La contabilidad tradicional ha evolucionado rápidamente en los últimos años gracias al avance de la tecnología. Una de las innovaciones más destacadas en este campo es la contabilidad computarizada, un sistema que utiliza software y herramientas digitales para simplificar y agilizar el proceso contable. En este artículo, exploraremos qué es la contabilidad computarizada, sus ventajas y desafíos, y cómo puede revolucionar la forma en que las empresas llevan sus registros financieros. Si estás interesado en optimizar tu contabilidad y mantener tus finanzas al día, ¡sigue leyendo!
Para comprender qué es la contabilidad computarizada, es importante saber cómo se pueden representar los sistemas contables. Así que veamos la siguiente figura.
El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera útil para la toma de decisiones.
La contabilidad puede verse como un sistema (o proceso) que transforma datos en información útil. Los procesos de información incluyen registro, mantenimiento y generación de informes.
Existen numerosos procesos involucrados en cada empresa. Algunas son simples mientras que otras son complejas o engorrosas.
A medida que una empresa crece, adquiere nuevos clientes, ingresa a nuevos mercados y se mantiene al día con los cambios constantes en las regulaciones gubernamentales, debe mantener registros contables, de inventario y legales precisos y actualizados.
La contabilidad asistida por computadora ayuda aquí. La contabilidad computarizada simplifica, integra y agiliza todos los procesos comerciales de manera fácil y rentable.
Necesidad de contabilidad computarizada
La contabilidad de las transacciones financieras de una empresa es una función importante en las operaciones diarias.
Desarrollar y utilizar un sistema de contabilidad adecuado garantiza que todas las transacciones se registren de forma correcta y precisa en el libro mayor de la empresa. Los avances tecnológicos están facilitando el proceso contable para muchas empresas.
La contabilidad es una parte importante de todo negocio. Las empresas están obligadas a llevar registros de sus créditos y débitos. Entonces, ¿qué es mejor para una idea de negocio: las personas o el software?
Muchos contadores y auditores se refieren a la contabilidad como un lenguaje comercial aceptado en todos los países.
Toda empresa utiliza la contabilidad porque es generalmente aceptada. Las empresas deben revelar información financiera y de gestión específica al gobierno, al público y a otros usuarios.
De hecho, la contabilidad es una herramienta indispensable en el proceso de toma de decisiones empresariales. Con el desarrollo de la tecnología de la información, han surgido numerosos productos informáticos (software) que facilitan la contabilidad a los usuarios.
Para seguir siendo competitivas, las grandes empresas analizan el desempeño de todas las células organizacionales (desde los trabajadores no calificados y el personal operativo hasta los altos directivos y otro personal clave). Usted determina todas las desviaciones del plan y sus efectos.
Es responsabilidad de la dirección implementar medidas y procedimientos para evitar tales desviaciones en el futuro. Estos procedimientos se conocen como controles internos e incluyen los siguientes cinco elementos:
- Control medioambiental
- Evaluación de riesgos
- vigilancia
- información
- comunicación
Después de evaluar cada elemento por separado, se fusiona con los demás para derivar una evaluación holística del desempeño organizacional.
Contabilidad manual versus computarizada
La contabilidad manual significa que los empleados realizan todo el ciclo contable manualmente de forma regular; Calculan, registran transacciones, preparan libros de contabilidad, preparan balances de comprobación y preparan informes financieros y otras rutinas.
Por supuesto, las tareas de contabilidad manual de este tipo requieren mucho tiempo, recursos y esfuerzo en las grandes organizaciones.
Por otro lado, la contabilidad computarizada significa que los empleados simplemente registran las transacciones en una computadora, que luego lleva a cabo los demás pasos del ciclo contable automáticamente o según demanda.
Sin embargo, esta visión de la contabilidad computarizada es muy simplificada. Esto se debe a que las transacciones son una categoría compleja que incluye no sólo ventas o adquisiciones, sino también depreciaciones, bonificaciones, dividendos y el cálculo de salarios.
Aunque las computadoras proporcionan cálculos precisos y generan informes inteligentes, la contabilidad computarizada también requiere mucho tiempo, recursos y esfuerzo. Por este motivo, es difícil juzgar qué tipo de contabilidad es más rápida y económica.
Mientras que la contabilidad manual requiere contadores calificados para registrar las transacciones comerciales, la contabilidad computarizada requiere contadores que puedan usar cierto software y, por lo tanto, obtener un salario más alto.
El software puede realizar cálculos más rápido que los humanos, pero las computadoras no saben lo que se necesita hasta que un humano da instrucciones claras. Además, dependiendo de la complejidad y el tamaño de una organización, un sistema de contabilidad computarizado adecuado puede costar cantidades enormes.
Además, la contabilidad computarizada proporciona un mejor sistema de presentación de informes de control interno durante un período de tiempo específico en comparación con la contabilidad manual.
Esto se debe a que las computadoras pueden controlar miles de indicadores al mismo tiempo y enviar notificaciones a la parte correspondiente cuando ciertos indicadores son anormales. El control manual, por el contrario, requiere más tiempo.
