La gestión de efectivo es una parte fundamental en cualquier negocio, ya que tiene un impacto directo en la liquidez y la rentabilidad de una empresa. Es crucial llevar un control preciso y eficiente de los ingresos y gastos en efectivo para evitar problemas financieros y maximizar el flujo de efectivo. En este artículo, exploraremos estrategias y mejores prácticas para una óptima gestión de efectivo, así como herramientas y tecnologías que pueden facilitar este proceso. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo llevar las finanzas de tu negocio al siguiente nivel!
¿Por qué las empresas necesitan gestión de efectivo?
El efectivo es un activo circulante importante al administrar un negocio. Dirigir un negocio siempre requiere efectivo.
Siempre es preferible un saldo de efectivo adecuado. No debe estar ni por debajo ni por encima de la demanda razonable.
Cuanto menor es la cantidad de efectivo, más perturbadoras son las necesidades legítimas en la vida empresarial cotidiana.
Asimismo, no es aconsejable mantener un exceso de efectivo, ya que puede afectar la rentabilidad de la empresa.
El efectivo disponible es el activo menos productivo de una organización. Sin embargo, es importante porque se utiliza para liquidar obligaciones.
Por lo tanto, se recomienda mantener saldos de caja adecuados para optimizar la liquidez y la rentabilidad.
¿Qué se incluye en la gestión de efectivo?
La palabra efectivo tiene dos significados: en primer lugar, en sentido estricto se refiere a monedas, billetes, cheques, giro bancarioy depósitos a la vista; y segundo, en un sentido más amplio.
El efectivo en el sentido más amplio se refiere a los activos relacionados con el efectivo, incluidos los valores negociables y los depósitos a plazo en el banco.
Estos activos se consideran efectivo en un sentido más amplio porque pueden convertirse fácilmente en efectivo.
Por lo tanto, la gestión de efectivo se ocupa de:
- Pago en efectivo según plan de pago.
- Minimizar el saldo de efectivo no utilizado
Problemas de gestión de efectivo
A continuación se detallan las cuestiones clave que Cash Management pretende abordar:
- control de inventario de efectivo
- Control de entradas de efectivo
- Control de salidas de efectivo
- Inversión óptima del exceso de efectivo
1. Control de inventario de efectivo
El objetivo fundamental de la gestión de efectivo es minimizar la cantidad de efectivo dentro de la organización. Esto se puede lograr creando un presupuesto de efectivo.
2. Control de entradas de efectivo
Una vez preparado el presupuesto de efectivo, el director financiero debe asegurarse de que no exista una brecha entre las entradas y salidas de efectivo reales. Debe darse la debida importancia a los métodos de cobro de efectivo.
3. Control de salidas de efectivo
El cobro rápido y el retiro lento de efectivo son útiles para controlar la salida de efectivo. La recaudación de efectivo debe acelerarse y el desembolso de efectivo debe ser lo más lento posible.
Las salidas de efectivo pueden controlarse si se utiliza un sistema central de desembolso de efectivo. Los pagos deben realizarse en la fecha de vencimiento (es decir, ni antes ni después de la fecha de vencimiento).
4. Inversión óptima del exceso de efectivo
El exceso de efectivo es el exceso de efectivo disponible para el administrador financiero después de que se hayan pagado todas las salidas. El exceso de efectivo es el exceso de efectivo disponible más allá del saldo mínimo de efectivo.
Este excedente debe invertirse en la compra de inversiones temporales (a corto plazo).
El exceso de efectivo debe invertirse en valores donde los fondos sean seguros y líquidos y estén disponibles cuando sea necesario.
Beneficios de tener efectivo o objetivos de la gestión del efectivo
Los siguientes son los principales objetivos de la gestión de efectivo:
1. Útil para realizar pagos según un cronograma
El objetivo principal de la gestión de efectivo es garantizar que las obligaciones de una empresa se paguen a tiempo.
Los pagos y compras pueden incluir mercancías, sueldos, salarios, intereses, dividendos, impuestos y otros pagos de rutina.
2. Sin riesgo de quiebra
Los saldos de efectivo suficientes aumentan la buena voluntad de la organización y garantizan que pueda pagar a los acreedores y los impuestos a tiempo. Por lo tanto, con una gestión eficaz del efectivo, no existe riesgo de quiebra.
3. Relación positiva con el banco
Tener suficiente efectivo disponible es útil para poder pagar a los clientes en la fecha de vencimiento. Esto elimina la necesidad de obtener préstamos bancarios en forma de adelantos en efectivo, sobregiros y letras con descuento.
4. Idoneidad del descuento
Un saldo de caja adecuado es beneficioso para compras grandes. En particular, pagar en efectivo por compras mayores puede resultar útil para aprovechar descuentos.
5. Buenas relaciones con los proveedores
Siempre es deseable un buen saldo de caja para garantizar que los proveedores reciban el pago a tiempo. Esto aumenta la solvencia de las empresas, lo que tiene un impacto positivo en la rentabilidad futura de la organización.
