¿Te gustaría mejorar la eficiencia y precisión de la gestión financiera de tu empresa? ¿Quieres entender cómo funciona el sistema contable más utilizado en el mundo? En este artículo, te presentaremos el sistema de contabilidad por partida doble, una herramienta fundamental para llevar un registro claro y ordenado de todas las transacciones comerciales. Descubre cómo este sistema puede ayudarte a optimizar tus operaciones financieras y a tomar decisiones informadas basadas en datos reales. ¡No te lo pierdas!
La contabilidad por partida doble es que Sistema de contabilidad en el que cada transacción tiene iguales efectos deudores y acreedores. Esto asegura que la ecuación contable permanezca en equilibrio.
Historia del sistema de contabilidad por partida doble
El sistema de contabilidad por partida doble fue introducido por primera vez en Venecia en 1544 por el matemático italiano Fra Luca Pacioli. El tratado de Pacioli sobre el sistema de partida doble se tituló De Computis et Scripturis.
En el siglo XVI, Venecia mantuvo relaciones comerciales con distintas partes del mundo a través de diversos canales. El sistema de doble entrada se introdujo en Gran Bretaña y otras partes del mundo y finalmente llegó a Venecia.
Sistema de contabilidad por partida doble: definición
Cada transacción comercial tiene dos efectos o “cambios” en una cuenta.
El sistema de contabilidad en el que ambos cambios en una transacción se registran junto con una cantidad igual (uno llamado “crédito” y el otro “débito”) se denomina sistema de partida doble.
Concepto de sistema de doble entrada
El sistema de contabilidad por partida doble es superior al sistema de contabilidad por partida única. Hoy en día, casi todas las empresas llevan su contabilidad de esta forma.
En el corazón del sistema de contabilidad por partida doble está el concepto de que cada transacción implica tanto la concesión de un beneficio como la recepción de un beneficio. Esto significa que cada transacción se registra dos veces en el libro: una como débito y otra como crédito.
De ello se deduce que el sistema contable siempre debe estar equilibrado, lo cual es una gran ventaja. Algunos tipos de errores hacen que el sistema se desequilibre; Esto alerta al contador sobre un problema.
El término “doble asiento” no debe interpretarse en el sentido de registrar dos transacciones. Esto significa que es una característica inherente a una sola transacción que se registre en dos cuentas diferentes: una como débito y otra como crédito.
Por ejemplo, considere recibir un cheque por $5,000 como aseguradora de automóviles. Para compensar esta transacción, se acreditarán $5,000 a la cuenta del seguro como débito. Esta cuenta se debita finalmente de la cuenta de pérdidas y ganancias.
En este ejemplo, también se acreditan $5,000 en la cuenta bancaria. Esto reduce la cantidad de dinero en el banco y aumenta el sobregiro. El saldo de la cuenta bancaria aparece finalmente en el balance.
Sistema de doble entrada: explicación
Este sistema de contabilidad se denomina sistema de contabilidad por partida doble porque cada transacción tiene dos aspectos, los cuales se registran.
Cada transacción consta de dos partes: una se trata de recibir beneficios y la otra de otorgar beneficios. Estos también se conocen como aspectos duales.
El débito se realiza a la cuenta que recibe el servicio y el crédito se realiza a la cuenta donde se presta el servicio. Es importante tener en cuenta que las cuentas de débito y crédito deben ser las mismas.
Con la contabilidad por partida doble, cada transacción comercial afecta al menos a dos cuentas. En una de estas cuentas se debe debitar y en la otra acreditar, ambas con montos iguales.
Por lo tanto, la suma de todos los asientos de débito es siempre igual a la suma de todos los asientos de crédito. Este es un hecho importante conocido como la regla de oro de la contabilidad: a saber, que los débitos siempre deben ser iguales a los créditos.
Dado que cada transacción afecta al menos a dos cuentas, debemos realizar dos asientos para cada transacción para capturar completamente su impacto en los libros. Uno de los asientos es un asiento de débito y el otro es un asiento de crédito, ambos por los mismos montos.
En términos muy simples, el sistema de partida doble establece que para cada transacción comercial, se deben realizar al menos dos asientos, un asiento de débito y un asiento de crédito, ambos con montos iguales.
