedioso y monótono para los contables registrar cada transacción de inmediato, razón por la cual se utilizan computadoras y otros dispositivos.
En un sistema de inventario periódico se abre una cuenta de compras, mientras que en un sistema de inventario perpetuo se mantiene una cuenta de materias primas o una cuenta de comercialización, dependiendo de la naturaleza de las transacciones.
En resumen, estas y muchas otras diferencias dejan claro que es más inteligente y sencillo utilizar un sistema de inventario perpetuo.
Un sistema periódico sólo es útil si se trata de una pequeña empresa con poco inventario o si los empleados no tienen experiencia con las computadoras y las tecnologías de redes modernas.
Los sistemas perpetuos son eficientes, rápidos, simples y ampliamente utilizados.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de inventario perpetuo
La principal ventaja de un sistema de inventario continuo es que proporciona a la empresa información en tiempo real sobre sus niveles de inventario y además ahorra tiempo.
No existen desventajas inherentes a un sistema de inventario continuo. Sin embargo, el costo de mantener un sistema de este tipo puede ser alto dependiendo de la cantidad de artículos del inventario y la cantidad de transacciones.
Un sistema de inventario perpetuo se basa en dos principios básicos: (1) que cada transacción que afecta un artículo en la cuenta de inventario se registra, generalmente en el momento de la transacción. El asiento de diario de cada transacción incluye tanto un aumento o disminución de unidades en la cuenta de inventario como un aumento o disminución correspondiente en la cuenta de inventario. (2) Que en algún momento durante un período contable, normalmente una vez al año, se realizará un inventario real de todos los artículos y dicho recuento formará la base para ajustar el saldo en la cuenta de inventario a las mismas unidades disponibles. A este ciclo a veces se le llama “ajuste eterno”.
El objetivo principal de un sistema de inventario continuo es proporcionar a la empresa información actualizada sobre sus niveles de inventario para que pueda tomar mejores decisiones sobre producción y compras.
Por lo general, un inventario físico se realiza una vez al año, pero en algunos casos puede realizarse trimestralmente o incluso con mayor frecuencia.