6. Útil en situaciones extrañas
Cuando una empresa tiene un nivel adecuado de efectivo disponible, puede aprovechar situaciones comerciales inusuales e inesperadas.
Por ejemplo, la deflación ocurre cuando hay escasez de efectivo en circulación. En el contexto de la deflación, las materias primas se vuelven más baratas, por lo que una empresa con suficiente efectivo disponible puede obtener ganancias comprando materias primas y otros activos.
Factores que afectan la gestión de efectivo o los niveles de efectivo
Los siguientes factores afectan las necesidades de efectivo de una empresa:
1. Flujos de efectivo coincidentes
La gestión de efectivo es necesaria para equilibrar las salidas de efectivo con las entradas de efectivo. El director financiero debe asegurarse de que ambos tengan el mismo valor.
Cuando las salidas de efectivo son mayores que las entradas, es necesaria una planificación adecuada de la liquidez. de lo contrario, la empresa tendrá que afrontar la posibilidad de quiebra o cierre.
2. Gastos únicos
Son los gastos necesarios para adquirir o ampliar activos fijos. La planificación de este tipo de proyectos se realiza cada pocos años y, por lo general, en ese momento se requieren importantes cantidades de dinero.
3. Costos cortos de efectivo
Estos gastos se deben a la escasez de efectivo. El presupuesto de efectivo es una previsión de las necesidades de efectivo y del período de tiempo específico en el que se necesitará efectivo.
Ejemplos de costos cortos de efectivo incluyen la venta de valores, su corretaje y los costos de los préstamos, como los intereses de los bonos.
4. Costos por exceso de saldo de caja
Si una empresa tiene más efectivo del que necesita razonablemente, se reduce la probabilidad de invertir el exceso de efectivo.
La organización puede sufrir una pérdida de intereses, lo que se denomina costo del saldo de caja excesivo.
5. Costos administrativos
Estos son los costos incurridos por la gestión de efectivo, incluidos salarios y costos de oficina. Los costos administrativos son siempre de naturaleza fija.
6. Incertidumbre
Hay casos en los que la entrada de fondos puede ser incierta (por ejemplo, si los pagos de los deudores aún están pendientes). Las empresas deberían dejar cierto margen de maniobra para este tipo de emergencias e incertidumbres.
7. Amortización de préstamos
Es posible que la empresa tenga que reembolsar sus préstamos a largo plazo. Esto debe tenerse en cuenta al estimar las necesidades de liquidez. Generalmente, los préstamos a largo plazo se reembolsan mediante la emisión de nuevas acciones o bonos.
8. Posibilidad de pedir prestado en caso de emergencia
Si una empresa puede pedir prestado durante emergencias, puede operar con un saldo de efectivo menor.
Sin embargo, la capacidad de endeudamiento de una empresa depende de sus relaciones con los bancos, el tipo de activos fijos que se deben pignorar, la tasa de interés y la demanda y oferta de préstamos a corto plazo.
9. Actitudes y políticas de gestión
Las actitudes y políticas de la gerencia respecto de la liquidez, el riesgo de quiebra y las ventas a crédito están significativamente influenciadas por las necesidades de efectivo.
A veces la dirección prefiere la liquidez a la rentabilidad y, en tales situaciones, las necesidades de efectivo son elevadas.
10. Eficiencia gerencial en la gestión del efectivo
Si la dirección de una empresa sigue la política y las prácticas de pagar las deudas en la fecha de vencimiento (ni antes ni después) y acelerar los pagos de los deudores, se aceptan saldos de efectivo más pequeños.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de efectivo
La gestión de efectivo es el proceso de gestionar la liquidez y los flujos de efectivo de una empresa, incluida la elaboración de presupuestos, la previsión y la inversión del exceso de fondos. Esto implica tomar decisiones sobre la mejor manera de asignar recursos para maximizar los rendimientos y minimizar los riesgos.
La gestión eficaz del efectivo puede ayudar a las empresas a aumentar las ganancias, mejorar el capital de trabajo, reducir los costos asociados con el endeudamiento o la gestión de la deuda y aumentar la flexibilidad general para las decisiones comerciales estratégicas.
La gestión de efectivo generalmente incluye actividades como elaboración de presupuestos, pronósticos, análisis de estados de flujo de efectivo y desarrollo de estrategias de inversión. Además, puede incluir tareas como cobrar cuentas por cobrar, gestionar cuentas por pagar e invertir activamente el exceso de fondos.
La gestión de efectivo implica ciertos riesgos, como liquidez insuficiente, riesgos crediticios de inversiones o préstamos, fluctuaciones del tipo de cambio y volatilidad de las tasas de interés. Las empresas deben evaluar los riesgos potenciales antes de crear un programa de gestión de efectivo para garantizar que su estrategia satisfaga mejor sus necesidades comerciales.
El director financiero u otro director financiero superior normalmente supervisa la implementación general de la estrategia de gestión de efectivo de la organización. Sin embargo, en algunas organizaciones la tarea se puede delegar a un gerente de tesorería, quien luego es responsable de las operaciones diarias.
