El arte de la contabilidad es crucial para cualquier empresa, pero cuando se trata de costos y finanzas, la conciliación adecuada de las cuentas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En este artículo, exploraremos la importancia de la reconciliación de las cuentas de costos y financieras, y cómo este proceso puede ayudar a las empresas a tomar decisiones informadas y estratégicas. Si eres de los que se preguntan cómo equilibrar adecuadamente los números en tu empresa, este artículo es para ti. ¡Sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber sobre la conciliación de costos y cuentas financieras!
Las cuentas de gastos se mantienen independientemente de las cuentas financieras porque las dos cuentas tienen objetivos diferentes, a saber:
- En contabilidad financiera, los gastos se registran de forma subjetiva según su tipo.
- Según su finalidad, la contabilidad de costes mantiene una forma objetiva.
Los resultados de estas cuentas también difieren, por lo que puede haber ganancias y resultados contradictorios.
Estas diferencias requieren una conciliación de resultados, lo que también ayuda a comprobar la fiabilidad de las cuentas.
Las empresas mantienen una contabilidad de costos y cuentas financieras basadas en contabilidad no integral o integral.
En el sistema no integral, las cuentas de costos y las cuentas financieras se llevan por separado.
Un contador de costos mantiene cuentas de costos de acuerdo con los principios de contabilidad de costos para determinar los costos totales y unitarios de productos y pedidos en varias etapas de producción o ejecución.
Mientras tanto, un contador financiero mantiene cuentas financieras de acuerdo con los principios de contabilidad financiera para registrar las transacciones diarias y descubrir su impacto neto en la rentabilidad y la situación financiera de la empresa.
Por lo tanto, las metas, objetivos, principios y métodos para mantener la contabilidad de costos y las cuentas financieras difieren, lo que significa que las ganancias mostradas en las cuentas pueden no coincidir.
Es posible que la información contradictoria proporcionada por estos dos conjuntos de cuentas no ayude a las organizaciones a tomar decisiones políticas correctas. Por tanto, el sistema de cálculo de costes debería poder armonizarse con la contabilidad financiera.
La contabilidad de costos se basa en estimaciones e implica un análisis detallado de los gastos financieros: si dicho análisis no puede conciliarse con las cuentas financieras, la contabilidad de costos deja de ser confiable.
En este contexto, HJ Wheldon plantea que “ningún sistema está completo a menos que esté vinculado a las cuentas financieras de modo que los resultados de las cuentas financieras y de costos puedan conciliarse”.
Reconciliación: definición
La conciliación es el proceso de comparar los resultados del trabajo o las ganancias de la contabilidad de costos con los de la contabilidad financiera.
Según Eric L. Kohler, “la conciliación es la determinación de las partidas necesarias para que los saldos de dos o más cuentas o estados de cuenta relacionados estén de acuerdo”.
También se están haciendo esfuerzos para evaluar la precisión aritmética de las ganancias obtenidas en dos libros diferentes”.
De este modo, la conciliación identifica y tiene en cuenta los elementos que condujeron a los diferentes resultados del trabajo, como se muestra en las cuentas financieras y de costos.
La conciliación se realiza en forma analítica, presentada en forma de estado de cuenta (conocido como estado de conciliación) o cuenta de orden (conocida como cuenta de orden de conciliación).
¿Por qué conciliar cuentas de gastos y cuentas financieras?
Dado que tanto la contabilidad de costos como la financiera se gestionan de forma independiente y tienen diferentes propósitos y procedimientos contables, las ganancias o pérdidas reportadas también pueden ser diferentes.
Comparar los dos conjuntos de cuentas ayuda a determinar los resultados correctos y al mismo tiempo prueba la confiabilidad de los cálculos de costos.
Conciliar las cuentas de costos y financieras puede ayudar a los líderes de una empresa de las siguientes maneras:
- Identificar las razones de las diferencias.
- Asegúrese de que no queden partidas de ingresos o gastos
- Asegúrese de que la recuperación de gastos generales no sea ni demasiado baja ni demasiado alta.
- Suponer que el análisis, distribución y asignación de costos son correctos.
- Conciliar las cifras de cálculo con los documentos financieros.
- Probar la fiabilidad de las cifras de costes.
Causas de discrepancias entre cuentas de gastos y cuentas financieras.
En el sistema de contabilidad no integral, que mantiene la contabilidad de costos y la contabilidad financiera por separado, los documentos utilizados para determinar el monto de los gastos facturados son los mismos.
