En la era digital en la que vivimos, se ha vuelto cada vez más común descubrir información valiosa y entretenida al alcance de un clic. Sin embargo, entre la maraña de contenido gratuito, a veces nos encontramos con ese libro, ese material educativo o literario, que se convierte en una joya que bien vale la pena pagar. En esta ocasión, te invitamos a explorar el fascinante mundo del «Libro de pago», una opción que ha sabido conquistar a miles de personas ávidas de conocimiento y de historias cautivadoras. Descubre por qué este formato se ha convertido en un tesoro para los amantes de la lectura y cómo ha logrado revolucionar la forma en que consumimos información en la era digital. ¡Prepárate para sumergirte en un universo lleno de palabras que valen su peso en oro!
Libro de caja: definición
Se lleva un libro de caja para registrar pequeños gastos como correos, papelería y telegramas. Se utiliza una columna separada para cada tipo de gasto.
La diferencia entre la suma de las partidas deudoras y la suma de las partidas de crédito representa el saldo del saldo de caja.
Un libro de caja es también el libro en el que se registran pequeños pagos que no pueden registrarse convenientemente en el libro de caja principal.
Explicación
En todas las empresas, algunos pagos se realizan mediante cheque para garantizar un mejor control del efectivo. Sin embargo, el pago con cheque no es razonable para pagar gastos menores (por ejemplo, papelería, viajes, correo y periódicos).
Además, el jefe de caja de una gran empresa debe procesar numerosas transacciones importantes cada día.
cuando graban gastos menores en el libro de caja principal, tanto el cajero principal como el libro de caja principal estarán sobrecargados.
Para resolver estos problemas, el jefe de caja delega la responsabilidad a otro empleado superior que se encarga de gestionar las pequeñas transacciones del día a día.
Para ello recibe una pequeña cantidad y un libro aparte en el que registra estos pequeños pagos.
El libro en el que se registran estos pequeños pagos se llama libro de caja. Los fondos utilizados para pagos pequeños se denominan caja chica y el responsable de realizar y registrar estos pagos es el cajero.
Sistemas de gestión de caja chica
Se utilizan tres sistemas diferentes para gestionar la caja chica. Estos sistemas son:
- Sistemas abiertos (o sistemas ordinarios) para caja chica
- Sistema de caja chica fija
- Sistema de puntos de pago para cajas chica
Sistema de caja chica abierto u ordinario
Con este sistema, el cajero recibe una suma global para cubrir los costes adicionales. Cuando se gasta el monto total del pago, el cajero entrega la factura al cajero principal, quien a su vez paga una suma global al cajero.
Sistema de caja chica fija
En el sistema de efectivo fijo, se paga una cantidad fija al cajero durante un período de tiempo determinado.
Al final del período especificado, el cajero envía los detalles de los cargos incidentales y el cajero principal transfiere nuevamente una cantidad fija para el siguiente período especificado.
Sistema de puntos de pago por cambio pequeño
Este es el enfoque más científico para la gestión de caja chica.
Con el sistema de agente pagador, los costos adicionales totales se estiman para un período de tiempo determinado y el monto se transfiere a la caja registradora. Esta cantidad se conoce como dinero del agente pagador.
El cajero emite el anticipo durante el período. Al final del período, el cajero envía las facturas de servicios públicos al cajero principal.
Se reembolsará el importe gastado por el cajero, por lo que el saldo restante se aplicará al importe original.
De esta manera, el cajero comienza cada período con una cantidad igual al dinero del anticipo, y la cantidad en poder del cajero nunca excederá este valor.
Ventajas del sistema Imprest
El sistema de sello ofrece las siguientes ventajas:
- Ahorro de tiempo para el cajero principal responsable del libro de caja principal.
- Reducir el riesgo de mal uso del efectivo, ya que al cajero no se le permite conservar el efectivo no utilizado.
- Reducir la probabilidad de malversación de fondos ya que los agentes pagadores manejan una cantidad pequeña.
- Los errores se pueden corregir rápidamente ya que el jefe de caja comprueba periódicamente el registro de la caja registradora.
- Crear oportunidades para que los jóvenes talentos aprendan a manejar el dinero de manera responsable.
