Sistema de entrada única en contabilidad.

¿Qué es el Sistema de Entrada Única?

El sistema de partida única es un sistema contable en el que a veces se registran ambos aspectos de una transacción, mientras que a veces solo se registra un aspecto de una transacción. En ciertos casos no se registra la transacción completa.

Introducción al sistema de entrada única en contabilidad.

Un problema importante en las pequeñas empresas es la incapacidad de mantener registros contables completos mediante contabilidad por partida doble debido a la falta de tiempo y experiencia.

Además, las pequeñas empresas generalmente no pueden permitirse el lujo de contratar personal externo para mantener estos registros.

Sin embargo, cada empresa debe ser informada sobre sus resultados comerciales después de ciertos intervalos.

Por este motivo, podemos decir que generalmente se denominan sistemas de partida única a todos los procedimientos destinados a determinar el resultado o pérdida de una empresa y que no requieren registros bajo el sistema de partida doble.

También vale la pena señalar que el ingreso único no significa el ingreso único de una transacción. Más bien, simplemente indica que los registros mantenidos en este sistema están incompletos.

De hecho, los sistemas de entrada única son una combinación de entrada doble, entrada única y entrada sin entrada.

Con el sistema de entrada única, algunas transacciones se registran en su totalidad. Por ejemplo, el efectivo asignado por los deudores se registra tanto en la cuenta del deudor como en la cuenta de efectivo.

Además, algunas transacciones se registran parcialmente, como las compras en efectivo. Del mismo modo, algunas transacciones no se registran en absoluto (por ejemplo, deudas incobrables y cancelaciones).

En definitiva, la partida única es un sistema que no registra registros contables de la misma forma que el sistema de partida doble.

Dado que los registros no se mantienen bajo el sistema de partida doble, se consideran registros incompletos. Esto, a su vez, significa que no se puede crear un balance de comprobación. Esto puede dar lugar a fraude y malversación de fondos.

Tipos de sistemas de entrada única

El sistema de entrada única se puede dividir en tres tipos:

1. Sistema puro de entrada única

Este sistema sólo mantiene cuentas personales. Esto significa que no se mantienen cuentas nominales ni reales.

2. Sistema sencillo de entrada única

Bajo este sistema se mantienen cuentas personales y un libro de caja.

3. Sistema de entrada casi única

Como parte de este sistema se llevan algunos libros auxiliares, así como cuentas privadas y un libro de caja.

Características del sistema de entrada única

• Dado que los propietarios o socios de pequeñas empresas pueden controlar directamente sus asuntos, el sistema es útil para este tipo de negocios.

• Normalmente, en el sistema de entrada única sólo se registran las cuentas personales, mientras que las cuentas no personales no se registran en absoluto.

• El sistema no está sujeto a un conjunto de reglas claras y, por lo tanto, es un sistema flexible y cambiante.

• El sistema puede ayudar a calcular la ganancia o pérdida, pero no su composición.

• Dado que los registros bajo este sistema están incompletos y por lo tanto no se puede preparar un balance de comprobación, no se puede calcular la precisión computacional del trabajo realizado.

• Los balances no se pueden preparar bajo este sistema porque no hay un libro mayor ni un balance.

• El sistema es una combinación de entrada doble, entrada única y sin entrada.

Limitaciones del sistema de entrada única

• Dado que no se puede crear el balance de comprobación, no se puede verificar la precisión matemática del trabajo realizado.

• El sistema puede crear oportunidades de fraude y malversación de fondos.

• En este sistema no se mantienen cuentas nominales. Por este motivo, no es posible crear una factura final. Varias cifras clave importantes, como el índice de costos operativos y el índice de beneficio bruto, no se pueden calcular.

• Debido a registros incompletos, no es posible realizar una evaluación adecuada de la situación financiera de una empresa.

• Debido a restricciones legales, ninguna sociedad de responsabilidad limitada puede mantener registros bajo este sistema.