Ventajas y desventajas de la contabilidad manual e informatizada.
Ventajas de la contabilidad manual
Las ventajas de la contabilidad manual incluyen:
- Mano de obra y recursos comparativamente baratos
- fiabilidad
- Independencia de las máquinas
- Disponibilidad de trabajadores calificados
Desventajas de la contabilidad manual
Las desventajas de la contabilidad manual incluyen:
- Velocidad más lenta
- Se requiere más esfuerzo de los contadores
- Informes de control interno comparativamente lentos
- Trabajo de rutina más algún otro trabajo.
- Se requiere más personal
Ventajas de la contabilidad informatizada
Las ventajas de la contabilidad computarizada incluyen:
- Informes rápidos y móviles
- Fiabilidad y sin trabajo rutinario.
- Mayor precisión
- Sistema de control interno para aumentar la productividad.
- Realice copias de seguridad y restaure registros fácilmente
Desventajas de la contabilidad computarizada
Las desventajas de la contabilidad computarizada incluyen:
- Costos extremadamente altos para desarrollar, implementar y utilizar el sistema.
- Se requiere capacitación especial para el personal.
- Mayores costos de personal.
- Dependencia de las máquinas
Comparación
Tanto la contabilidad computarizada como la contabilidad manual tienen ventajas y desventajas, pero realizan la misma tarea y el resultado final es el mismo.
Las principales diferencias entre estos tipos de contabilidad son el costo, la velocidad y la movilidad.
La contabilidad manual suele ser la preferida en las pequeñas y medianas empresas y puede utilizarse sin sacrificar la calidad. Por el contrario, las grandes empresas utilizan sistemas contables complejos que cuestan mucho dinero, pero cuyo impacto supera todas las expectativas.
Limitaciones de la contabilidad computarizada
Aparte de las desventajas, la contabilidad computarizada tiene ciertas limitaciones en su funcionamiento. Estos son los siguientes:
- Los cortes de energía, los virus informáticos y los piratas informáticos son las vulnerabilidades notables de los sistemas de contabilidad computarizados.
- Una vez que los datos se ingresan en el sistema, la salida se produce automáticamente. Por lo tanto, se debe verificar que los datos ingresados sean exactos y completos. No debemos olvidar el concepto de GIGO (basura en [input]la basura fuera [output]).
- Los sistemas de contabilidad computarizados que no están adecuadamente alineados con las necesidades del negocio (por ejemplo, debido a errores de programación, software inadecuado, hardware o problemas de personal) pueden causar más daño que bien.
- A menos que se garantice un nivel adecuado de control y seguridad (ya sea interno o externo), el fraude informático representa una amenaza persistente para los sistemas contables informatizados.
Estas limitaciones declaradas se pueden abordar configurando UPS, empleando personal contable capacitado e implementando medidas sólidas de control y seguridad.
Aunque la contabilidad computarizada se considera bastante costosa, las empresas modernas la prefieren debido a su velocidad, movilidad y precisión.
Nota: La metodología asociada con la contabilidad computarizada no se explica en detalle aquí.
Preguntas frecuentes sobre la contabilidad informática
La contabilidad manual ofrece varias ventajas, entre ellas mano de obra barata, independencia de las máquinas, disponibilidad de trabajadores calificados, confiabilidad y ausencia de trabajo rutinario. Sin embargo, tiende a ser más lenta que la contabilidad computarizada con su funcionalidad de informes móviles. Además, esto significa más trabajo para los contadores, ya que tienen que ingresar datos en el sistema y realizar otros trabajos. Además, este sistema requiere más personal para su manejo.
Los sistemas de contabilidad computarizados están sujetos a ciertas limitaciones como cortes de energía (provocados por tormentas, rayos y cortes de energía), ataques de virus (que podrían inutilizar todo el sistema), piratas informáticos y errores de hardware o programación. Además, los sistemas mal programados pueden hacer más daño que bien.
La contabilidad manual implica errores humanos cuando se utiliza. Además, ingresar datos en un sistema es una tarea tediosa que requiere una capacitación adecuada. También requiere más personas para manejar las cuentas y otros trabajos relacionados. El tiempo de procesamiento es comparativamente mayor en la contabilidad manual que en los sistemas de contabilidad computarizados donde la información se muestra casi instantáneamente.
La velocidad de operación tiende a ser mucho más lenta en comparación con los sistemas basados en computadora; Sin embargo, es más confiable y preciso. El uso de computadoras puede resultar en errores en el ingreso de datos que pueden resultar en informes incorrectos. Además, la contabilidad computarizada requiere de profesionales altamente capacitados para utilizarla; Por lo tanto, cuando ocurre un error, resulta difícil detectarlo en etapas anteriores.
La velocidad y confiabilidad de los sistemas computarizados superan la contabilidad manual. Ofrece una funcionalidad de generación de informes rápida y es extremadamente precisa. Los flujos de trabajo se pueden gestionar fácilmente en este sistema y su mantenimiento tampoco es caro. A pesar de estas muchas ventajas, las empresas todavía prefieren la contabilidad manual a la contabilidad computarizada por sus propios motivos.