Por ejemplo, las solicitudes de materiales y los registros de nómina ayudan a determinar el costo de los materiales utilizados y la mano de obra pagada.
Sin embargo, puede haber diferencias en las ganancias o pérdidas reportadas en las dos cuentas. Estas diferencias suelen deberse a una o más de las siguientes razones:
1. Absorción insuficiente o excesiva de costos generales: las cuentas financieras muestran los gastos reales de una empresa (por ejemplo, costos de fábrica u oficina), mientras que las cuentas de gastos muestran un cargo aproximado para estos elementos según los registros o la tasa de absorción establecida.
2. Partidas de ingresos/ingresos reportadas únicamente en la contabilidad financiera: Las siguientes partidas de ingresos e ingresos se reportan o incluyen en la contabilidad financiera pero se excluyen de la contabilidad de costos:
- Intereses y descuentos recibidos
- Recibir alquiler
- Recibir dividendo
- Recibir comisión
- Tarifas de transferencia recibidas
- Beneficio de la venta de activos fijos e inversiones.
3. Partidas de gastos/pérdidas que solo se muestran en la contabilidad financiera: Las siguientes partidas de gastos y pérdidas se registran en la contabilidad financiera pero no se muestran en la contabilidad de costos:
- Tasas de interés permitidas para préstamos.
- Intereses sobre el capital
- Descuento posible
- Intereses pagados sobre bonos
- Gastos y pérdidas por emisión de acciones y bonos.
- Pérdida por venta de activos fijos e inversiones.
- Partida de apropiación de utilidades, es decir, impuesto sobre la renta pagado o provisión para el impuesto sobre la renta,
- Transferencia a reservas y dividendos pagados sobre acciones
- Gastos preliminares y amortización del fondo de comercio
- Se desembolsaron donaciones y organizaciones benéficas.
4. Partidas de ganancias/pérdidas extraordinarias incluidas únicamente en la contabilidad financiera: Estas diversas partidas de ganancias/pérdidas extraordinarias se incluyen en la contabilidad financiera pero no en la contabilidad de costos:
- Costos por pérdida material inusual
- Costos del tiempo de inactividad inusual para los empleados
- Costo de ahorros de material inusuales.
- Deudas extraordinarias
- Sanciones y multas por violaciones de las normas y reglamentos gubernamentales.
5. Partidas de gastos incluidas únicamente en facturas de costos: Estas partidas de gastos solo se incluyen en facturas de costos:
- Alquiler ficticio de local propio
- Depreciación de activos que no tienen valor en libros en la contabilidad financiera
6. Base diferente para calcular la depreciación de los activos fijos: Los métodos para calcular la depreciación de los activos fijos en la contabilidad de costos y la contabilidad financiera pueden ser diferentes, lo que puede conducir a diferentes resultados del trabajo.
La contabilidad financiera ofrece depreciación mediante el método del saldo decreciente (valor depreciado) o el método del costo histórico.
Sin embargo, las cuentas de costos se pueden depreciar utilizando el método de depreciación de “tarifa por hora de la máquina” o “unidad de producción”.
7. Diferentes bases de valoración del inventario: Las cuentas financieras valoran el inventario de materia prima a precio de costo o precio de mercado, el que sea menor, mientras que las cuentas de costo valoran el inventario utilizando métodos como FIFO, LIFO y método de precio promedio.
El inventario de trabajo en proceso para cuentas de costos se puede valorar en función del COGS o el costo de fábrica. En contabilidad financiera, las valoraciones se realizan teniendo en cuenta los costes administrativos y de oficina.
- El inventario de productos terminados en las cuentas financieras se valora con base en el precio de costo o el precio de mercado, el que sea menor, mientras que las cuentas de costos realizan valoraciones con base en el costo real.
Conciliación de costes y resultados financieros.
Si se encuentran diferencias entre los resultados de la contabilidad de costos y los de la contabilidad financiera, se deben tomar los siguientes pasos para determinar la causa:
1. Determinar el alcance de la diferencia entre los gastos indirectos registrados en la contabilidad financiera y los cargos registrados en las cuentas de costos.
2. Preparar un estado de todos los gastos y pérdidas incluidos en las cuentas de negociación y de pérdidas y ganancias pero no en las cuentas de costos.
3. Prepare un estado de todos los ingresos y ganancias acreditados al estado de resultados pero excluidos de las cuentas de costos.
4. Cree un cronograma para todos los elementos incluidos en las cuentas de gastos pero excluidos de las cuentas financieras.