Hoy en día, el sistema de contabilidad por partida doble se utiliza en todo el mundo. Porque es el único sistema fiable para registrar transacciones comerciales.
Tres reglas básicas de la contabilidad por partida doble
El fundador del sistema de doble entrada fue un monje franciscano llamado Luca Pacioli. No lo inventó, pero anotó los principios del sistema que él y otros utilizaron en 1493.
Dada su vocación, Pacioli debió ser un hombre de considerable educación y de amplios intereses. Su trabajo ha resistido la prueba del tiempo porque los principios fundamentales son atemporales.
Si Pacioli pudiera visitar un departamento de contabilidad moderno, vería que sus principios todavía se aplican regularmente en la práctica. Puede que le sorprendan las computadoras, pero el núcleo básico de la contabilidad sigue siendo el mismo.
En el sistema de contabilidad por partida doble, el libro mayor contiene varias cuentas, quizás sólo unas pocas o quizás muchos miles.
La sección anterior de este artículo incluía un ejemplo de un cheque por $5,000 para pagar una prima de seguro.
Esto dio lugar a contabilizaciones en la cuenta del seguro y en la cuenta bancaria. Cada cuenta tiene una página separada en el libro mayor, pero en la práctica es probable que los registros estén informatizados. En un sistema manual, el diseño de cada cuenta es el mismo.
A continuación se muestran las dos reservas resultantes del pago de la prima del seguro.
Tenga en cuenta lo siguiente al visualizar estas cuentas:
- El débito suele abreviarse “Dr” y el crédito suele abreviarse “Cr”.
- Pueden parecer un poco estrechos, pero en realidad es casi seguro que el documento será considerablemente más ancho que este libro.
- La entrada podrá contener una referencia de folio; Esto no se muestra, pero permite que cada entrada tenga una referencia cruzada con el documento de entrada correcto.
Ahora toca enumerar y explicar las tres reglas básicas que se aplican hoy en día y que sin duda Luca Pacioli todos conocería.
1. Débito a la izquierda, crédito a la derecha
¿Por qué de esta manera?
No importa mientras todos lo hagan de la misma manera. Es similar a conducir un coche: no importa por qué lado de la carretera conduzcas, siempre y cuando hagas lo mismo que todos los demás. Esto requiere leyes y convenciones.
La mayoría de la gente solía hacerlo de esta manera, con el débito a la izquierda y el crédito a la derecha. Eso es lo que todos hacemos hoy.
En mi primera mañana como contador en prácticas me dijeron que la domiciliación bancaria era lo más parecido a la ventana. También he oído que es mejor no hablar con el jefe hasta que haya tomado una taza de té.
Ambos consejos me parecieron invaluables, pero siempre me sentaba con el hombro izquierdo pegado al cristal.
2. La domiciliación bancaria obtiene la ventaja, el crédito da la ventaja
De nuevo: ¿por qué exactamente así? La razón sigue siendo que se decidió hace mucho tiempo, y así es.
La regla puede resultar difícil de entender. Además, probablemente sea lo contrario de lo que esperarías según tus instintos. Cuando realiza un depósito en su cuenta bancaria, se acreditará su estado de cuenta.
Pero mírelo desde la perspectiva del banco. Es el banco el que emite el estado de cuenta. Los registros del banco son un reflejo de sus registros, por lo que un crédito al banco es un débito para usted y viceversa.
Puede resultarle útil recordar las reglas si recuerda que tanto los activos en el balance como los costos en el estado de resultados son débitos.
Así que si compras una fábrica nueva o unos sellos, se cargarán las cuentas correspondientes.
Tanto los pasivos en el balance como los ingresos en el estado de resultados son créditos. Entonces, si compras algo a crédito, el monto se acreditará en la cuenta del proveedor. Esto se debe a que es una responsabilidad.
Cuando realices una venta, el importe también se acreditará en la cuenta de ventas. En última instancia, contribuirá a las ventas en la cuenta de pérdidas y ganancias.
3. Todo débito debe ir acompañado de un crédito
Esta es una consecuencia fundamental e implícita del sistema de contabilidad por partida doble y no existen excepciones. Una cuenta otorga el beneficio y otra cuenta lo recibe.
