Diario de cobros en efectivo

Diario de recibos de efectivo: definición

Un diario de recibos de efectivo es un diario especial que se utiliza para registrar los recibos de efectivo de una empresa de cualquier fuente. Las principales fuentes de ingresos de una empresa incluyen:

• Inversión de capital por parte del propietario o dueño

• Ventas en efectivo

• Vender un activo por dinero en efectivo

• Cobro de clientes

• Cobro de intereses, dividendos o alquileres

• Préstamo de un individuo, banco u otra institución financiera

Explicación

El diario de recibos de efectivo se utiliza para registrar todas las transacciones que implican la recepción de efectivo, incluidas transacciones como ventas en efectivo, obtención de un préstamo bancario, recepción de un depósito y venta de otros activos, como valores negociables.

La siguiente imagen muestra un diario de recibos de efectivo estándar. Como muestra el ejemplo, un diario de cobros típico consta de muchas columnas. Esto es necesario porque existen numerosas transacciones que resultan en la recepción de efectivo.

Las columnas de débito en un diario de recibos de efectivo siempre incluyen una columna de efectivo y muy probablemente una columna de descuento de ventas. Se pueden utilizar otras columnas de débito si la empresa realiza habitualmente una transacción específica.

En el siguiente ejemplo, la única otra columna de débito es la columna Otras cuentas. Esta columna se divide en tres partes:

• Una columna para el nombre de la cuenta.

• Una columna para la referencia de la publicación (en este caso denominada “Ref”).

• Una columna para el importe.

Si lo desea, el área del nombre de la cuenta en esta columna se puede reemplazar con un área del número de cuenta.

Las columnas de crédito de un libro de caja suelen contener tanto cuentas por cobrar como ventas. Nuevamente, se pueden utilizar otras columnas dependiendo de la naturaleza de las transacciones rutinarias de la empresa.

En nuestro ejemplo, la única otra columna de crédito en el diario de recibos de efectivo afecta a todas las demás cuentas. Está construida de la misma manera que la otra columna de la página de débito, excepto que la sección del título de la cuenta se reemplaza por “Ref”. Dividir.

Para obtener más información sobre cómo se utilizan los diarios de recibos de efectivo, veamos un ejemplo.

Supongamos que Fortune Retail Store realizó las siguientes transacciones de recibos de efectivo en junio:

1 de junio: las ventas en efectivo ascendieron a $506

2 de junio: Cobrado de Perry Alexander (cuenta n.° 17) $184,61 de la venta de mayo. No es posible realizar descuentos en ventas

10 de junio: la empresa vendió 2000 dólares en valores negociables que se compraron por 1800 dólares.

12 de junio: $1,470 recaudados en la cuenta de Thomas Hunter (cuenta #4), se permite un descuento de ventas de $30

15 de junio: Las ventas en efectivo ascendieron a $1,200

20 de junio: Cobró un depósito de $1,421 de Jerry Myers (Cuenta #26). Se permite un descuento de ventas de $29

22 de junio: reembolso del anticipo de empleado de $200

30 de junio: Cobro a cuenta de William Young (cuenta número 15). El monto total recibido es de $3,947.27, lo que representa un saldo pendiente de $147.37 el 1 de junio y la venta posterior el 18 de junio. No se permite ningún descuento.

Para registrar estas transacciones en un diario de recibos de efectivo, cada una de estas transacciones se ingresa en el diario una a la vez en la columna correspondiente.

Por ejemplo, la venta en efectivo del 1 de junio se registra en el diario de recibos de efectivo ingresando primero el 1 de junio en la columna de fecha.

Las ventas en efectivo se registran en la columna de explicación. Luego, la cantidad de $506 se ingresa tanto en la columna Débito en efectivo como en la columna Crédito de ventas.

En este ejemplo, no se requiere ninguna entrada en la columna Cuenta acreditada. Porque la entrada en las columnas de efectivo y ventas deja claro que se trata de una venta al contado. Otras entradas se realizan de manera similar.

Formato/muestra del diario de recibos de efectivo

Dependiendo de las necesidades de una empresa, se utilizan diferentes formatos para un diario de recibos de caja. Para ayudarlo a comprender el proceso de grabación, a continuación se muestra un formato simple.

