¿Estás buscando mejorar tus habilidades contables? ¡Has llegado al lugar indicado! En este artículo, te mostraremos algunos ejemplos prácticos de asientos de diario de ventas en efectivo. Si quieres aprender cómo registrar correctamente tus transacciones de ventas y llevar un control preciso de tus ingresos, ¡no te pierdas esta guía completa! Así que prepárate para sumergirte en el fascinante mundo de la contabilidad y descubrir los secretos detrás de los asientos de diario de ventas en efectivo. ¡Comencemos!
Las empresas generalmente actúan para satisfacer una necesidad y obtener ganancias en el proceso. Para que ambas cosas sucedan, la empresa produce bienes o proporciona servicios a sus clientes a cambio de un pago. Cuando este pago se realiza inmediatamente después de recibir los bienes o servicios, se denomina venta al contado y la empresa suele realizar un asiento en el diario para registrar dicha transacción. Por lo tanto, es importante que las empresas comprendan el asiento del diario de ventas en efectivo, ya que les permite mantener un registro preciso de todas las transacciones de ventas en efectivo. Esto ayudará a producir informes financieros precisos a largo plazo.
El efectivo recibido por la venta de bienes o servicios generalmente se registra como ventas en la sección de ventas del estado de resultados y también se informa como efectivo en la sección de activos circulantes del balance de la empresa. En este artículo, aprenderá cómo crear un asiento de diario de ventas en efectivo. Pero antes de eso, comprendamos qué son las ventas en efectivo y qué normas contables se aplican a un asiento de diario.
Ver también: Ejemplos de ingresos no derivados del trabajo y asientos de diario
Comprender las ventas en efectivo y los asientos de diario
¿Qué son las ventas en efectivo?
Las ventas en efectivo se refieren a los ingresos en efectivo directos que genera una empresa mediante la venta de bienes, servicios o ambos. Es una transacción de venta en la que la empresa recibe efectivo de un cliente cuando este compra bienes o recibe un servicio. Por eso hablamos de pago inmediato de los bienes o servicios.
Con los diversos avances tecnológicos en las opciones de pago y la presencia global de muchas empresas, las ventas en efectivo han evolucionado para significar no solo el pago de las ventas recibido en dólares fuertes, sino que también incluyen:
- transferencias bancarias
- Pagos en criptomonedas
- Opciones de pago digitales
- Compras con tarjeta prepago o de crédito
- cheques
- Cualquier otro método de pago aceptado por la empresa que vendió el bien o prestó el servicio.
Por lo tanto, dicha transacción se clasifica como venta en efectivo para cualquier pago recibido por empresas por bienes o servicios inmediatamente después de la recepción de los bienes o servicios por parte de un cliente.
Las empresas prefieren especialmente los pagos en efectivo por los bienes y servicios que ofrecen, ya que el efectivo recibido se acredita inmediatamente en su cuenta de activo corriente (cuenta de efectivo). Esto también elimina la necesidad de otorgar crédito al cliente, eliminando aún más la necesidad de ofrecer un descuento en las ventas. Además, las ventas al contado reducen el riesgo de acumulación de deudas incobrables, un fenómeno común asociado con las ventas a crédito. Las deudas incobrables son todas aquellas deudas que la empresa considera incobrables.
Además, dado que las ventas al contado implican el pago inmediato por parte del cliente, la empresa no tiene que perder tiempo y recursos cobrando el dinero adeudado por el cliente por los bienes o servicios recibidos. La empresa también puede procesar y registrar la transacción inmediatamente, sin tener que realizar asientos de ajuste para el recibo de pago, como es común en las ventas a crédito.
¿Qué es una entrada de diario?
Un asiento de diario es un registro creado para realizar un seguimiento de las diversas transacciones comerciales que tienen lugar en una empresa. Esto generalmente se registra en el libro mayor de la empresa. Sin embargo, a veces se registran en un libro auxiliar antes de resumirse y enviarse al libro mayor de la empresa. Luego, el libro mayor se utiliza para preparar los estados financieros de la empresa, que incluyen el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el balance general.
