¿Qué es una cuenta de contrato y cómo funciona? Si estás pensando en contratar un servicio o adquirir un producto a largo plazo, es posible que hayas escuchado sobre las cuentas de contrato. En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este tipo de cuenta y cómo puede beneficiarte. Desde cómo funciona hasta cuáles son sus ventajas y desventajas, descubrirás cómo gestionar tus finanzas de manera eficiente con una cuenta de contrato. ¡Sigue leyendo para no perderte ningún detalle!
¿Qué es una cuenta de contrato?
Una vez que un contratista ha aceptado un contrato, se abre una cuenta separada para cada contrato, que resume todos los costos asociados con un contrato en particular.
A cada contrato se le asigna un número de serie, llamado cuenta de contrato.
Explicación de la cuenta del contrato.
Todos los costos incurridos en el cumplimiento del contrato (por ejemplo, materiales, salarios, costos directos, costos de subcontratación, costos de equipos especiales y costos indirectos) se cargan a una cuenta del contrato.
Asimismo, los gastos devengados o pendientes del contrato se cargarán en la cuenta del contrato al finalizar el periodo de facturación.
Al final del período de facturación, aparece lo siguiente en el lado del crédito de la cuenta:
- Materiales devueltos al proveedor.
- Los materiales y equipos fueron devueltos al campamento.
- Materiales transferidos a otros contratos, robados, destruidos, vendidos o en posesión
Los materiales y equipos robados o destruidos representan pérdidas inusuales y deben imputarse al estado de resultados.
Asimismo, las ganancias o pérdidas por la venta de los equipos o materiales también deberán trasladarse al estado de pérdidas y ganancias como una partida especial.
Los otros elementos que deben declararse en el lado acreedor de la cuenta del contrato son el precio del contrato (para contratos completados) y el trabajo en curso, que consiste en el valor del trabajo certificado y el costo del trabajo no certificado (para contratos incompletos). .
Ejemplo de cuenta de contrato
A continuación se muestra un ejemplo de una cuenta de contrato.
Tratamiento de determinadas posiciones en una cuenta de contrato
Esta sección proporciona una descripción general del tratamiento de los distintos elementos incluidos en la cuenta del contrato.
materiales
El costo de los materiales comprados directamente o gastados en las tiendas se refleja en el lado del débito de la cuenta del contrato. Los materiales devueltos a proveedores y tiendas aparecerán en la página de crédito.
Los importes de la venta de materiales excedentes se acreditan a la cuenta del contrato y cualquier ganancia o pérdida resultante se transfiere al estado de pérdidas y ganancias como una partida especial.
Los materiales perdidos, robados o destruidos accidentalmente (por ejemplo, por incendio) se imputan a la cuenta de resultados como pérdida extraordinaria.
Los valores del inventario de materiales al final del período contable aparecen en el lado acreedor de la cuenta del contrato.
A veces los materiales se transfieren de un contrato a otro. Si esto ocurre, se debitará al contrato que recibe los materiales y se acreditará al contrato que envía los materiales.
El siguiente ejemplo muestra cómo se deben manejar los diferentes artículos materiales en la cuenta del contrato.
Ejemplo
Una empresa recibió el contrato número 5 para la construcción de un edificio de cine. Compró materiales para el contrato a un costo de $80,000.
Los gastos de tiendas ascendieron a 45.000 dólares. Se devolvieron a las tiendas materiales por valor de 3.000 dólares, se robaron materiales por valor de 2.000 dólares y los materiales por valor de 500 dólares fueron destruidos por el fuego.
Los materiales valorados en $5,000 se vendieron por $4,800. El contrato #3, que se completó, recibió materiales por valor de $25,000. Los materiales valorados en $1,000 fueron transferidos al Contrato #15.
Los materiales disponibles al final del período contable estaban valorados en $10,000.
Con base en la información anterior, presente el tratamiento de los materiales en la cuenta del contrato No. 5.
Solución
los costes laborales
Cualquier trabajador empleado en el lugar de un contrato en particular, independientemente de la naturaleza del trabajo que realice, es tratado como un trabajador directo y recibe su salario como salario directo.
Dichos salarios son directamente imputables al contrato respectivo.
Cuando un empleado (normalmente personal de supervisión) tiene dos o más contratos, su salario total puede dividirse entre diferentes contratos en función del tiempo dedicado a cada contrato individual (o según otra base razonable).
Los salarios acumulados o pendientes de pago al final del período contable deben aparecer en el lado del débito de la cuenta del contrato.
