Ajustar la entrada por deudas incobrables

El ajuste de las deudas incobrables es esencial para conciliar las deudas incobrables con las ventas del período en el que surgieron las deudas incobrables. En los negocios, a veces puede pasar el año siguiente para darse cuenta de que una venta realizada ese año no es cobrable. Por lo tanto, lo ideal es registrar la deuda incobrable en el período en el que se realizó la venta y surgió la deuda, en lugar de en el período en el que se determina que el cliente no pudo pagar.

Esto se debe a que está violando el principio de concordancia si espera para registrar las deudas incobrables en el año posterior a la venta. Por lo tanto, para cumplir con el principio de calce, se utiliza el método de provisión, que consiste en calzar el gasto de la cuenta incobrable del período con las ventas de ese período. Esto significa que es necesario estimar el saldo incobrable durante el período de la venta.

Es necesaria una estimación porque no se puede estar seguro de qué cuentas por cobrar quedarán incobrables el próximo año, especialmente a finales de año. Por lo tanto, esta estimación generalmente se registra al final del año mediante una entrada de ajuste para deudas incobrables. En este artículo, analizamos el ajuste de los asientos de deudas incobrables y la contabilidad de las deudas incobrables.

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Entendiendo las cuentas malas

Las deudas incobrables se refieren a deudas (en su totalidad) que una empresa o empresa no puede cobrar al cliente. Antes de que una empresa registre una deuda, debe tener una base razonable para creer que puede cobrar la deuda pendiente. Para que una cuenta se vuelva incobrable, las circunstancias subyacentes del cliente deben cambiar, como quiebra, retraso en el pago a su vencimiento o deterioro en la relación cliente-proveedor.

Cuando una empresa se dedica a las ventas a crédito, existe la posibilidad de que se encuentre con algunos desafíos en los que no pueda pagar las deudas de los clientes. Por tanto, es necesario un negocio comercial. Principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos (GAAP) incluir un pasivo contingente por posibles pérdidas futuras. La probabilidad de insolvencia es un tipo de posible pérdida para la cual las empresas deberían crear una reserva en previsión de futuras insolvencias, lo que reduce proactivamente los ingresos anuales de la empresa.

El monto de la provisión para insolvencias se determina con base en el porcentaje histórico de cuentas por cobrar anteriores que permanecen sin cobrar. Por ejemplo, supongamos que en el pasado el 1 por ciento de las cuentas por cobrar se clasificaban como incobrables. Esto significa que para el año en curso, la provisión para deudas incobrables sería del 1 por ciento de las cuentas por cobrar pendientes. Al preparar un balance general, el saldo en dólares de la provisión para deudas incobrables se compensa con el saldo en dólares de las cuentas por cobrar brutas. Este monto neto representa la estimación del valor neto realizable de las cuentas por cobrar de la empresa.

Por lo tanto, la provisión para insolvencias sirve como cuenta de contrapartida en el balance de un saldo acreedor. Otros nombres para esta cuenta son Provisión para cuentas dudosas y Provisión para deudas incobrables. Se muestra en el balance con un valor negativo, cuyo objetivo es compensar el valor de las cuentas por cobrar comerciales.

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Cómo registrar asientos de ajuste para cuentas incobrables

Al registrar las deudas incobrables, se utiliza el método de cancelación directa o el método de provisión. Esto significa que si una cuenta se considera oficialmente incobrable, una empresa debe realizar una de dos entradas para registrar el asiento de ajuste de incobrables. Cuando se establece una cuenta de reserva, el ajuste por deudas incobrables requiere un débito en la provisión para deudas incobrables y un crédito en la cuenta de cuentas por cobrar.

Esto significa que para registrar el ajuste de deudas incobrables, usted debita la provisión para deudas incobrables y acredita la cuenta de Cuentas por cobrar. La reserva creada es una cuenta de activo de contrapartida con un valor negativo que se espera que compense el valor por cobrar en el balance. Por lo tanto, el asiento de ajuste ajusta el saldo de las cuentas por cobrar para reflejar el monto actualmente cobrable.

Sin embargo, si no se establece una reserva, el asiento corrector para las deudas incobrables es acreditar las cuentas por cobrar y crear un asiento de diario de cuentas incobrables para debitar las deudas incobrables y cancelar las cuentas incobrables. Esta entrada de ajuste reduciría las cuentas por cobrar y los ingresos de la empresa para el año.

Si un cliente luego paga su deuda y la empresa también puede recuperar fondos de una cuenta por cobrar cancelada, necesitaría revertir el asiento de ajuste de deudas incobrables registrado cuando se canceló la cuenta. Si se ha creado una provisión, para revertir la entrada de ajuste de deudas incobrables, primero debe debitar las cuentas por cobrar y acreditar la provisión para deudas incobrables por la cantidad de dinero recibida por la deuda. Luego debita la cuenta de efectivo y acredita a los deudores la cantidad de dinero recibida.

Por otro lado, si no hay reserva, para revertir el asiento de ajuste de deudas incobrables tendría que acreditar Gastos de deudas incobrables y debitar Cuentas por cobrar por el monto recibido y luego debitar Efectivo y acreditar Cuentas por cobrar por el mismo monto.

Cómo registrar asientos de ajuste para cuentas incobrables utilizando el método de provisión

El método de provisión es una estimación del monto de las cuentas por cobrar (de ventas a crédito) que la empresa espera que sean incobrables. Esto se registra como un asiento de ajuste en los libros al final de cada período contable para que la empresa continúe cumpliendo con los requisitos de información financiera. Es decir, el asiento de ajuste de la provisión para insolvencias sería:

Si una empresa recuperara fondos de una cuenta por cobrar cancelada, necesitaría revertir el asiento de ajuste de deudas incobrables realizando las siguientes entradas:

Cómo registrar asientos de ajuste para cuentas incobrables utilizando el método de cancelación directa

Sin embargo, el método de depreciación directa no es una estimación; Más bien, es una deuda irrecuperable realizada. Esto implica cancelar las deudas incobrables una vez que la empresa determina que una deuda en particular es incobrable. El asiento corrector de insolvencias sería:

Sin embargo, si la empresa posteriormente recupera los fondos de una cuenta por cobrar que canceló utilizando el método de cancelación directa, necesitaría revertir el asiento de ajuste de deudas incobrables realizando las siguientes entradas:

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Ejemplos de ajuste de entradas de cuentas incorrectas

Para comprender los asientos de ajuste de cuentas incobrables, veamos un ejemplo que utiliza el método de cancelación directa y el método de provisión.

Supongamos que la empresa ABC con frecuencia otorga crédito a sus clientes y emite una factura que debe pagarse dentro de 15, 30 o incluso 60 días. Cuando esta empresa realiza una venta a crédito, registra la venta en cuentas por cobrar. Supongamos que la empresa ABC vende bienes por valor de 1.550 dólares con vencimiento en un plazo de 30 días. El asiento para el expediente es el siguiente:

Lamentablemente han pasado 30 días y el cliente aún tiene que pagar. Por lo tanto, la Compañía ABC reconoce la venta como incobrable y debe registrar el asiento de contracargo para cuentas incobrables. Utilizando el método de castigo directo, el asiento de ajuste de insolvencias sería el siguiente:

Por otro lado, si se utiliza el método de provisión, el asiento de ajuste de cuentas incobrables es el siguiente: