¡Descubre si los gastos prepagos son un activo financiero o no! Si alguna vez te has preguntado qué sucede con esos pagos por adelantado que realizas, entonces este artículo es para ti. En el mundo de las finanzas, el tema de los gastos prepagos puede ser un tanto confuso. Algunos afirman que son un activo, mientras que otros dicen que no lo son. Pero, ¿en quién debemos confiar? En esta emocionante lectura, desentrañaremos este enigma y te daremos todas las respuestas que necesitas. Prepárate para desafiar tus conocimientos sobre contabilidad y descubrir la verdad sobre los gastos prepagos. ¡Sigue leyendo!
¿Son los gastos prepagos un activo? Las empresas suelen incurrir en un tipo de gasto llamado gastos prepagos, en el que una empresa realiza un pago por adelantado por bienes y servicios. La capacidad de registrar estos gastos puede ayudar a garantizar que los libros contables se mantengan actualizados. Las empresas registran los gastos como gastos pagados por adelantado para alinear mejor su reconocimiento como gastos con los períodos reales de su consumo. Si una empresa o empresa no hiciera uso del concepto de pago anticipado, tanto sus activos como sus beneficios estarían algo subestimados en el corto plazo. El concepto prepago no se utiliza como parte de la liquidación en efectivo, que suelen utilizar las organizaciones más pequeñas.
En este artículo, analizaremos qué es un gasto prepago, si es un activo y cómo se trata a efectos contables.
Ver también: ¿Los gastos son activos, pasivos o patrimonio?
¿Qué es un gasto prepago?
Un gasto pagado por adelantado es un gasto que una empresa paga en un período contable pero cuyo activo subyacente se consume en un período futuro. Es decir, es un gasto futuro que se paga por adelantado. A medida que los beneficios de los activos subyacentes se obtienen con el tiempo, el monto se carga a gastos. Si se consumen o utilizan durante varios períodos, pueden surgir una serie de costos relacionados.
Básicamente, los gastos pagados por adelantado son gastos que una empresa aún no ha contabilizado, pero que se han pagado por adelantado. Esto significa que estos gastos se pagan en un período contable pero no se registran hasta un período contable posterior.
A menudo, las empresas realizan pagos por adelantado por bienes o servicios, como equipos de oficina alquilados y cobertura de seguro, que brindan beneficios continuos a lo largo del tiempo. Debido a que los pagos se realizan por adelantado, tienen un beneficio económico futuro y se cargan a gastos cuando se realiza el beneficio. Esto sucede según el principio de coincidencia. Si los bienes o servicios de este tipo se cargan a gastos inmediatamente, los gastos no coinciden con los beneficios que la empresa recibe con el tiempo por el uso del activo.
De acuerdo con la principios contables generalmente aceptados, Los gastos deben reconocerse en el mismo período contable que los beneficios del activo asociado. Por ejemplo, si una empresa alquila una fotocopiadora grande durante 12 meses, se beneficia al utilizarla durante el período de tiempo completo. El reconocimiento del anticipo realizado por el alquiler como gasto en el primer mes no garantiza que los gastos se concilien adecuadamente con los ingresos generados por el uso. Por lo tanto, debe registrarse como un gasto pagado por adelantado asignado a los gastos durante los doce meses completos.
Los asientos de diario que registran gastos en relación con los gastos pagados por adelantado registrados previamente se denominan Ajustar entradas. No mantienen registros de nuevas transacciones comerciales, sino que simplemente ajustan las transacciones registradas anteriormente. Para garantizar que los gastos se registren en el período en el que se incurren, las empresas deben realizar asientos de ajuste para los gastos pagados por adelantado.
Debido a la naturaleza de ciertos bienes y servicios, siempre habrá gastos pagados por adelantado. Por ejemplo, el seguro es un gasto pagado por adelantado porque el objetivo de comprar una póliza de seguro es adquirir protección proactiva contra el riesgo en caso de que ocurra un evento adverso (pérdida) en el futuro. Está claro que ninguna compañía de seguros venderá un seguro que cubra un evento desafortunado después del hecho, por lo que la compañía debe pagar los costos del seguro por adelantado.