Los asientos de diario se crean basándose en reglas contables de asientos de crédito y débito. Según estas reglas, normalmente hay un débito igual pero opuesto por cada crédito realizado en un diario. Esto se denomina sistema de contabilidad por partida doble y normalmente implica dos cuentas. Sin embargo, hay casos en los que el asiento de diario requiere más de dos cuentas. Independientemente del número de cuentas involucradas en un asiento de diario, el monto total del débito debe ser igual al monto total del crédito. Esto se hace para garantizar que la transacción registrada sea equilibrada y precisa.
El asiento del diario de ventas en efectivo suele ser un débito en la cuenta de efectivo y un crédito en la cuenta de ventas. En una situación en la que la empresa desea preparar un informe más detallado de las ventas en efectivo de los bienes vendidos, esto incluye cinco cuentas: la cuenta de efectivo, el costo de los bienes vendidos, los ingresos por ventas, el inventario y las cuentas de pasivo por impuestos sobre las ventas. Crear un asiento de diario para registrar los detalles de un servicio prestado implica contabilizar el efectivo, los ingresos por servicios y las obligaciones tributarias. Analizaremos el asiento del diario de ventas en efectivo en detalle a continuación.
Ver también: Asiento de diario de ingresos diferidos con ejemplos
Asientos de diario para ventas en efectivo
La razón principal para realizar un asiento en el diario de ventas en efectivo es realizar un seguimiento de todos los ingresos que recibe una empresa de los bienes y servicios que ofrece a sus clientes. Básicamente, crear un asiento de diario de ventas en efectivo implica lo siguiente:
- Un encabezado para los distintos campos que se ingresarán.
- La primera columna indica la fecha de la transacción.
- La segunda columna contiene las cuentas involucradas en la transacción.
- La tercera columna contiene los importes débitos realizados.
- La cuarta columna contiene los montos del crédito pagados.
Por lo tanto, un asiento típico de diario de ventas en efectivo se ve así:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| DD / MM / AAAA | Verificar | $$ | |
| Ventas | $$ |
En una situación en la que la venta realizada está sujeta a impuestos, el asiento del diario de venta en efectivo se verá como la siguiente tabla:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| DD / MM / AAAA | Verificar | $$ | |
| Ventas | $$ | ||
| Impuesto sobre las ventas a pagar | $$ |
La tabla anterior proporciona una descripción general simplificada de cómo sería un asiento de diario de ventas en efectivo. Sin embargo, si una empresa desea crear un asiento de diario de ventas en efectivo más detallado, debe registrar: la venta realizada y el efectivo recibido, la reducción en el inventario de la empresa como resultado de la venta si se trató de bienes y la obligación tributaria si el la venta está sujeta a impuestos. Veamos los diferentes asientos de diario de bienes vendidos y servicios prestados.
Asiento de diario de ventas en efectivo para bienes
- Asiento de diario para bienes vendidos sin obligación tributaria
- Asiento de diario para bienes vendidos sujetos a impuestos
Si una empresa recibe un pago inmediato por los bienes vendidos y desea registrar un asiento de diario detallado de la transacción, esto requeriría cuatro o cinco cuentas, dependiendo de si la venta está sujeta a impuestos o no. Estas cuentas son las cuentas de efectivo, costo de bienes vendidos, ingresos por ventas, inventario y pasivos por impuestos sobre las ventas.
Las cuentas de Efectivo y Costo de Bienes Vendidos se debitan, mientras que las cuentas de Ingresos por Ventas, Inventario y Pasivos por Impuestos sobre las Ventas se acreditan. Debitar la cuenta de efectivo y costo de bienes vendidos significa un aumento en el saldo de la cuenta. Esto se debe a que la cantidad de efectivo aumenta debido al efectivo recibido y el costo aumenta desde que los bienes se transfieren al cliente.