Diferencia entre sistema de entrada única y de entrada doble

Sistema de Entrada Doble Sistema de Entrada Única (i) Se registran ambos aspectos de una entrada. Ambos aspectos de una entrada.
no podrán registrarse (ii) Se mantienen cuentas personales, reales y nominales. Sólo se mantienen cuentas personales. (iii) Se mantienen el Libro de Caja, el Libro Mayor General, el Libro de Cuentas por Cobrar y el Libro de Acreedores. Sólo se mantienen el libro de deudores y el libro de acreedores (iv) La precisión matemática se puede verificar cuando el balance de comprobación esté disponible. No se puede crear la balanza de comprobación, lo que significa que no se puede verificar la precisión matemática. (v) Se pueden preparar cuentas de operaciones y cuentas de pérdidas y ganancias. Debido a la ausencia del balance de comprobación, se puede crear la cuenta comercial y no se puede preparar la cuenta de pérdidas y ganancias (vi) Se pueden calcular varios índices del balance. No se pueden calcular métricas importantes como el índice de beneficio bruto y el índice de beneficio neto. (vii) Un sistema científico que sigue un conjunto particular de reglas. El sistema no es científico y no sigue ninguna regla.

Cómo determinar pérdidas y ganancias en el sistema de entrada única

Hay dos enfoques para determinar las ganancias o pérdidas bajo el sistema de entrada única:

• Enfoque del balance (o método del patrimonio neto)

• Enfoque transaccional (o método de conversión)

1. El enfoque del balance (enfoque del patrimonio neto)

Si los libros de una empresa se mantienen según el sistema de entradas detalladas, las ganancias o pérdidas no se pueden calcular a partir de la cuenta comercial ni de la cuenta de pérdidas y ganancias.

Esto se debe a que los registros mantenidos bajo el sistema de entrada única están incompletos. Para calcular la ganancia o pérdida bajo el sistema de partida única, se puede utilizar la siguiente ecuación básica del balance:

Capital (Valor Neto) = Activos – Pasivos

Este método también se conoce como método de declaración de hechos. Porque con este método se crean dos balances.

El primer balance elaborado a principios de año muestra el “capital de apertura”, mientras que el segundo balance elaborado a finales de año muestra el “capital de cierre”.

Comparando el “capital de apertura” y el “capital de cierre” podemos calcular la ganancia o pérdida. Si el capital de cierre es mayor que el capital inicial, esto indica un aumento de capital (es decir, “beneficio”).

Por otro lado, si el “capital de cierre” es menor que el “capital de apertura”, indica una reducción del capital, lo que corresponde a una pérdida del período.

La fórmula anterior se puede escribir en la forma de la siguiente declaración:

Ejemplo 1

El señor John, que lleva sus libros bajo el sistema de partida única, le ha informado que su capital al 31 de diciembre de 2019 era de $40,500 y al 1 de enero de 2019 era de $25,800.

También le dice que retiró $3,500 para fines personales. Invirtió un capital adicional de 5.000 dólares.

Requerido: Debes preparar un estado de resultados por el año terminado el 31 de diciembre de 2019.

Solución

Ejemplo 2

Un comerciante lleva sus libros según el sistema de entrada única. Inició su negocio el 1 de enero de 2019 con un capital total de $100,000. El 1 de julio de 2019, obtuvo un préstamo de 40.000 dólares al 10% anual.

Asimismo, al 31 de diciembre de 2019, sus activos y pasivos (distintos a los mencionados anteriormente) ascendían a:

• Efectivo: $6,000

• Inventario comercial: $94,000

• Deudor: $71,000

• Muebles: $50,000 (10% de depreciación de muebles)

• acreedor: 42.000 dólares

El comerciante se llevó 2.500 dólares para uso personal. Durante el año invirtió otros 25.000 dólares vendiendo sus bienes personales.

Requerido: Determinar la ganancia o pérdida anual del comerciante.

Solución

2. Enfoque de transacción (método de conversión)

Este enfoque es aplicable si se mantiene el sistema de partida doble. Con este enfoque se analiza cada transacción y se calcula el ingreso neto de la empresa.

Este enfoque utiliza una secuencia de pasos como se describe en esta sección.

Primero, las transacciones se registran en el diario. Una vez registradas las transacciones, se clasifican en el libro mayor. Para verificar la precisión matemática del trabajo realizado, se crea un balance de comprobación a partir del libro mayor.

Luego se envían asientos de ajuste para registrar las transacciones internas, incluida la depreciación. El siguiente paso es preparar el segundo balance de comprobación, llamado balance de comprobación ajustado, para incluir asientos de ajuste.

Luego, las cuentas nominales se transfieren del balance de comprobación a la cuenta comercial y al estado de pérdidas y ganancias. Finalmente, la cuenta comercial y el estado de pérdidas y ganancias indican el beneficio bruto y el beneficio neto de la empresa.

