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Cuenta de efectivo: definición

Los cursos de contabilidad generalmente comienzan explicando la cuenta de efectivo como parte del sistema de libro mayor.

Es posible que algunos estudiantes ya estén familiarizados con el registro simple de cobros y pagos en efectivo.

La regla básica para todas las cuentas de efectivo es debitar el efectivo entrante y acreditar el efectivo saliente.

Configurar una cuenta de efectivo

Suponga que inicia un negocio (una pequeña tienda minorista) el 1 de junio con un capital inicial de $2000 en efectivo.

Actualmente sólo comercializamos billetes y monedas; Los cheques y las transacciones bancarias se explican más adelante.

En junio, todas tus transacciones serán en efectivo. Los detalles de sus operaciones se enumeran a continuación.

Estas transacciones se registran o “publican” en su cuenta de efectivo para el mes de junio como la primera etapa de un proceso contable que solo involucra el recibo y pago de dinero.

Tenga en cuenta que no hay transacciones de crédito en este momento.

Junio

ps

2

Bienes comprados para reventa.

750

5

Dinero recibido por bienes vendidos.

458

12

Pagado por anuncios clasificados

73

18

Recibos de efectivo (es decir, ventas en efectivo)

562

20

Compré más bienes por dinero en efectivo.

850

24

Ventas en efectivo

1105

30

Pago de salario a trabajador temporal

600

Retiro de efectivo para uso privado (por ejemplo, dibujos)

500

La cuenta de efectivo ahora está llena para el mes de junio, con todos los montos recibidos debitados y todos los montos depositados acreditados.

Tenga en cuenta la descripción de una sola palabra para todas las entradas de crédito, así como la ausencia total de las palabras “efectivo” y “pagado” en esta página.

Porque todas estas entradas se refieren a pagos en efectivo.

Nota explicativa

1. El efectivo disponible, un saldo deudor el 1 de junio, es su capital inicial en este caso y representa el único activo y propiedad que posee la empresa en ese momento.

En ejercicios posteriores se demostrará que la propiedad comercial en dinero normalmente sólo representa una parte del capital del propietario.

2. Los recibos de efectivo o las ventas en efectivo son las ventas “sin ventanilla” normales y continuas del pequeño minorista.

Esto contrasta con las ventas a crédito, donde la propiedad de los bienes pasa del vendedor al comprador en el momento de la venta (diferiendo así la liquidación y el pago a una fecha posterior). En estos primeros ejercicios nos ocuparemos únicamente de las compras al contado y de las ventas al contado.

3. La columna estrecha a la izquierda de cada columna de efectivo se utiliza para este propósito. Referencias cruzadas a la cuenta correspondiente y correspondiente de la doble reserva.

4. Los bienes y bienes que la empresa compra y revende se denominan compras.

Estos costos son diferentes de los otros gastos comerciales diversos y muestran una clara distinción entre estos gastos comerciales básicos y los costos de bienes raíces y activos como maquinaria y accesorios.

5. Es importante que la descripción de cada entrada consista en la mayor cantidad posible de una palabra. Se utiliza para identificar la entrada duplicada opuesta y correspondiente, generalmente ubicada en otro libro mayor.

6. Al contabilizar todos los montos que ingresan en el lado de débito de una cuenta y todos los montos que salen de una cuenta en el lado de crédito, se elimina la necesidad de sumas y restas constantes hasta la fase de equilibrio, generalmente al final del mes. .

7. La forma que consiste en la línea que cruza la parte superior de la cuenta y la línea que corre entre los lados de crédito y débito es la razón por la cual estas cuentas se llaman popularmente cuentas T.

Puntos clave al crear una cuenta de efectivo

1. Centre el encabezado de la cuenta de efectivo y deje espacio entre el encabezado y los detalles de la cuenta.

2. No es necesario repetir el nombre del mes después de colocarlo en la parte superior de la columna de fecha, pero sí se debe indicar la fecha de cada transacción.

3. El signo $ solo debe aparecer en la parte superior de cada columna de efectivo y no debe aparecer en recibos ni pagos individuales.