¿Qué es un activo?
Un activo es un recurso que posee un individuo o una organización y que proporciona valor económico. Estos recursos incluyen efectivo, equipos, derechos, propiedades o cualquier cosa que ayude a una empresa a generar ingresos o reducir gastos.
Según las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), los activos se adquieren como resultado de transacciones o eventos pasados y tienen como objetivo proporcionar beneficios económicos futuros, que pueden ser directos o indirectos. Por ejemplo, un dispositivo puede generar ingresos indirectamente, mientras que el efectivo es una fuente de valor más directa.
Los activos son de gran importancia porque son los que utilizan las empresas para funcionar y generar ganancias. Además, es uno de los tres conceptos de la ecuación contable básica, junto con el pasivo y el patrimonio.
Ver también: Activos, Pasivos, Patrimonio: Comparación
¿Son los gastos prepagos un activo?
Un gasto prepago es un tipo de activo en el balance, ese es uno Activos circulantes, ya que surge del hecho de que una empresa realiza pagos anticipados por bienes o servicios que adquirirá en el futuro. Estos bienes o servicios, que se van a adquirir en el futuro, traen consigo beneficios económicos futuros.
Los gastos pagados por anticipado se registran inicialmente como activos, pero su valor se reconoce con el tiempo como un gasto en el estado de resultados. Esto sucede más tarde, cuando la empresa se da cuenta de la utilidad de los bienes o servicios a lo largo del tiempo. Se trata de reducir el valor del activo y registrar el importe como gasto en la cuenta de resultados. A diferencia de los gastos tradicionales, la empresa recibe algo valioso de los gastos pagados por adelantado durante múltiples períodos contables.
Básicamente, los gastos pagados por adelantado se consideran activos corrientes porque son montos que una empresa paga por adelantado a cambio de bienes y servicios que se entregarán en el futuro. Como se explicó anteriormente, los gastos pagados por adelantado generalmente se refieren a la compra de algo, como alquiler o seguro, que proporciona valor económico a la empresa durante múltiples períodos contables, generalmente seis meses o un año. Entonces una empresa registra un gasto prepago como activo en el balance, ya que es una representación de los beneficios económicos futuros de la empresa.
Según la contabilidad devengada, los ingresos se reconocen cuando se obtienen, mientras que los gastos se reconocen cuando se incurren, independientemente de cuándo se intercambia el efectivo por la transacción. Por lo tanto, está bien decir que los gastos pagados por adelantado son un activo porque la empresa aún no ha realizado el valor del bien o servicio en el momento del primer intercambio de efectivo.
Esto puede compararse con la mecánica de un programa de depreciación, en el que la salida real de fondos no se registra en el período en el que una empresa realiza el gasto de capital, sino que se distribuye a lo largo de toda la vida útil. Por lo tanto, el activo de gastos pagados anticipadamente disminuye gradualmente hasta que el saldo finalmente llega a cero. Al mismo tiempo, el gasto aparece en el estado de resultados en el período correspondiente al beneficio correspondiente cuando el saldo reportado de la empresa disminuye.
Contabilización de gastos prepagos
Como se mencionó anteriormente, los gastos prepagos se registran inicialmente en el balance en la cuenta de activos prepagos porque representan beneficios futuros del negocio. Se consideran activos circulantes porque se espera que se consuman, agoten o agoten dentro de un año a través de las operaciones comerciales normales. Sin embargo, si es probable que un gasto pagado por adelantado no se utilice dentro de un año, se registra como un activo no corriente en el balance.
Anteriormente se dijo que los gastos pagados anticipadamente se reconocen en el estado de resultados cuando se realizan sus beneficios. Además, no se reconocen inicialmente en la cuenta de resultados porque, según el principio de concordancia GAAP, los gastos no pueden reconocerse en la cuenta de resultados antes de que se incurran.