Cambio al sistema de doble entrada

Si una empresa crece rápidamente, el sistema de entrada única dejará de ser viable en algún momento del futuro. En tales situaciones, el sistema de entrada única debería convertirse en un sistema de entrada doble.

La conversión al sistema de partida doble puede ser una de las siguientes:

• Transformación con impacto para el futuro

• Conversión con efecto retroactivo

• Método de atajo

1. Transformación con impacto futuro

Con efecto prospectivo, la conversión se produce a partir de la fecha en que se celebran los acuerdos para la conversión. Esto garantiza que los libros se puedan seguir llevando utilizando la contabilidad por partida doble en el futuro.

Para pasar del sistema de entrada única al sistema de entrada doble con efectos prospectivos, se deberán cumplir los siguientes requisitos:

(I). Se debe preparar un estado de activos y pasivos a una fecha específica.

(ii). Se debe contar el saldo de caja.

(iii). El saldo de la cuenta debe comprobarse mediante una libreta bancaria.

(iv). Se debe crear una lista de deudores y acreedores desde una cuenta personal.

(v). Se debe realizar una evaluación del inventario y otros activos como maquinaria y mobiliario.

(vi). Deben incluirse los pasivos pendientes por salarios, alquileres, etc.

(vii). La suma de activos a pasivos representa el capital inicial.

(viii). El saldo puede registrarse en el diario en forma de asientos de apertura bajo el sistema de partida doble.

(ix). Todas las transacciones posteriores deben enviarse a través del diario y registrarse en el libro mayor de acuerdo con los principios del sistema de partida doble.

Ejemplo

David lleva sus propios libros utilizando el sistema de entrada única. Los siguientes activos y pasivos al 1 de enero de 2019 se muestran en sus registros de la siguiente manera:

• Efectivo disponible: $15,500

• Sobregiro: $25,000

• Inventario comercial: $23,300

• Acreedores (pasivos): $12,700

• Otros deudores (cuentas por cobrar): $13,000

• Maquinaria: $55.000

• Terrenos y edificios: $25,700

• Mobiliario: $9.000

• Facturas por pagar: $7,700

Requerido: Cambio de sistema de entrada simple a sistema de entrada doble.

Solución

2. Conversión con efecto retroactivo

Con efecto retroactivo, la conversión también puede tener lugar con efectos a partir de un momento ya transcurrido.

La conversión retroactiva está sujeta a las siguientes condiciones:

(I). Se puede preparar una declaración de apertura.

(ii). Se puede mantener un asiento de diario de apertura debitando los respectivos activos y acreditando los respectivos pasivos.

(iii). Se pueden calcular las compras totales a crédito y las ventas totales a crédito.

(iv). Las compras a crédito se pueden contabilizar en la cuenta de compras y las ventas a crédito se pueden contabilizar en la cuenta de ventas en el libro mayor.

(v). Los cobros y pagos (débito y crédito) del libro de caja se pueden contabilizar en las cuentas correspondientes del libro mayor, con excepción de las partidas relativas a cuentas privadas. Estos ya se han contabilizado en las cuentas correspondientes como parte del sistema de reservas individuales.

(vi). Recoge artículos de cuentas privadas que aún no hayan sido reservados dos veces.

(vii). Todos los demás elementos no tratados deben identificarse y registrarse cuidadosamente mediante anotaciones en el diario.

Si sigue los pasos anteriores, será fácil convertir cualquier sistema de entrada única a un sistema de entrada doble.

Los contadores pueden registrar y procesar todas las transacciones utilizando el sistema de contabilidad de partida doble. Debido a que este proceso completa registros incompletos, también puede crear un balance de comprobación que sea útil para la cuenta comercial, el estado de pérdidas y ganancias y el balance general.

3. Método de atajo

Los métodos anteriores son más complejos en comparación con el método abreviado. Por este motivo, este método también se denomina método abreviado.

Este método es útil al crear un resumen de efectivo y otras transacciones. Además, debe estar disponible información inicial y final sobre activos y pasivos.

Con este método se crean la cuenta comercial, el estado de pérdidas y ganancias y el balance. Los siguientes elementos, si faltan, pueden identificarse a partir de los datos disponibles.

• capital de apertura

• Varios deudores

• Ventas a crédito

• Varios acreedores

• Compras a crédito

• Dinero en mano

• Dinero en el banco

• Compras en efectivo

• Ventas en efectivo

• facturas por cobrar

• facturas por pagar

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