El crédito a la cuenta de ingresos por ventas indica un aumento en el monto de los ingresos. El crédito al inventario indica una reducción en el inventario de la empresa debido a la transferencia de propiedad. El crédito contra el impuesto sobre las ventas a pagar indica un aumento en el monto del impuesto pagado al estado.
El asiento del diario de ventas en efectivo para la venta de bienes se ve así:
Asiento de diario para bienes vendidos sin obligación tributaria
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| DD / MM / AAAA | Verificar | $$ | |
| Costo de los bienes vendidos | $$ | ||
| Los ingresos por ventas | $$ | ||
| inventario | $$ |
Asiento de diario para bienes vendidos sujetos a impuestos
Si los bienes vendidos incluyen un pago de impuesto al estado, se registra de la siguiente manera:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| DD / MM / AAAA | Verificar | $$ | |
| Costo de los bienes vendidos | $$ | ||
| Los ingresos por ventas | $$ | ||
| inventario | $$ | ||
| Impuesto sobre las ventas a pagar | $$ |
Asiento de diario de ventas en efectivo por servicios prestados
- Asiento de diario por servicios prestados sin obligación tributaria
- Asiento de diario por servicios sujetos a impuestos prestados
Cuando las empresas brindan servicios a los clientes y esos clientes pagan en efectivo, el asiento del diario de ventas en efectivo utilizado para registrar los detalles de un servicio brindado incluye dos o tres cuentas, dependiendo de si se pagan impuestos sobre el servicio. Si no se pagan impuestos, el asiento de diario afecta las cuentas de efectivo y de ingresos por servicios. Cuando se pagan impuestos sobre el servicio, el asiento de diario incluye las cuentas de efectivo, ingresos por servicios y obligaciones tributarias.
La cuenta de efectivo se debita mientras que se acreditan los ingresos por servicios y las obligaciones tributarias. El débito en la cuenta de efectivo indica un aumento en el saldo de la cuenta de efectivo y los activos corrientes de la empresa, mientras que el crédito en la cuenta de ingresos por servicios y pasivos fiscales indica un aumento en los ingresos de la empresa y un aumento en el monto del impuesto, respectivamente. , se paga al Estado.
Asiento de diario por servicios prestados sin obligación tributaria
El asiento del diario de ventas en efectivo para un servicio prestado que no está sujeto a impuestos se muestra en la siguiente tabla:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| DD / MM / AAAA | Verificar | $$ | |
| Ingresos por servicios | $$ |
Asiento de diario por servicios sujetos a impuestos prestados
Si el servicio prestado requiere el pago de impuestos, el asiento de diario para registrar la transacción es el siguiente:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| DD / MM / AAAA | Verificar | $$ | |
| Ingresos por servicios | $$ | ||
| Impuestos a pagar | $$ |
Ejemplos de asientos de diario de ventas en efectivo
Ahora que entendemos cómo se debe crear un asiento de diario de ventas en efectivo para bienes vendidos o servicios prestados, veamos algunos ejemplos de cómo diferentes empresas pueden crear un asiento de diario de ventas en efectivo.
Ejemplo de asiento de diario de ventas en efectivo 1
Supongamos que el Sr. Michael condujo su automóvil para cambiarle el aceite del motor el 11 de noviembre de 2022. Si compró el aceite de motor por $20 al mecánico que va a cambiar el aceite del motor y pagó $10 adicionales por el servicio del mecánico para cambiar el aceite del motor. Si el Sr. Michael pagó tanto el aceite del motor como el servicio prestado en efectivo, el mecánico hace dos asientos diferentes en el diario de ventas en efectivo para registrar las transacciones.
Suponiendo que el mecánico gastó $15 para comprar aceite de motor al fabricante, el asiento del diario de ventas en efectivo para registrar las ventas de aceite de motor se muestra en la siguiente tabla:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 11/11/2022 | Verificar | $20 | |
| Costo de los bienes vendidos | $15 | ||
| Los ingresos por ventas | $20 | ||
| inventario | $15 |
En la tabla anterior, los $15 debitados de la cuenta de costo de bienes vendidos y acreditados a la cuenta de inventario representan el precio de costo al que el mecánico compró originalmente el aceite de motor antes de venderlo por $20 que vendió el Sr. Michael. Los débitos y créditos iguales pero opuestos del costo de los bienes vendidos y de la cuenta de inventario se cancelan entre sí.
