Compra de materiales

¿Qué se entiende por compra de materiales?

La compra de materiales se refiere a la adquisición de materiales a un precio. Especialmente en las grandes empresas, esto lo suele llevar a cabo un departamento específico (por ejemplo, el director de compras en el departamento de adquisiciones).

Un departamento de compras puede funcionar eficazmente si:

• Está organizado centralmente.

• Se garantiza la plena cooperación entre el departamento de compras y otros departamentos.

• Existe una estrecha relación entre el departamento de compras y contabilidad.

• El responsable de compras está profesionalmente cualificado y tiene suficiente experiencia.

• El debido proceso está claramente establecido y se sigue estrictamente.

Las compras son una actividad sumamente importante y especializada en las empresas manufactureras. Los materiales constituyen una parte importante de los costos de producción.

Por lo tanto, el director de compras de una empresa de este tipo es responsable de gastar más dinero que cualquier otra persona.

Por tanto, los errores por parte del responsable de compras pueden resultar extremadamente costosos. Además, la compra de materiales inferiores compromete la calidad del producto, provoca desperdicios y provoca costosas averías en las máquinas.

Por tanto, es fundamental garantizar que la función de compra de materiales se realice de forma eficaz, eficiente y económica.

Según Alford y Beatty, “La compra es la adquisición de materiales, suministros, maquinaria, herramientas y servicios necesarios para equipar, mantener y operar una instalación de fabricación”.

Como se mencionó anteriormente, la función de compras generalmente la realiza un departamento de compras separado que depende de un agente de compras experimentado (o gerente de compras). Para el cumplimiento efectivo de sus funciones, el gerente de compras debe conocer lo siguiente:

• ¿Comprar algo?

• ¿Cuándo comprar?

• Donde comprar

• cuanto comprar

• ¿A qué precio comprar?

Que deberías comprar

Normalmente, algunas de las piezas de repuesto y componentes que requiere una empresa de fabricación se fabrican internamente y no se compran externamente.

Los distintos artículos que el departamento de compras debe adquirir en las tiendas son:

• Todos los materiales, suministros, repuestos y componentes que el fabricante no puede producir.

• Otros artículos que el fabricante puede fabricar pero no quiere fabricar.

La toma de decisiones sobre los artículos que pertenecen a la segunda categoría es una tarea importante del departamento de compras.

La decisión de comprar o fabricar un artículo en particular depende de los siguientes factores:

• Demanda anual del artículo.

• Frecuencia de compra del artículo.

• Disponibilidad de capacidad de producción libre para fabricar el artículo.

• La ventaja de precio que resulta de los costos comparativos de fabricación y compra.

• Secreto del producto

La decisión de dar preferencia a la compra es de suma importancia. Estas decisiones las toma el departamento de compras bajo la dirección del departamento de planificación y del departamento de costes.

¿Cuándo comprar?

Los materiales generalmente se compran a medida que se reciben los requisitos del departamento de la tienda.

Si ciertos artículos solo están disponibles durante una temporada específica, la compra se realizará durante la temporada.

Para artículos restringidos por regulaciones gubernamentales, la fecha de compra está determinada por la fecha de la licencia, cuota o permiso.

Fuentes de suministro

El departamento de compras generalmente mantiene una lista de proveedores aprobados para diversos artículos materiales.

Si se requieren materiales, las compras se realizarán a estos proveedores al recibir las cotizaciones.

Si existe una necesidad a largo plazo de comprar materiales regularmente en grandes cantidades, los materiales solo se comprarán a proveedores específicos.

Incluso con materiales controlados, las compras sólo se realizan a determinados proveedores.

cuanto comprar

Otro criterio de decisión importante es la cantidad de materiales a comprar.

Las compras se basan en la solicitud de pedido que recibe del departamento de la sucursal.

Sin embargo, en las organizaciones que utilizan la técnica de control presupuestario, el presupuesto de compras, elaborado y aprobado con antelación, muestra el momento y la cantidad de las compras.