5. Determinar la base sobre la cual se valoraron las existencias de materias primas, productos en curso y productos terminados a efectos del balance y luego compararlas con las valoraciones en las cuentas de costos. Determina la diferencia nuevamente.
6. Identificar todos los elementos incluidos en las cuentas de costos y las cuentas financieras, incluso si difieren en valor.
7. Luego de identificar las discrepancias, prepare una conciliación comenzando con la ganancia que se muestra en las cuentas de gastos. A continuación, agregue los siguientes elementos a las ganancias según las cuentas de costos:
- Los gastos indirectos (fábrica, oficina y administración, y ventas y distribución) se reembolsan en exceso o se reembolsan en exceso en las cuentas de costos o no se contabilizan en las cuentas financieras.
- Documentar partidas que se muestran en los libros financieros pero no en las cuentas de costos.
- Sobrevaluación del inventario inicial en las cuentas de costos (materias primas, trabajo en progreso o productos terminados)
- Subvaluación del inventario final en las cuentas de costos (materias primas, trabajo en progreso o productos terminados)
- Los elementos con una eficiencia excepcional (ahorros excepcionales) se registran en los libros financieros, pero no en las cuentas de costos.
8. Deducir de las ganancias según la contabilidad de costos las siguientes partidas:
- Subabsorción de gastos indirectos en las cuentas de costos o sobreabsorción en las cuentas financieras
- Partidas de gastos que se muestran en la contabilidad financiera pero no en la contabilidad de costos
- Subvaluación del inventario inicial (de materias primas, trabajo en progreso o productos terminados) en las cuentas de costos.
- Sobrevaloración del inventario final en cuentas de costos.
Después de realizar los ajustes anteriores, el beneficio según la contabilidad de costes será el mismo que el beneficio según la contabilidad financiera.
Modelo de estado de conciliación para cuentas financieras y de costos
Ejemplo
La ganancia de una empresa reportada en su contabilidad de costos para el año fue de $50 000, mientras que su ganancia neta reportada en su contabilidad financiera fue de $46 000. Según la siguiente información:
- Las estimaciones indican que los costos generales son de $55,555 como se muestra en la contabilidad de costos y el gasto registrado en las cuentas financieras del año fue de $50,000.
- Los honorarios de los directores reflejados en las cuentas financieras fueron sólo de 1.000 dólares.
- La empresa reservó 2.000 dólares como provisión para deudas de cobro dudoso.
- La depreciación se cargó $3,000 más en la contabilidad financiera en comparación con las cuentas de gastos
- Los honorarios por transferencia de acciones recibidos durante el año fueron de $445.
- La provisión para impuesto a la renta fue de $4,000.
Con base en lo anterior, prepare un estado conciliando las cifras mostradas en las cuentas de costos y financieras.
Solución
Preguntas frecuentes sobre la conciliación de cuentas de gastos y cuentas financieras
Sí, conciliar los dos conjuntos de cuentas es importante porque proporciona una comprensión precisa del desempeño financiero de una empresa. Las diferencias entre los resultados en la contabilidad de costos y financiera pueden deberse a una serie de factores, tales como: B. absorción excesiva o insuficiente de costos indirectos, valoraciones incorrectas de inventarios o asignación incorrecta de costos.
El objetivo principal de conciliar las cuentas financieras y de gastos es identificar y corregir cualquier discrepancia entre los dos conjuntos de cuentas. Esto ayuda a garantizar que la cifra de ganancias reportada en la contabilidad financiera sea precisa y consistente con el desempeño real de la empresa y que cualquier elemento único o inusual se excluya de la cifra de ganancias.
Si los gastos indirectos como el alquiler de la fábrica y los costos de electricidad no se tienen en cuenta en las cuentas de costos, se produce una sobreestimación de las ganancias en la contabilidad financiera. Sin embargo, si estos gastos se tienen en cuenta excesivamente en la contabilidad de costes, se produce una subvaloración del beneficio en la contabilidad financiera.
La subabsorción de gastos indirectos se produce cuando el importe registrado en la contabilidad financiera de los gastos indirectos es inferior al importe realmente incurrido. Esto conduce a un mayor beneficio según la contabilidad de costes.
Una provisión para deudas de cobro dudoso se refiere a un gasto que realiza una empresa con la expectativa de que un cliente no podrá pagar sus deudas pendientes. Si dicha provisión se registra en la contabilidad de costos, no aparecerá como un gasto en la contabilidad financiera, lo que resultará en una subestimación de los gastos de la empresa.