Se requieren los siguientes pasos para realizar la contabilidad básica de facturas devengadas:
- Al ingresar inicialmente una factura de proveedor en el sistema de contabilidad, es importante verificar que el artículo cumpla con los criterios de la empresa para un gasto o activo pagado por adelantado.
- Si el rubro cumple con los criterios de la empresa, debe cargarse a la cuenta de gastos acumulados. Sin embargo, si este no es el caso, el monto de la factura se registrará como un gasto en el período contable actual.
- El monto de los gastos debe registrarse en la tabla de conciliación de gastos pagados por adelantado.
- Al final del período contable, se debe determinar el número del período durante el cual se cancela la partida. Esta información luego debe ingresarse en la tabla de conciliación. Este asiento deberá indicar el monto de la amortización en línea recta calculado en los respectivos períodos.
- Al final del período contable, se debe crear un asiento de ajuste que amortice el monto especificado en la cuenta de gastos más relevante.
- Después de completar todas las cancelaciones, una empresa debe verificar que el monto total en la hoja de cálculo coincida con el saldo total en la cuenta de gastos acumulados. Si este no es el caso, es necesario conciliar ambos y hacer ajustes si es necesario.
Una mejor práctica es evitar registrar gastos pequeños en la cuenta de gastos acumulados porque es muy difícil rastrearlos a lo largo del tiempo. Más bien, estas cantidades más pequeñas deberían contabilizarse como gastos. Además, debería considerar registrar los montos restantes como gastos por encima de un monto mínimo determinado. Es crucial que ambas medidas estén sujetas a una política contable formal que establezca el umbral en el que los gastos pagados anticipadamente deben contabilizarse como gastos.
Ejemplos
Una fábrica de fertilizantes firma un contrato de arrendamiento de 12 meses sobre un almacén por $10,000 por mes. A principios de este año, el propietario exigió un pago por adelantado de 120.000 dólares de esta instalación. El primer asiento de diario de esta empresa se ve así:
| Cuentas | Débito directo | crédito |
|---|---|---|
| Renta prepagada | 120.000 | |
| Verificar | 120.000 |
Al final del primer mes, esta planta de fertilizantes habría agotado un mes de su arrendamiento. Por lo tanto, es necesario realizar un ajuste a este alquiler prepago de la siguiente manera:
| Cuentas | Débito directo | crédito |
|---|---|---|
| Costos de alquiler | 10.000 | |
| Renta prepagada | 10.000 |
Es importante tener en cuenta que un mes equivale a $10,000 de alquiler, que son $120,000 divididos por 12 meses. Esto significa que el ajuste al asiento del diario se realiza todos los meses y al final del año el saldo de prepago sería 0 si el contrato de alquiler ya no proporciona beneficio económico en el futuro.
Al firmar el contrato de alquiler del almacén por un año, la empresa también contrata un seguro para el almacén de fertilizantes. Luego paga $24 000 por una póliza de seguro de 12 meses para el almacén. El primer asiento de diario de la transacción se vería así:
| Cuentas | Débito directo | crédito |
|---|---|---|
| Seguro prepagado | 24.000 | |
| Verificar | 24.000 |
Al igual que con el alquiler, al cabo de un mes la empresa habría consumido un mes de su póliza de seguro. Esto requeriría un ajuste al seguro prepago, como se muestra en el siguiente asiento de diario:
| Cuentas | Débito directo | crédito |
|---|---|---|
| Gastos de seguro | 2.000 | |
| Seguro prepagado | 2.000 |
También tenga en cuenta que un mes equivale a $2000 en la póliza de seguro, que es $24 000 dividido por 12 meses.
La empresa realiza un asiento de diario correspondiente cada mes y al final del año. El importe restante del seguro prepago corresponde al punto en el que la póliza de seguro ya no proporciona ningún beneficio económico futuro.
