Gastos administrativos

Es una práctica común clasificar los costos de producción, administrativos, ventas y distribución y registrarlos por separado.

Los costos generales administrativos están relacionados con los costos de oficina. Por el contrario, los costos de distribución se relacionan con el marketing. Todos estos gastos combinados constituyen los costos totales de venta.

No se tienen en cuenta costos administrativos, de ventas o de distribución al contabilizar los gastos generales de producción y valorar el inventario final. Se muestran por separado y se muestran por separado en la tabla de costos.

Carga administrativa: definición

Los costos generales administrativos son gastos indirectos incurridos en relación con:

• formular política

• Gestión de la organización.

• Controlar las operaciones de la empresa.

• Otros asuntos relacionados con la gestión pero no directamente relacionados con los costos de investigación y desarrollo.

Los costos generales administrativos son gastos de naturaleza general que no se relacionan con una función específica (por ejemplo, producción, ventas o distribución).

Una característica importante de los costos administrativos es que suelen ser constantes. No se ven afectados por cambios en el volumen de producción, ventas u otros factores.

Costos administrativos: ejemplos

A continuación se muestran ejemplos de costos generales administrativos y de oficina:

1. Materiales indirectos

• Impresión de oficina y papelería.

• Costo de los materiales de limpieza (por ejemplo, plumeros y cepillos)

2. Trabajo indirecto

• Salarios y dietas u honorarios de directores, gerentes, funcionarios, personal de contabilidad, secretarias y personal relacionado con la oficina

• Salarios y asignaciones del oficial de relaciones públicas y sus empleados.

• Sueldos y dietas de los abogados, sus empleados y otros gastos relacionados

• Otros gastos estatutarios (por ejemplo, honorarios, salarios y asignaciones para auditores internos)

3. Gastos indirectos

• Alquiler de oficinas, aranceles e impuestos.

• Seguros de oficina, calefacción, limpieza, etc.

• Depreciación de edificios de oficinas, equipos, etc.

• Reparaciones y mantenimiento de edificios de oficinas, etc.

• Costos judiciales

• comisiones bancarias

• Suscripción comercial

• Otros gastos relacionados con operaciones de oficina

Explicación

Habiendo analizado los ejemplos anteriores de gastos generales administrativos, vale la pena comprobar la definición proporcionada por el Instituto de Contadores de Gestión y Costos (ICMA) de Inglaterra. ICMA define la carga administrativa como:

Los costos generales administrativos son los costos de formular políticas, dirigir la organización y controlar las operaciones de una empresa que no están directamente relacionados con actividades o funciones de investigación, desarrollo, producción, distribución o ventas.

Asignación de gastos generales administrativos

Hay tres métodos para asignar la carga administrativa:

• División en áreas de producción y ventas.

• Transferir al cálculo del estado de pérdidas y ganancias.

• Recargo como elemento de costo separado

1. División en áreas de producción y ventas

Se aplica el principio de que también surgen gastos administrativos en las áreas de producción y ventas.

Por tanto, una parte de los costes administrativos debe cargarse al departamento de fabricación y otra parte al departamento de ventas.

De esta manera, los costos generales administrativos se absorben tanto en los costos generales de fabricación como en los de ventas y distribución.

El problema, sin embargo, es que no es fácil encontrar una base adecuada para distribuir estos gastos generales entre los dos departamentos.

El tipo, el objeto y la función de los gastos generales de administración constituyen la base para la distribución.

Si la depreciación de los edificios debe ser prorrateada, la base de prorrateo será la superficie ocupada o la superficie de cada departamento.

2. Transferir al cálculo del estado de pérdidas y ganancias.

En este caso, se aplica el principio de que los gastos generales administrativos no están directamente relacionados con las áreas de producción o ventas.

Por lo tanto, no deberían asignarse a estos departamentos. En su lugar, deberían mostrarse volviendo a publicarlos en el estado de pérdidas y ganancias del cálculo.

Un argumento en apoyo de este principio es que no puede haber una base justa para atribuir los costos generales administrativos y de oficina a otras funciones de los productos.

Por tanto, tiene sentido transferirlos al estado de pérdidas y ganancias.

Los departamentos de producción y ventas no pueden funcionar eficazmente sin la ayuda de la función administrativa.

Por lo tanto, los gastos administrativos deberían imputarse a estos dos departamentos.

3. Adición como una partida de costo separada

Según este método, los costos generales administrativos y de oficina se agregan por separado al costo del trabajo, proceso o producto, dependiendo de la base apropiada elegida para el propósito.

Como base pueden servir el valor de venta, la cantidad vendida, los costes de fabricación o el número de unidades a fabricar. La tasa de absorción se calcula mediante la siguiente fórmula:

Tasa de absorción de gastos generales = (Gastos generales administrativos x 100) / Cantidad de ventas (si esta es la base)

Ejemplo

Si se calculó un gasto administrativo de $5,000 y el volumen de ventas durante el período es de 50,000 unidades, la tasa es 5,000 x 100 / 50,000 = 10%.

Es posible controlar los costos generales administrativos clasificándolos y analizándolos adecuadamente o comparando los costos generales actuales con los de costos generales pasados ​​y sacando conclusiones informadas.

Se pueden entonces tomar medidas de control y correctivas y utilizar técnicas de control presupuestario. Asimismo, establecer normas puede ayudar a controlar las cargas administrativas.

Preguntas frecuentes sobre los costos generales administrativos