La recepción e inspección de materiales es un proceso fundamental en cualquier cadena de suministro. Asegurarse de que los productos y materiales recibidos cumplan con los estándares de calidad y especificaciones requeridos es crucial para garantizar el éxito y la eficiencia de cualquier negocio. En este artículo, exploraremos en detalle la importancia de la recepción e inspección de materiales, así como las mejores prácticas y estrategias para llevar a cabo este proceso de manera efectiva. Desde la detección de posibles defectos hasta la verificación de la cantidad y calidad de los productos, descubriremos cómo optimizar esta etapa clave en la gestión de la cadena de suministro. ¡Prepárate para mejorar tus habilidades en la recepción e inspección de materiales y llevar tu negocio al siguiente nivel!
Aceptación de materiales
En las pequeñas y medianas empresas de producción, la recepción y control de la mercancía la realiza la sucursal o el almacenista.
Sin embargo, las grandes empresas manufactureras suelen disponer de un departamento de entrada de mercancías.
El departamento de recepción realiza las siguientes funciones:
(i) Recibe, descarga y desempaqueta materiales.
(ii) Comprueba si los paquetes y su contenido están intactos.
(iii) Comprueba la calidad, cantidad y demás características de los materiales y garantiza que cumplen con el pedido.
(iv) Separa los materiales defectuosos del lote comparando el albarán de entrega enviado por el proveedor con la copia de la orden de compra. Cualquier falta de material o rotura será comunicada al proveedor junto con la confirmación de recepción.
(v) envía los materiales de la recepcionista al inspector para una inspección minuciosa de los materiales recibidos.
(vi) preparar el recibo de entrada de mercancías que contenga el detalle de los materiales recibidos.
Aviso de inspección
Cuando el departamento receptor dentro de una organización recibe materiales, se desembalan y se comparan con los materiales enumerados en el pedido.
Si se determina que los materiales están bien, se enviarán al inspector para una inspección de calidad.
Nuevamente, si la calidad de los materiales es aceptable, el inspector prepara un informe de prueba para certificar la calidad.
Muestra/formato del informe de inspección
A continuación encontrará una muestra del informe de prueba.
Aviso de rechazo
Si los materiales recibidos no coinciden con el pedido o se consideran inutilizables, el personal de inspección los rechazará para su devolución al proveedor. Para ello se crea un documento denominado aviso de rechazo.
Muestra/formato de la carta de rechazo
A continuación encontrará un modelo de carta de rechazo.
Libro sobre recibos de material.
Este es el libro mayor para la contabilidad de sucursales. Mantiene un registro por fecha de los materiales recibidos en las tiendas. El libro de recepción de materiales proporciona la siguiente información:
- Nombre y dirección del proveedor.
- modo de transporte
- Número de vehículo
- Número de carta de porte, fecha y número de bultos.
- Breve descripción de los materiales.
- Número de recibo diario (número DRV) y fecha
- Folio de registro de acciones
Muestra/formato de libro de recepción de materiales
A continuación encontrará una muestra del libro de recepción de materiales.
Nota de entrada de material o nota de entrada de mercancías
Algunas empresas fabricantes prefieren conservar una tarjeta suelta llamada nota de recepción de material (o nota de entrada de mercancías). Esta nota está numerada y fechada consecutivamente y elimina la necesidad de utilizar el libro de recepción de materiales.
La nota de recepción de material también reemplaza el recibo de recepción diario.
Aunque la lista de recibos de materiales evita el uso del libro mayor de recibos de materiales, es recomendable mantener este libro porque es un libro mayor de contabilidad empresarial y proporciona información útil.
Por lo general, se envían cinco copias del recibo de material al departamento de compras, al departamento de contabilidad, al departamento de almacén y al departamento que inició la solicitud de compra.
La copia final será conservada por el departamento receptor para referencia futura.
Patrón/formato de los materiales recibidos. Aviso
A continuación se muestra una muestra de los materiales obtenidos.
Informe de daños/deficiencia/exceso
Este informe lo elabora el departamento de recepción de la sucursal. Se crea después de abrir los paquetes y comenzar la comparación de los materiales realmente recibidos y pedidos.
El pago al proveedor deberá ajustarse según este documento. La proforma de este informe es la siguiente:
Preguntas frecuentes sobre la recepción y revisión de materiales
La tarea del departamento de recepción de mercancías es recibir e inspeccionar materiales contrarios al pedido.
Los documentos creados por el departamento de recepción de mercancías incluyen la orden de compra, el albarán de entrega, la nota de entrada de mercancías, la nota de inspección y la nota de rechazo.
El libro mayor para la contabilidad de la tienda es el libro mayor de recibos de materiales.
El libro de recepción de materiales contiene la siguiente información: nombre y dirección del proveedor, modo de transporte, número de vehículo, número de carta de porte, fecha, número de bultos, breve descripción de los materiales, número de documento de recepción diaria (número de conductor) y fecha.
El propósito de la lista de recepción de materiales es evitar el uso del libro de recepción de materiales. Sin embargo, es recomendable conservar este libro, ya que es un libro de contabilidad empresarial de primer nivel y proporciona información útil.