Ejemplo
Los siguientes datos están disponibles para el año que finalizó el 31 de marzo de 2019 y se relacionan con el Contrato #2, que comenzó el 1 de abril de 2018.
Los salarios directos ascendieron a 85.000 dólares, mientras que los salarios acumulados ascendieron a 12.000 dólares.
Muestre el tratamiento de estos elementos en la cuenta del contrato n.° 2.
Planta especial
El equipo adquirido por un contratista para cumplir el contrato se puede dividir en dos partes: equipo especial y equipo general.
Las plantas especiales se compran específicamente para un contrato particular y se espera que se utilicen para ese contrato durante un largo período de tiempo.
El valor del sistema especial al comienzo del período de uso (es decir, los costos de adquisición, incluidos los costos de montaje o el valor depreciado) se carga a la cuenta del contrato.
Al final del período contable, el valor del activo debe acreditarse a la cuenta del contrato después de que se haya realizado la depreciación adecuada (es decir, la depreciación).
Esto significa que la reducción de valor del sistema se carga automáticamente a la cuenta del contrato.
Al calcular el valor de los activos existentes, se debe tener en cuenta, entre otras cosas, el valor de los activos devueltos al almacenamiento, vendidos y destruidos.
Ejemplo
El 1 de abril de 2019, se compró una instalación para el Contrato #5 por $80,000.
Además, una planta valorada en $4,000 fue devuelta a la tienda, mientras que una planta valorada en $4,000 se vendió por $6,000. Un activo valorado en 2.000 dólares fue robado y otro valorado en 8.000 dólares fue destruido por un incendio.
El valor de los activos existentes era de $40,000 al cierre del año, 31 de marzo de 2020.
Muestre cómo se trataría el activo en la cuenta del contrato n.° 5.
Solución
Ejemplo
Una empresa compró un activo para el Contrato n.° 5 el 1 de julio de 2019 por $40 000.
Muestre el tratamiento del activo en la cuenta del contrato depreciándolo de la siguiente manera:
- 10%
- 10% por año
Debe esperar que las cuentas de la Compañía se cierren el 31 de marzo de cada año.
Solución
Ejemplo
Un contratista compró equipo para el Contrato n.° 3 el 1 de abril de 2019 por $100 000. Una planta valorada en $20,000 fue devuelta a las tiendas el 31 de diciembre de 2019.
Un activo valorado en 5.000 dólares se perdió en un accidente el 30 de septiembre de 2019. Además, un activo de 10.000 dólares se consideró inadecuado y se vendió inmediatamente por 11.500 dólares.
Muestre el tratamiento del activo depreciándolo al 20% anual. Los libros cierran el 31 de marzo de cada año.
Solución
Instalaciones generales
A diferencia de un sistema especial, se adquiere un sistema general para utilizarlo en dos o más contratos.
Se debe establecer una tasa de depreciación por hora, día, semana o mes para un activo general y el monto de depreciación puede cargarse a cada contrato de acuerdo con el uso real del activo en la ubicación del contrato.
El tratamiento de la depreciación de un activo general se ilustra en el siguiente ejemplo.
Ejemplo
El 1 de abril de 2019 se compró un activo por $52,000. La vida útil esperada del activo era de 5 años y al final del quinto año su valor residual será de $2 000.
La instalación se utilizó para el contrato n.° 31 durante 73 días. El tratamiento del sistema deberá constar en la cuenta del contrato nº 31.
Solución
Costos directos
Todos los gastos incurridos específicamente para un contrato en particular (aparte de los costos de materiales y salarios directos) son gastos directos y deben cargarse a la cuenta del contrato.
Ejemplos de gastos directos incluyen costos de alquiler de equipos especializados (que no son de propiedad), costos de transporte de materiales comprados y costos de viaje asociados con el contrato.
Gastos indirectos
Algunos gastos no pueden atribuirse directamente a un contrato específico, incluido el salario del director general, el salario de un arquitecto responsable de múltiples contratos al mismo tiempo, el salario de un comerciante y los costos de tienda y oficina.
Dado que estos costos se aplican a toda la empresa, deben dividirse adecuadamente entre los distintos contratos.
Costos de subcontratación
Generalmente, el contratista principal encarga los trabajos de carácter especializado (por ejemplo, construcción de carreteras, instalación de ascensores y uso de instalaciones eléctricas) a otro contratista.