Por tanto, en tales casos, el presupuesto aprobado es el factor determinante.

Algunas empresas manufactureras utilizan la técnica de control de cantidad de pedido económico (EOQ), que indica la cantidad y frecuencia de las compras. EOQ garantiza que se minimicen los costos de compra y almacenamiento de materiales.

¿A qué precio comprar?

El precio a pagar es un factor crucial que influye en el coste del material. Una vez solicitadas y recibidas las ofertas o presupuestos, es responsabilidad del departamento de compras seleccionar el precio al que se comprarán los materiales.

Normalmente en este caso se selecciona la oferta u oferta que ofrece el precio más bajo.

Sin embargo, también se deben tener en cuenta las condiciones de entrega, el período de crédito permitido, la tasa de descuento y la confiabilidad y capacidad del proveedor para cumplir con el pedido.

Cuando los materiales se suministran a través de una autoridad de control, el gerente de compras no tiene más opción que adquirir el suministro al precio fijado por la autoridad.

tipos de compra

La compra de materiales se puede realizar de forma centralizada o descentralizada. En cualquier caso, es importante tener en cuenta el tipo, tamaño y requisitos del negocio.

Compras centralizadas

En las compras centralizadas, la autoridad para comprar materiales para todos los departamentos de una organización recae en un individuo o un departamento (por ejemplo, el departamento de compras encabezado por un gerente de compras).

Ventajas de la compra central

Las principales ventajas de la compra centralizada son las siguientes:

• Se puede seguir una política uniforme y fija con respecto a las condiciones de compra (por ejemplo, condiciones de pago).

• La compra de materiales es responsabilidad exclusiva del departamento de compras, lo que permite que otros departamentos se concentren en la producción.

• Dado que los materiales se compran en mayores cantidades, es posible beneficiarse de mejores condiciones de los proveedores.

• Se pueden estandarizar diferentes posiciones de material.

• Al centrarse exclusivamente en las compras, el personal de compras desarrolla conocimientos y habilidades que conducen a conocimientos especializados y, por tanto, a compras económicas.

• Las compras centralizadas facilitan el mantenimiento de un registro completo de las transacciones de compra y permiten a la administración tener un mayor control sobre las compras.

• Las compras centrales ayudan a coordinar las actividades de compra y evitan la duplicación y la superposición al delegar la autoridad de compra a una sola persona.

• Las compras centralizadas ayudan a controlar los niveles de inventario y evitar inversiones excesivas en materiales.

Desventajas de las compras centrales

Las compras centralizadas también tienen varias limitaciones claramente definidas, que incluyen:

• La compra de materiales no es flexible, lo que puede provocar retrasos en la adquisición de materiales.

• Crear su propio departamento de compras conlleva elevados costes administrativos.

Compras descentralizadas

Con las compras descentralizadas (también conocidas como compras locales), la autoridad para comprar materiales está en manos de más de una persona o departamento.

En este sistema, cada director de departamento realiza compras para su propio departamento.

Ventajas de las compras descentralizadas

Las compras descentralizadas son ventajosas por las siguientes razones:

• Permite flexibilidad en las compras diarias y, por tanto, ayuda a evitar retrasos en las adquisiciones.
• Con las compras descentralizadas, no se designa ningún equipo de compras especializado, lo que reduce los costos administrativos.
• Las compras descentralizadas son más eficientes que las centralizadas porque cada gerente de departamento puede evaluar mejor las necesidades y problemas de su departamento.

Desventajas de las compras descentralizadas

Las compras descentralizadas también tienen las siguientes desventajas:

• Las compras descentralizadas no son rentables porque los materiales se compran en pequeñas cantidades (por lo tanto, no son posibles descuentos por volumen ni condiciones de compra favorables).

• Falta una directriz uniforme para la compra de materiales.

• Diferentes departamentos pueden pagar precios diferentes por los mismos materiales.

• No se pueden contratar empleados expertos en compras para todos los departamentos de la organización.