A continuación se ofrece una descripción general del propósito de cada columna en el ejemplo que se muestra arriba:

1. Columna de fecha: Se utiliza para registrar la fecha en que la empresa recibe el efectivo.

2. Columna “Cuentas acreditadas”: Aquí se ingresa el título de la cuenta respectiva en la que se recibe el efectivo.

3. Columna de referencia de publicación: Se utiliza para escribir el número de la cuenta contable en el momento de la publicación.

4. Columna de Efectivo: Se utiliza para registrar la cantidad total de efectivo recibido.

5. Columna de descuento: Se utiliza para registrar el monto de descuento permitido al momento del recibo de efectivo.

6. Columna de Ventas: Se utiliza para registrar las ventas de bienes en efectivo.

7. Columna de Cuentas por Cobrar: Se utiliza para registrar el efectivo recibido de los clientes.

8. Columna “Cuentas Varias”: Se utiliza para registrar créditos a cuentas para las cuales no existe una columna específica (por ejemplo, recibo de intereses, recibo de efectivo por la devolución de bienes comprados en efectivo, etc.).

Ejemplo

Registre las siguientes transacciones en un diario de recibos de efectivo para 2016:

1 de diciembre: recibió $500 de A & Co. para liquidar completamente su cuenta de $525

4 de diciembre: Recibí $4,600 de Sam & Co. y recibí un descuento de $50

8 de diciembre: recibió $150 en intereses sobre la inversión

15 de diciembre: Ventas en efectivo de la primera mitad del mes $1,800

23 de diciembre: Recibí un pago de A & Co. por un monto de $700 por mercancía vendida a cuenta, con un descuento de $30 aplicado

24 de diciembre: Venta de material de oficina por $70 en efectivo

25 de diciembre: recibió $1,600 en efectivo de Beauty Supply Corporation y se le otorgó un descuento por pronto pago de $100

31 de diciembre: Ventas en efectivo de la segunda mitad del mes $2,200

Solución

Contabilización del diario de cobros en efectivo en las cuentas del libro mayor

El procedimiento para contabilizar el diario de cobros en efectivo se describe a continuación:

• El monto total de la columna de efectivo se contabiliza como un débito en la cuenta de efectivo en el libro mayor.

• El total de la columna de ventas se contabiliza como crédito en la cuenta de ventas en el libro mayor.

• Los montos en la columna Cuentas por cobrar (A/C RA) representan efectivo recibido de los deudores. Estos montos se registran en las cuentas de cada cliente en el libro auxiliar de Cuentas por cobrar.

• El total de la columna de cuentas por cobrar se contabiliza como crédito en la cuenta de cuentas por cobrar en el libro mayor.

• Cualquier monto en la columna “Otros” se registra como crédito en la cuenta correspondiente en el libro mayor. El total de las demás cuentas no se contabiliza.

• Los importes individuales en las columnas Efectivo y Ventas no se contabilizan.

Al igual que otros diarios, el diario de cobros en efectivo se contabiliza en dos pasos. Todas las entradas en la columna de cuentas por cobrar deben publicarse diariamente en el libro mayor de cuentas por cobrar de la subsidiaria.

Esto garantiza que las cuentas de cada cliente estén actualizadas y reflejen con precisión el saldo adeudado en ese momento.

Al publicar estas cuentas, el número de cuenta se ingresa en la columna Referencia de publicación. En el libro auxiliar, la referencia postal es “CR-8”, lo que indica que los asientos provienen de la página 8 del diario de recibos de efectivo.

Al final del mes, se suman las distintas columnas del diario de cobros en efectivo. Los totales de todas las columnas de importes (excepto la otra columna de cuentas) se contabilizan en las cuentas correspondientes del libro mayor.

Nuevamente, la referencia postal “CR-8” se registra en las cuentas del libro mayor para indicar que estos asientos provienen de la página 8 del diario de recibos de efectivo.

Los montos en la columna “Otras Cuentas” deben contabilizarse correctamente. Aunque estos importes suelen publicarse a final de mes, también podrían publicarse con mayor frecuencia. Al realizar la reserva, los números de cuenta se insertan en la columna “Referencia de reserva”.

Se coloca una marca de verificación debajo del total de esta columna porque este total se contabiliza neto.

Las entradas se muestran en el ejemplo anterior para las cuentas del libro mayor: efectivo, cuentas por cobrar, valores corrientes y dos cuentas por cobrar del libro auxiliar seleccionadas (a saber, Perry Alexander y Thomas Hunter).

Preguntas frecuentes sobre el diario de recibos de efectivo