En tales casos, el trabajo realizado por el subcontratista se cargará directamente al contrato correspondiente y el precio del subcontrato pagado deberá cargarse a la cuenta del contrato.
Costo del trabajo adicional
A veces, el contratista puede requerir trabajo adicional (o desviaciones del trabajo originalmente acordado en el contrato) en un contrato.
Como el trabajo adicional requerido no está cubierto por los términos del contrato original, se cobrará por separado.
Si el trabajo adicional es significativo, debe tratarse como un contrato separado y manejarse en una cuenta separada.
Si el trabajo adicional no es significativo, los costos incurridos por el trabajo adicional deben cargarse a la cuenta del contrato como costo del trabajo adicional.
El monto adicional que el contratista se compromete a pagarle debe agregarse al precio original del contrato.
Precio de contrato
El precio del contrato es el precio acordado al que el contratista se compromete a cumplir el contrato.
Cuando se celebre el contrato, el precio del contrato se acreditará en la cuenta del contrato. En este caso, el importe del precio del contrato se carga en la cuenta personal del contratista y se acredita en la cuenta del contrato.
En el caso de contratos incompletos no se consignará el precio del contrato.
En curso
En el caso de un contrato incompleto, la cantidad de trabajo en curso que se registrará en el lado acreedor de la cuenta del contrato consta de:
- Trabajo certificado
- Trabajo realizado pero no certificado
(i) Trabajo certificado
Para pedidos grandes, el contratista recibe cantidades regulares de dinero del contratista. Estos importes se pagarán contra facturas del arquitecto, aparejador o ingeniero del contratista por el valor de la obra realizada hasta la fecha.
Las obras realizadas por el Contratista cuya finalización haya sido certificada por el arquitecto o ingeniero del Contratista se considerarán obras certificadas (u obras terminadas y certificadas).
(ii) Trabajo realizado pero no certificado
El trabajo relacionado con un contrato incompleto que ha sido realizado pero aún no certificado por el ingeniero o arquitecto del contratista se denomina trabajo no certificado (o trabajo realizado pero no certificado).
El trabajo realizado pero no certificado es el trabajo realizado desde la última certificación y debe evaluarse en función de los costos reales.
Para un contrato incompleto, la cantidad de trabajo en progreso (es decir, tanto el certificado como el trabajo realizado pero no certificado) se debita de la cuenta de trabajo en progreso y se acredita a la cuenta del contrato al final del período de facturación.
Al comienzo del siguiente período de facturación, este monto se debitará de la cuenta del contrato y se acreditará a la cuenta del trabajo en progreso.
soborno
Generalmente, los términos del contrato estipulan que no se pagará al contratista la cantidad total que figura en el certificado del arquitecto.
En cambio, el contratista retiene un determinado porcentaje (por ejemplo, 10 % o 20 %) hasta su finalización.
El dinero así retenido se llama dinero de retención.
Para considerar un ejemplo, supongamos que el valor total del trabajo certificado es $100,000 y se acuerda que el 20% del trabajo certificado se retendrá hasta que se complete el contrato.
En este ejemplo, el contratista paga $80 000 al contratista inmediatamente y retiene $20 000 (20% de $100 000) hasta que se cierra el contrato.
Preguntas frecuentes sobre la cuenta contrato
Una vez que un contratista ha aceptado un contrato, se abre una cuenta separada para cada contrato, que resume todos los costos asociados con un contrato en particular. A cada contrato se le asigna un número de serie, llamado cuenta de contrato.
Los elementos de débito de una cuenta de contrato incluyen materiales, salarios directos, gastos directos, gastos indirectos, planta y maquinaria, ganancias por la venta de equipos, costos de subcontratación, costo de mano de obra adicional, ganancias por la venta de materiales, trabajos en curso y provisión para contingencias.
La retención deberá ser retenida por el contratista hasta la finalización de la obra. Esto se debe a que, según los términos pactados en el contrato, se debe retener una gran cantidad hasta que exista un certificado adecuado de finalización de la obra.
Los instrumentos de arrendamiento financiero son títulos de deuda a largo plazo que tienen características tanto de préstamos como de arrendamientos. Un arrendamiento financiero transfiere la mayoría o todos los derechos de propiedad al arrendatario al inicio del arrendamiento.
A efectos de cálculo, se crea una “cuenta de contrato” separada para cada contrato. También se le cargarán los costes asociados a un contrato específico. Todos los costos incurridos para la implementación de este contrato se consideran costos directos.
