¿Débito o crédito por gastos de consumo?

Relacionado: Disminución de las cuentas por pagar comerciales, ¿débito o crédito?

Dependiendo del tipo de negocio, el gasto en suministros puede ser un gasto comercial importante. En los negocios, hay dos tipos de suministros que se pueden contabilizar como gastos: Costos de suministros de oficina Y Costos de entregas en fábrica.. Los suministros de oficina incluyen artículos como papel, cartuchos de tóner e instrumentos de escritura. Estas entregas suelen ser económicas y se cobran en función del esfuerzo. Esto significa que si el material de oficina tiene un precio muy bajo o insignificante, se cargará a la cuenta de consumo de consumibles tan pronto como se compre, en lugar de esperar a que se facture hasta que se agote.

Sin embargo, como parte de la contabilidad en valores devengados, algunas organizaciones registran los suministros de oficina no utilizados en una cuenta de activos, por ejemplo Suministros disponiblesy luego contabilizar los artículos a medida que se utilizan. Sin embargo, el esfuerzo administrativo requerido generalmente no justifica una mayor precisión de la contabilidad y, por lo tanto, no se recomienda.

Los suministros de fábrica, por otro lado, incluyen materiales de mantenimiento, suministros de limpieza y artículos que se consideran no esenciales para el proceso de producción de la empresa. Estos envíos suelen cobrarse en función del gasto. Por lo tanto, la cuenta de consumo de consumibles se incluye en la categoría de costo de bienes vendidos en el estado de resultados.

Algunas organizaciones registran los suministros de planta no utilizados en una cuenta de activos como parte de la contabilidad en valores devengados, como por ejemplo: Suministros disponiblesy luego contabilizar los artículos a medida que se utilizan. Esto sólo es rentable cuando queda en stock una gran cantidad de suministros de fábrica, ya que alguien tiene que contar manualmente las cantidades disponibles. Además, las entregas de fábrica pueden incluirse en un conjunto de gastos generales y asignarse a las unidades producidas.

Registro de consumibles en contabilidad.

Registrar los gastos de suministros en la contabilidad de suministros de oficina o tienda es similar al proceso contable de gastos pagados por adelantado. Al igual que con los gastos pagados por adelantado, los suministros se registran inicialmente como un activo y luego, cuando se consumen, se registran posteriormente como un gasto.

Cuando se compran suministros para una empresa, registran el gasto en la cuenta de suministros de la empresa. Debido a que estos inventarios se usan o consumen, representan un gasto que debe reportarse como gasto de inventarios en el estado de resultados.

Por lo tanto, se debe realizar un asiento de ajuste en el libro mayor para reflejar el valor de los inventarios consumidos en el período actual. El saldo en la cuenta de insumos al final del proceso representa el valor de los insumos que quedan en el negocio, y el monto registrado en la cuenta de gastos de insumos representa el costo de los insumos utilizados.

Por lo tanto, los inventarios existentes son activos del balance que se convierten en gastos en el estado de resultados cuando los empleados retiran y retiran los inventarios del armario de almacenamiento para su uso. Entonces, al final de cada período de informe, los asientos de ajuste realizados trasladan el inventario consumido Suministros disponibles Para el Cuenta de consumo para entregas..

Es importante entender que este proceso de facturación sólo aplica para compras de grandes cantidades. Esto significa que si usted tiene un suministro como B. compre tinta para impresora y úsela inmediatamente principios contables generalmente aceptados El factor de materialidad considera que la compra es insignificante. Este principio permite registrar inmediatamente como gasto la compra de estos materiales de oficina.

Ahora sabemos que el costo de los suministros se registra primero en un activo y luego en la cuenta de consumo de suministros. Pero, ¿este asiento de corrección es un asiento de débito o de crédito? El gasto por entregas según las reglas contables de débito y crédito se registra como débito y no como crédito. Para entender esto, hablemos primero de débitos y créditos.