• No existe coordinación entre departamentos, lo que puede dar lugar a duplicaciones y superposiciones.

• Los jefes de los distintos departamentos operativos responsables de la compra de materiales no pueden concentrarse plenamente en sus tareas rutinarias.

Proceso de compra o ciclo de compras

1. Inicio de compra

Esto comienza con la recepción de una solicitud de compra durante la compra. La solicitud de compra es creada por el encargado del almacén basándose en:

• Requisitos recibidos de los departamentos de la empresa.

• Se sigue una política de reposición

• Requisitos especiales para ciertos equipos y materiales.

• Juicio personal y experiencia (si está permitido)

Las solicitudes suelen ser aprobadas por empleados autorizados. El propietario de la tienda se asegura de actuar según las directrices estándar. Las solicitudes de compra se crean por triplicado.

El primero (el original) se envía al departamento de compras, el siguiente al departamento de costes y el último se queda en el departamento de tienda.

Se podrán realizar copias adicionales según las necesidades de la empresa.

La solicitud de compra forma la base del pedido del proveedor. Por lo tanto, esto debe prepararse con sumo cuidado.

Esto ayuda a comprar la cantidad adecuada de materiales, de la calidad adecuada, en el lugar correcto, de la fuente adecuada y en el momento adecuado.

Esto ayuda a la empresa a adquirir materiales a un precio competitivo. También ayuda a garantizar el funcionamiento fluido e ininterrumpido de la empresa.

Formato/muestra de solicitud de compra

2. Ofertas atractivas

Después de recibir la solicitud de compra, el departamento de compras continuaría y obtendría cotizaciones, etc. de los proveedores.

Generalmente se envía un formulario de consulta al proveedor. El formulario de consulta de muestra se enumera a continuación:

3. Recepción de la oferta del proveedor

Después de recibir la carta de consulta, el proveedor presenta una oferta e informa al departamento de compras las condiciones de entrega de los materiales.

El proveedor también proporciona calidad, cantidad, tiempo de entrega, precio, descuento y otra información necesaria.

Esta presentación es importante tanto desde la perspectiva del comprador como del proveedor. Esta es una oferta en el sentido legal. Por lo tanto, esto requiere un manejo cuidadoso y una conservación adecuada.

4. Elaboración de un cálculo comparativo

La factura comparativa (o una lista de cotizaciones comparativas) se crea después de que se hayan recibido las ofertas del proveedor.

Se elabora con miras a comparar precios, términos y condiciones y ayuda a seleccionar el proveedor cuyas condiciones sean más favorables para la organización.

La factura comparativa es un documento importante que debe conservarse cuidadosamente para referencia y orientación futuras.

La declaración preparada se envía al jefe del departamento de compras para su aprobación.

El propósito de crear un cálculo comparativo es determinar el valor del dinero. A continuación encontrará una proforma de una factura comparativa.

5. Preparación y realización del pedido

El último paso en la compra de materiales es preparar y realizar un pedido. Una orden de compra es un documento legal que implica la aceptación de la oferta del proveedor.

Por lo tanto, la orden de compra debe redactarse con el mayor cuidado y con todos los detalles.

Esto permite al proveedor asegurarse de entregar materiales de la calidad adecuada, en la cantidad adecuada y en el momento adecuado.

Las órdenes de compra son órdenes para que el proveedor entregue los materiales requeridos de acuerdo con sus ofertas y las instrucciones contenidas en las mismas.

Una proforma del pedido es la siguiente:

Generalmente, el pedido se redacta por triplicado. La copia original se envía al proveedor, el duplicado se envía al departamento de cuentas y el triplicado se conserva para referencia futura.

Sin embargo, si se requieren copias adicionales, éstas también deberán realizarse. Por ejemplo, si se van a crear cinco copias, la cuarta podría enviarse al inventario y la quinta al departamento de solicitudes.

Preguntas frecuentes sobre la compra de materiales.