¿Cómo hago un seguimiento de mis ingresos como trabajador autónomo?

Si trabaja por cuenta propia, puede resultar difícil mantener registros de sus ingresos. No se trata sólo del dinero que gana, sino también de los gastos de su negocio. Todo esto debe ser monitoreado para que usted conserve la información que necesita para HM Revenue and Customs (HMRC) cuando llegue el momento de presentar su declaración de impuestos de autoevaluación antes del 31 de enero.

Entonces, ¿cómo realiza un seguimiento de sus ingresos mientras trabaja por cuenta propia? Averigüemos a continuación.

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Su ciclo de facturación es el mismo todos los años en el Reino Unido: del 6 al 5 de abril. Por ejemplo, el año fiscal 2021-2022 va desde el 6 de abril de 2021 hasta el 5 de abril de 2022.

Pero eso es todo lo que permanece igual en contabilidad. La forma de almacenar los registros comerciales con fines contables depende totalmente de usted. Así que veamos las opciones.

Contabilidad tradicional

En la contabilidad tradicional, simplemente registra todos los ingresos y gastos según el momento en que recibió las facturas. Independientemente de si todavía estás recibiendo pagos o liquidando tú mismo la factura pendiente.

Por ejemplo, es posible que tenga una factura pendiente de un proveedor que le fue entregada el 18 de marzo de 2022, pero no desea el pago hasta el 18 de abril de 2022. Por supuesto, no pagará la factura hasta el próximo año fiscal. Sin embargo, aún incluiría los pagos de este año fiscal en la contabilidad tradicional porque lo que le importa es cuándo se emitió la factura, no cuándo vence.

contabilidad de caja

Con la contabilidad de caja, sólo se registran todos los ingresos y gastos una vez que se ha pagado la factura o se ha recibido el dinero. Esto lo suelen utilizar los trabajadores autónomos y la mayoría de las pequeñas empresas que ganan menos de £150 000 al año, ya que significa que usted paga menos impuestos en el período contable, ya que no tiene que pagar impuestos sobre la renta sobre los ingresos comerciales que no se han acumulado. ni recibido.

¿Qué registros necesito mantener?

Independientemente de su método de contabilidad, aún necesita mantener registros similares. Algunos los necesitará para su declaración de impuestos de autoevaluación, otros simplemente si HMRC inicia una investigación sobre los ingresos de su negocio.

Mantener registros comerciales inadecuados puede resultar en multas elevadas de hasta £ 3000. Por lo tanto, le conviene repasar sus registros y saber exactamente qué necesita conservar. Un portavoz de la Oficina de Contabilidad Auditox de Darlington dijo que el 80% de los trabajadores autónomos que acudieron a ellos después de crear su negocio, en lugar de antes, necesitaron casi el doble de trabajo para volver a trabajar, lo que les costó más a largo plazo.

Aquí encontrará todo lo que necesita para mantener registros:

• todas las ventas e ingresos
• todos los gastos operativos
• Documentos de IVA (si está registrado a efectos del IVA, este no es el caso para todos, ya que no todos tienen que estarlo)
• Ingresos personales (también registra cómo invirtió sus fondos personales en su negocio)
• Registros PAYE (si tiene empleados)

Si utiliza el método contable tradicional, también necesitará:

• Información sobre dinero adeudado pero no recibido
• Facturas recibidas pero aún no pagadas
• Valor del inventario al final del período contable.
• Saldo de la cuenta bancaria al final del año.
• Inversión personal
• Fondos comerciales utilizados para uso personal.

¿Por qué es importante mantener registros?

Mantener registros precisos es fundamental. Le ayudará a completar su declaración de impuestos de autoevaluación, pero también ayudará a HMRC a determinar cuánto impuesto sobre la renta tendrá que pagar y qué contribuciones al Seguro Nacional tendrá que pagar.

Sin registros precisos, no podrá proporcionar a HMRC todos los gastos comerciales y los registros contables relevantes para determinar los ingresos imponibles sobre los cuales debe pagar impuestos. Puedes leer más sobre contabilidad aquí.

Debido a que usted dirige su propio negocio como comerciante individual, puede reclamar gastos comerciales, desgravaciones fiscales sobre las contribuciones de pensión y otros beneficios disponibles para usted, lo que le dará derecho a alguna reducción en el impuesto sobre la renta que debe pagar en ese año fiscal. Esto se debe a que no se llevó a casa cada centavo de sus ingresos como lo haría si fuera empleado de otra persona, porque parte de su dinero regresó a la empresa. HMRC necesita saber sobre todo esto.

Al mantener registros y recibos precisos de los ingresos y gastos de su negocio, HMRC puede indicarle cuántos impuestos debe realmente.

Gastos de negocio

A continuación se muestra una lista de gastos comerciales de los que debe realizar un seguimiento:

• Viaje y alojamiento
• Costos legales y financieros.
• Costos de mercadeo
• costo de la ropa
• Utilidades
• Suscripciones

Básicamente, si tienes que gastar dinero como parte de tu negocio, debes documentarlo.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros?

Como pequeña empresa o trabajador autónomo, debe conservar todos sus documentos básicos durante cinco años después de la fecha límite del 31 de enero.

Esto significa que todos los recibos, registros, facturas, gastos, etc. para el año fiscal 2021-2022 (que vence antes del 31 de enero de 2023) deben conservarse hasta el 31 de enero de 2028. Esta es una obligación legal y no está permitida. negociable.

¿Qué evidencia necesito conservar?

Todo lo que necesita hacer durante estos cinco años es conservar todos los recibos de los ingresos y gastos de su negocio. La evidencia incluye:

• Recibos de bienes y suministros.
• Extractos bancarios de su cuenta comercial (con todos los pagos e ingresos de la cuenta)
• Talones de chequera
• Facturas de ventas (incluidas sus propias facturas que haya enviado)
• recibos físicos de pagos en efectivo
• recibos de pago, etc.

Toda esta información debe incluir la fecha y la información sobre los servicios por los que su empresa pagó o recibió pago.

Aquí se explica cómo preservar esta evidencia.

Lo ideal es que los trabajadores autónomos almacenen todos sus registros electrónicamente, ya que les resultará mucho más fácil enviarlos a HMRC si es necesario. Conservar copias físicas no siempre es práctico y puede provocar pérdidas o daños, lo que puede derivar en una multa considerable.

Dado que Making Tax Digital entrará en vigor en abril de 2023, los propietarios únicos deberán acostumbrarse a almacenar toda su información en un software de impuestos para presentar sus declaraciones de impuestos.

Cierto software de impuestos también le permite tomar fotografías de recibos físicos, simplificando su contabilidad y haciendo todo más fácil.

Pensamientos finales

Siempre que registre todo (electrónicamente si es posible), elija el método de contabilidad que funcione para usted y mantenga registros precisos de todos los gastos e ingresos relacionados con su negocio durante cinco años después del 31 de enero del año fiscal al que se refieren los registros. Es muy fácil registrar tus ingresos como autónomo.

Luego, simplemente use la información que tiene para compartir con HMRC a través de la declaración de impuestos de autoevaluación y tenga la seguridad de que cumple con todos los requisitos legales. Es realmente así de simple.