Para el servicio prestado, el mecánico registra la transacción de la siguiente manera:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 11/11/2022 | Verificar | $10 | |
| Ingresos por servicios | $10 |
En una situación en la que el mecánico no desea realizar asientos de diario separados para las ventas de aceite de motor y el servicio de cambio de aceite, puede optar por crear un asiento de diario de venta en efectivo para registrar las dos transacciones como una sola. El asiento de diario combinado se puede realizar de dos maneras diferentes, como se muestra a continuación:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 11/11/2022 | Verificar | $30 | |
| Ventas | $30 |
Si el mecánico decide hacer que el asiento del diario de ventas en efectivo combinado sea más detallado y detallado, se verá como se muestra en la siguiente tabla:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 11/11/2022 | Verificar | $30 | |
| Costo de los bienes vendidos | $15 | ||
| Ventas | $30 | ||
| inventario | $15 |
Tenga en cuenta que al combinar el asiento del diario de ventas en efectivo para los bienes vendidos y los servicios prestados, los ingresos combinados generados simplemente se registran en la cuenta de ventas en lugar de acreditarse a las cuentas de ingresos por ventas o de servicios.
Ejemplo 2 de un asiento de diario de ventas en efectivo
Supongamos que la Sra. Heidy, un minorista de ropa, hace una compra al por mayor de mil pares de jeans oscuros de marca de ropa, Buen americano a una tasa de $78 cada uno y un impuesto adicional sobre las ventas del 5% el 17 de febrero de 2022. Supongamos que ella pagó inmediatamente el precio total de la mezclilla oscura y el impuesto sobre las ventas aplicable a su compra a Good American mediante transferencia bancaria. Para saber cuánto pagó por la compra, multiplicamos el precio de cada par de jeans oscuros por la cantidad total de jeans oscuros que compró. También calculamos el impuesto sobre las ventas aplicable a su compra.
Costo de los jeans = $78 x 1,000 = $78,000
Impuesto sobre las ventas = $78,000 x 5% = 3,900
Esto significa que la compra total de la Sra. Heidy es de $81,900. Si el costo de producir un par de jeans oscuros es de $60, eso significa que el costo de los bienes vendidos es 60 x $1000, o $60 000. Debido a que la Sra. Heidy pagó los jeans oscuros inmediatamente después de la compra, Good American realizará un asiento en el diario de ventas en efectivo para su compra de la siguiente manera:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 17 de febrero de 2022 | Verificar | $81,900 | |
| Costo de los bienes vendidos | $60,000 | ||
| Los ingresos por ventas | $75,000 | ||
| inventario | $60,000 | ||
| Impuesto sobre las ventas a pagar | $3,900 |
En la tabla anterior podemos ver que la transferencia bancaria realizada por la Sra. Heidy se registró como una venta en efectivo que se debitó de la cuenta de efectivo. Porque aunque no pagó los jeans oscuros en efectivo, el hecho de que realizó el pago inmediatamente después de la compra hace que la transacción sea una venta en efectivo.
Aunque algunas empresas pueden registrar la venta como un débito en su cuenta bancaria en lugar de en la cuenta de efectivo, la mayoría de las empresas prefieren registrarla en la cuenta de efectivo como se muestra arriba. Lo hacen para mantener el asiento del diario simple y basándose en el hecho de que aumentar el saldo de la cuenta bancaria de la empresa también significa un aumento en sus activos líquidos o activos corrientes.
