Libro mayor auxiliar

Libro mayor auxiliar: definición

Un libro mayor auxiliar es un libro mayor que contiene una copia de seguridad de cuentas más detalladas que el libro mayor general.

La necesidad de libros auxiliares

La necesidad de información oportuna y precisa, así como de buenos procedimientos de control interno, requiere el mantenimiento de ciertas cuentas de respaldo.

A modo de ejemplo, la administración necesita saber no sólo el monto total de sus cuentas por cobrar, sino también el monto que debe cada cliente individual. Se requiere el mismo tipo de información en relación con los pasivos.

La gerencia necesita saber cuánto debe a sus diversos proveedores, cuánto debe a sus proveedores individuales y cuándo vence cada pago.

A menudo se requiere información de respaldo similar para elementos como seguros prepagos y planta y equipo.

La cuenta principal (o cuenta principal) a menudo se denomina cuenta de control y se mantiene en el libro mayor.

Por ejemplo, el libro mayor contiene una cuenta llamada Cuentas por cobrar.

La cuenta de cuentas por cobrar resume información sobre el saldo inicial, el total de todas las ventas y el efectivo cobrado a cuenta durante el período y las deudas totales de todos los clientes de la empresa al final del período.

También se mantienen cuentas de respaldo para cada cliente individual. Estas se denominan cuentas secundarias y se registran en una cuenta secundaria de cuentas por cobrar.

Un libro mayor auxiliar está separado del libro mayor general. Contiene una serie de cuentas relacionadas cuyo saldo total es igual al saldo de la cuenta principal.

Cada cuenta individual en el libro mayor de cuentas por cobrar de la subsidiaria debe incluir el nombre, la dirección, la calificación crediticia, el límite de crédito y toda otra información de pago importante del cliente.

A continuación se muestra un ejemplo de una cuenta secundaria. La cuenta en este ejemplo es una cuenta contable formal con un saldo actual.

Proporciona al usuario la posibilidad de actualizar continuamente el saldo de la cuenta después de publicar cada transacción.

Se mantienen cuentas subsidiarias similares para los pasivos y, según las necesidades del negocio, otras cuentas como propiedades, planta y equipo.

Por ejemplo, la cuenta del libro mayor de Equipos muestra el costo histórico de todos los equipos de la empresa. A menudo se guardan tarjetas de seguridad para cada dispositivo.

Estas tarjetas muestran información como el precio de cada artículo, su vida útil estimada, su valor residual (o valor de rescate) y su cobertura de seguro.

Las tarjetas individuales sirven como libro auxiliar de la cuenta del dispositivo de control.

El número de cuentas adicionales utilizadas y el nivel de detalle con el que se mantienen dependen de las necesidades de la dirección de la empresa.

Publicar en cuentas adicionales

Al mantener cuentas subsidiarias, los asientos de diario deben contabilizarse tanto en el libro mayor general (o cuenta de control) como en la cuenta subsidiaria.

Entonces, cuando se realiza un asiento para registrar una venta en la factura, se deben realizar dos asientos:

• Una contabilización en la cuenta de cuentas por cobrar del libro mayor

• Otra entrada en la contabilidad de cuentas por cobrar de las subsidiarias individuales.

Para mantener el control, las publicaciones en cuentas secundarias deben realizarse diariamente. Por el contrario, las contabilizaciones en las cuentas del libro mayor sólo deben realizarse periódicamente.

Se aplican procedimientos contables similares a las cuentas por pagar de la subsidiaria y a todas las demás cuentas subsidiarias administradas.

Ejemplo

Para ilustrar el proceso de contabilización en cuentas secundarias, registramos y contabilizamos tres asientos representativos relacionados con las cuentas por cobrar:

• Ventas a cuenta

• Devolución de ventas

• Cobro a cuenta

Supongamos que al comienzo del año actual (en este caso, 2019), las cuentas por cobrar de LA Company ascendieron a $6,000 e incluyeron cinco clientes con los siguientes saldos de cuentas:

Las ventas al 2 de enero de 2019 fueron de $1,500 y se registraron en el diario general de la siguiente manera:

El 10 de enero, O. Ort devolvió $100 de la mercancía que había comprado a cuenta el 2 de enero. Esta entrada se registra de la siguiente manera:

Finalmente, el 12 de enero, la empresa recibió un pago en efectivo de 5.300 dólares de varios clientes. Para registrar estas colecciones se realizó la siguiente entrada:

Para simplificar, la cuenta del libro mayor “Cuentas por cobrar” y las cuentas subsidiarias se presentan a continuación en forma de cuentas T y no en forma de saldo corriente.

Cada asiento se contabiliza en las cuentas correspondientes del libro mayor, así como en las cuentas de clientes individuales.

Las publicaciones en cuentas adicionales se identifican indicando el número de cuenta del cliente en la cuenta de referencia. Dividir.

Las contabilizaciones en las cuentas del libro mayor también se indican anotando las cuentas del libro mayor en el número de referencia. Dividir.

Al final del período de facturación, una vez completadas las reservas, se crea una lista de todas las cuentas adicionales individuales.

Este plan de cuentas por cobrar, a menudo llamado balance de prueba de cuentas por cobrar, se suma.

El monto total debe ser igual al saldo de la cuenta del libro mayor correspondiente. Si estos totales no son iguales, esto indica un error contable o similar.

A continuación, se muestra el resumen de cuentas por cobrar para los clientes de nuestro ejemplo.

Preguntas frecuentes sobre el libro auxiliar