Tipos de libros de caja
Hay dos tipos principales de libros de caja:
- libro de caja sencillo
- Libro de caja analítico
libro de caja sencillo
Un libro de caja simple es similar al libro de caja general. El efectivo recibido de la caja registradora se registra en una columna en el lado del débito y todos los pagos de servicios públicos en el lado del crédito.
Formato de un libro de caja simple.
Ejemplo de un libro de caja simple
Registre las siguientes transacciones en un libro de caja simple del mes de enero de 2019.
Solución
Libro de caja analítico
Un libro de caja analítico es la forma más eficaz de registrar los pagos en efectivo.
Se asigna una columna separada a cada gasto pequeño en el lado del crédito. Siempre que se registra un gasto pequeño en la columna Pago Total, el mismo monto se registra en la columna de gastos pequeños correspondiente.
Formato de un libro de caja analítico.
Ejemplo de libro de caja analítico
Registre las siguientes transacciones en un libro de caja analítico del mes de enero de 2019.
Solución
Operación de cajas chica
Cuando una cajera secundaria necesita dinero, la cajera principal le entrega un cheque. Este cheque se registra en el lado de pagos del libro mayor.
El cajero recibe efectivo contra el cheque del banco y registra el cheque en la columna de recibo del libro de caja.
Cuando se debe realizar un pago desde el fondo de caja chica, el cajero crea un recibo de caja chica (PCV).
Este bono debe ser autorizado por un funcionario responsable antes de que el cajero realice el pago.
Antes de realizar el pago, la caja registradora registra la fecha de pago, los detalles del pago (en la columna “Detalles”), el número de PCV y el monto del bono (en la columna “Pago total” y también en la columna de análisis correspondiente).
El primer PCV del mes está marcado con el número 1, seguido del número del mes.
Por ejemplo, el primer bono de mayo sería el número 1/5, el siguiente sería el número 2/5, luego el número 3/5, y así sucesivamente.
Contabilización del libro de caja en el libro mayor
Al final de cada mes, cuando el cajero se comunica con el cajero principal para solicitar un reembolso, el cajero emite un comprobante de cheque.
El comprobante de cheque enumera la suma de las distintas columnas de análisis de pagos del libro de caja. Por ejemplo, considere lo siguiente:
Salarios $113.20 Transporte $41.80 Estacionario $80.60 Té del personal $26.40 Teléfono $140.00 Total $402.00
Cuando se gira un cheque (por $402.00) al cajero, se realizan los siguientes asientos en el libro de caja general:
- El monto total de $402.00 se registra como pago en el lado del crédito del libro de caja (columna del Banco).
- En el libro mayor, la cuenta de nómina se debita por $113,20, la cuenta de transporte se debita por $41,80, la cuenta de papelería se debita por $86,60, la cuenta de té del personal se debita por $26,40 y la cuenta de teléfono se debita por $140,00.
Por lo tanto, los débitos totales en el libro mayor coinciden con los totales de crédito en el libro de caja principal. En otras palabras: el libro de caja no forma parte de la contabilidad por partida doble.
La posición del libro de caja es similar a la de un libro auxiliar. Siempre se supone que el cajero tiene efectivo equivalente a la cuenta de pago en forma de efectivo real o PCV depositados.
Preguntas frecuentes sobre el libro de caja
Se lleva un libro de caja para registrar pequeños gastos como correos, papelería y telegramas. Se utiliza una columna separada para cada tipo de gasto.
Existen tres sistemas de gestión de caja chica: sistemas abiertos de caja chica (o sistemas de caja chica ordinaria), sistemas de caja chica fija y sistema de anticipos de caja chica.
Hay dos tipos de libros de caja: el libro de caja simple y el libro de caja analítico.
Un libro de caja simple es similar al libro de caja general. El efectivo recibido de la caja registradora se registra en una columna en el lado del débito y todos los pagos de servicios públicos en el lado del crédito.
Un libro de caja analítico es la forma más eficaz de registrar los pagos en efectivo. Se asigna una columna separada a cada gasto pequeño en el lado del crédito. Siempre que se registra un gasto pequeño en la columna Pago Total, el mismo monto se registra en la columna de gastos pequeños correspondiente.