Ejemplo 3 de un asiento de diario de ventas en efectivo
Si la Sra. Caroline es propietaria de una empresa de limpieza del hogar y el Sr. Billy contrató su servicio para limpiar su casa el 31 de octubre de 2022. Si la Sra. Caroline cobra $39 por hora de limpieza y le tomó 4 horas limpiar la casa del Sr. Billy, eso significa que su pago es $39 x $4. Suponiendo que el Sr. Billy pagó su factura cuando terminó de limpiar su casa, la Sra. Caroline registraría el pago que recibió creando un asiento en el diario de ventas en efectivo similar al siguiente:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 31 de octubre de 2022 | Verificar | $156 | |
| Ingresos por servicios | $156 |
Dado que la Sra. Croline cobra $39 por hora y pasó 4 horas limpiando la casa del Sr. Billy, la cantidad registrada es 39 x $4, que son los $159 registrados en el diario de ventas en efectivo.
Ejemplo de asiento de diario de ventas en efectivo 4
Supongamos que Rite Bite es un restaurante que vende diversas delicias en su restaurante y también realiza entregas a los clientes que realizan pedidos fuera del restaurante, pero con una tarifa de entrega adicional. Supongamos que al cierre de operaciones el 16 de agosto de 2022, obtuvieron $10 000 por las comidas vendidas dentro y fuera de su sede y cobraron un total de $500 por las entregas de comidas realizadas.
Si el monto total que Rite Bite gasta en preparar las comidas vendidas es de $6,500. El asiento del diario de ventas en efectivo para registrar los ingresos de las comidas vendidas y las tarifas de entrega recibidas se ve como se muestra en las dos tablas siguientes:
Asiento del diario de ventas en efectivo para las comidas vendidas
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 16 de agosto de 2022 | Verificar | $10,000 | |
| Costo de los bienes vendidos | $6,500 | ||
| Los ingresos por ventas | $10,000 | ||
| inventario | $6,500 |
Asiento de diario de ventas en efectivo para cargos de entrega recibidos
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 16 de agosto de 2022 | Verificar | $500 | |
| Ingresos por servicios | $500 |
Ejemplo cinco de asiento de diario de ventas en efectivo
Supongamos que James & Hardy es una firma de abogados que ofrece diversos servicios de consultoría y representación legal a sus clientes. Digamos que sus servicios de consultoría cuestan $200, hay un impuesto adicional del 7% y requieren el pago completo después de cada sesión de consultoría. Si el número total de servicios de asesoría brindados por el equipo legal de la firma es 30 al final del día 11 de noviembre de 2022.
El monto total que recibieron por la consulta es 200 x 30 = $6,000
El impuesto cobrado es $6,000 x 7% = $420
Esto significa que el bufete de abogados recibió un monto total de $6,420.
Dado que todos los clientes han pagado tanto los honorarios de asesoría como los impuestos inmediatamente después de completar la sesión de asesoría, esto significa que James & Hardy registra el monto recibido del servicio brindado como una venta en efectivo. El asiento del diario de las consultas es el siguiente:
| Fecha | Cuenta | Débito directo | crédito |
|---|---|---|---|
| 11/11/2022 | Verificar | $6,420 | |
| Ingresos por servicios | $6,000 | ||
| Impuesto sobre las ventas a pagar | $420 |
Ver también: ¿La inversión es de débito o crédito?
Diploma
El asiento de diario de ventas en efectivo es uno de los asientos de diario más comunes que realizan varias empresas a diario. Esto se debe a que la mayoría de los bienes y servicios adquiridos por individuos u organizaciones comerciales se pagan mediante cheques, transferencias bancarias o efectivo, todo lo cual califica como ventas en efectivo ya que estos pagos se realizan en el momento de la compra.
Por lo tanto, el asiento del diario de ventas en efectivo registra los pagos en efectivo, ya sea que se realicen con billetes de dólares o mediante otras formas de pago, siempre que el pago se realice de inmediato. En la forma más simple de ventas en efectivo, se debita la cuenta de efectivo y se acredita la cuenta de ventas. Por lo general, se imprime una copia del asiento del diario de ventas del caso y se guarda en una carpeta con otros materiales para mostrar claramente de qué se trataba la transacción en particular. A veces, los auditores externos acceden a esta información de los asientos del diario cuando analizan los informes financieros de una empresa.