A veces los científicos se ayudan a recordar esta regla pensando en la ley de la física: por cada acción hay una reacción igual y opuesta.
Ya hemos visto cómo funciona esto con respecto al pago de la prima del seguro de $5,000, pero no siempre es tan simple. De hecho, puede resultar extremadamente complicado.
Un lote de reservas puede contener una gran cantidad de débitos y créditos, pero la suma de los débitos siempre debe ser igual a la suma de los créditos. Si no son iguales, hay un error.
Por ejemplo, considere las entradas resultantes de un informe de gastos aprobado. Las cantidades son grandes, por lo que los gastos pueden haber sido realizados por un alto directivo o quizás simplemente por un periodista.
Para liquidar este informe de gastos se debitarían cinco cuentas individuales por un total de $6,499. A una cuenta se le acreditarían $6,499.
En este caso, preste atención a la primera regla básica de la contabilidad por partida doble: por cada débito debe haber un crédito. No hay excepciones.
Incluso se aplica la regla: el sol siempre sale por el este, el agua no corre cuesta arriba y una iniciativa gubernamental para reducir la burocracia siempre genera trabajo extra.
Tres ejemplos de contabilizaciones en doble contabilidad
Ejemplo 1
Transacción:
Recibe 3.000 dólares en efectivo de Sam, un deudor corporativo.
Entrada duplicada:
Un recibo por $3,000 de Sam, el deudor, se registra en el lado deudor de la cuenta de efectivo (a medida que este activo aumenta) y en el lado de crédito de la cuenta de Sam (a medida que disminuye la cantidad que debe). Los asientos en ambas cuentas suman $3,000.
Ejemplo 2
Transacción:
Los muebles valorados en $2,500 se compran a crédito de Fine Furniture.
Entrada duplicada:
La compra de muebles a crédito por $2,500 de Fine Furniture se registra en el lado deudor de la cuenta (ya que los muebles son un activo y aumentan).
Además, se realiza un asiento correspondiente de $2,500 en el lado acreedor de la cuenta a medida que aumenta el pasivo ante este acreedor.
Ejemplo 3
Transacción:
El propietario de un negocio retira $500 en efectivo de la tesorería de su negocio para uso personal.
Entrada duplicada:
Se hace un asiento de $500 en el lado del débito de la cuenta de capital porque el capital del propietario en el negocio se ha reducido.
Además, la misma cantidad se registra en el lado acreedor de la cuenta de inventario de efectivo porque el efectivo es un activo y se deprecia.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de contabilidad por partida doble
El término “doble reserva” no tiene nada que ver con la cantidad de reservas en una cuenta comercial. Más bien, se refiere a las dos caras de cada transacción. Con cada transacción, hay un aumento (o disminución) en un lado de una cuenta y una disminución (o aumento) correspondiente en el otro lado.
La contabilidad por partida doble se ha utilizado durante al menos seis siglos y todavía se utiliza ampliamente hoy en día porque hace que la contabilidad empresarial sea mucho más fácil de entender y auditar que otros métodos, como la contabilidad de caja o la contabilidad nominal. También proporciona un registro preciso de todas las transacciones, lo que puede ayudar a reducir el riesgo de fraude.
Un “débito” se registra en el lado izquierdo de una cuenta y aumenta esa cuenta; Por ejemplo, un saldo de $1000 en efectivo se representaría como +$1000 en efectivo. Un “crédito” se registra en el lado derecho de una cuenta y reduce esa cuenta; Por ejemplo, un préstamo de $1000 para suministros de oficina se representaría como -$1000 para suministros de oficina. ¿Por qué un saldo deudor se considera un saldo positivo?
La regla básica es: cuando aumentas el valor de una cuenta, lo debitas; Si lo reduces, crédito. Otra regla general es que el lado izquierdo (débito) es para gastos y pérdidas, mientras que el lado derecho (crédito) es para ingresos y ganancias. Esto se debe a que las transacciones financieras suelen implicar la transferencia de dinero de una parte a otra a cambio de bienes o servicios.
Debe preparar 2 copias de su libro de contabilidad comercial. El propietario debe conservar una copia (esto se llama copia del difunto). El resto del importe se envía a la oficina de impuestos (para garantizar que el impuesto sobre la renta se pague a tiempo).