4. Si es posible, explica en una sola palabra el ingreso en la sección de detalles de la cuenta.

5. Las palabras “recibido” y “pagado” son innecesarias en la sección de detalles y la palabra “efectivo” solo necesita aparecer en el lado del débito para distinguir las ventas en efectivo de las ventas a crédito (que no se contabilizan en la cuenta de efectivo). .

6. La alineación correcta y vertical de los números en las columnas de dinero facilita la suma al hacer el balance.

Equilibrio de la cuenta de efectivo

En contabilidad, equilibrar simplemente significa sumar los lados de débito y crédito de una cuenta y restar el lado más pequeño (con un valor total más bajo) del lado más grande. La diferencia entre las dos partes se llama saldo de la cuenta.

Más adelante se verá que la cuenta de efectivo se lleva en un libro especial llamado libro de caja. En la práctica, esto probablemente se liquidaría semanalmente y ciertamente al final de cada mes.

La cuenta de efectivo anterior se reproduce aquí y se equilibra de la manera habitual.

Estudie la siguiente tabla y luego lea las instrucciones de equilibrio a continuación. Los pagos mostrados son menos cualquier posible descuento por pronto pago.

Cabe señalar que hay menos partidas en el lado del débito de esta cuenta de efectivo. Para mayor claridad y para garantizar que los totales correspondientes estén en el mismo plano horizontal, se han dejado espacios en blanco.

Los números de folio o página relacionados con el asiento de compensación y el asiento doble correspondiente se han insertado en la columna del folio angosto delante de cada monto antes de que el asiento doble se registre en las cuentas del libro mayor separadas.

Para mayor claridad, en estas primeras etapas el número de folio o página se muestra entre paréntesis después del nombre de cada cuenta contable.

El saldo de caja al 30 de junio ($1,352.00) es la diferencia entre el débito de $4,125.00 y el monto total de los pagos ($2,773.00). Este saldo de $1,352.00 se incluirá como una partida adicional en el lado del crédito por encima del monto total.

Las dos sumas ahora coinciden y se excluyen de la manera que se muestra. El monto total de los pagos ($2773.00) antes de la liquidación se puede anotar a lápiz, pero no se registrará como un registro permanente.

La diferencia o saldo de una cuenta nunca debe quedar en el limbo. En la cuenta de efectivo, el saldo se registra como la última partida del lado del crédito por encima del monto total y en el lado opuesto se registra debajo del monto del débito.

Los dos totales se trazan claramente en el mismo plano horizontal, con la línea inferior del total con doble línea.

Las abreviaturas c/d y b/d significan “derribado” y “derribado”.

En ocasiones se transfieren saldos o totales de un folio a otro; las abreviaturas c/f y b/f significan “transferido” y “transferido”.

Al equilibrar su cuenta de efectivo, tenga en cuenta lo siguiente:

El saldo de efectivo físico siempre debe ser un saldo deudor porque el dinero sólo se puede retirar de un fondo o saldo disponible. Es posible que nunca tengas un saldo de efectivo.

Puntos importantes

1. Luego, primero haz las adiciones con lápiz y tinta.

Al realizar la contabilidad, recuerde restar el monto total de los pagos del monto total de los ingresos e insertar solo la diferencia (es decir, el saldo) en el lado del crédito encima del monto total en el lado derecho de la cuenta de efectivo.

2. Ahora coloque el monto que se muestra en la parte superior del lado del crédito como saldo deudor debajo del monto total en el lado izquierdo de la cuenta. Este saldo deudor es simplemente el exceso de ingresos y pagos excesivos.

3. Los totales de la cuenta de efectivo deben estar en el mismo nivel horizontal y la línea inferior debe tener dos líneas para mostrar un total general.

4. Con un poco de concentración, estos sencillos ejercicios del libro de caja le enseñarán rápidamente cómo registrar transacciones básicas en efectivo, llevándole a la rutina de la contabilidad.

Preguntas frecuentes sobre cuentas de efectivo