Ver también: ¿Los ingresos por servicios no devengados son un débito o un crédito?

Débitos y créditos explicados

Toda transacción comercial con valor monetario debe registrarse en los libros de una empresa. Para registrar las transacciones comerciales se utiliza el sistema débito-crédito para registrar cada transacción a través de dos cuentas diferentes. Esto significa que cuando se registra una transacción comercial, al menos dos cuentas siempre se ven afectadas por un asiento de débito o crédito.

En la contabilidad por partida doble, la columna de débito se ubica en el lado izquierdo de la cuenta contable, mientras que la columna de crédito se ubica en el lado derecho de la cuenta contable. Una entrada de débito es aquella que aumenta una cuenta de activo o gasto o disminuye una cuenta de pasivo o patrimonio. Un crédito, por otro lado, es una entrada que aumenta una cuenta de pasivo o de capital o disminuye una cuenta de activo o de gastos. Esto significa que una entrada de débito registra el saldo de una cuenta de gastos, p. B. El costo de los suministros aumenta, mientras que una entrada de crédito disminuye el saldo de la cuenta de costos de los suministros.

Por ejemplo, si compra material de oficina, lo paga en efectivo. Para capturar esto, prescribe el crédito. cuenta bancaria (que es una cuenta de activo), esto hace que el saldo de la cuenta de efectivo disminuya. eso también lo tienes que descontar cuenta de material de oficina (también una cuenta de activos), lo que aumenta el saldo de la cuenta. Posteriormente, cuando realiza un asiento de ajuste para registrar los materiales de oficina utilizados, los debita Cuenta de costos de material de oficina. y acreditar el cuenta de material de oficina. Como se ve, el Cuenta de costos de material de oficina. se carga como gasto con el fin de incrementarlo y el cuenta de material de oficina como activo se acredita a la reducción.

Para cada transacción, el monto total de los débitos debe ser igual al monto total de los créditos. Esto es muy importante porque si no tienen el mismo saldo, la transacción estaría desequilibrada y los informes financieros de la empresa serían fundamentalmente incorrectos. Ahora que entendemos las reglas de débito y crédito, es obvio por qué el gasto en suministros es un débito y no un crédito. Sin embargo, discutiremos esto más a fondo con ejemplos de entradas de diario.

Relacionado: ¿El gasto por depreciación es un débito o un crédito?

Por lo tanto, en el marco de la contabilidad de ejercicio se aplica lo siguiente Cuenta de consumibles Indica el número de suministros consumidos durante el intervalo de tiempo especificado en el epígrafe de la cuenta de resultados. Entonces eso es todo Entregas o Cuenta de suministros disponibles Se trata de una cuenta corriente del balance en la que se muestran los inventarios que están disponibles (no utilizados) a la fecha del balance.

Como ya se mencionó, el costo de los consumibles se registra como un débito en la cuenta de consumo de consumibles y se realiza un crédito en la cuenta de efectivo (si se paga en efectivo) o en la cuenta de cuentas por pagar (si los consumibles se compraron en factura) utilizando el siguiente diario entrada:

Asiento de diario de débito y crédito para consumibles (si el costo de los consumibles comprados es insignificante)

Si el costo de los suministros que la empresa ha comprado y aún no consumido es significativo, esos costos deben registrarse como un activo. Utilizando este enfoque, los inventarios aparecen en el balance de la empresa como activos circulantes y el asiento de diario sería:

Asiento de diario de débito y crédito para el inventario disponible (cuando el costo del inventario comprado es significativo)

Estos inventarios se registran en el balance como inventarios hasta que se consumen y se contabilizan como gastos. Es decir, el consumo de inventarios convierte los inventarios existentes en un gasto, el cual se registra con el siguiente asiento:

Ajustar los asientos del diario de débito y crédito para registrar los suministros (si se utilizaron suministros)

En resumen, si bien puede parecer ideal registrar los suministros como un activo, generalmente es mucho más fácil registrarlos como un gasto inmediatamente después de la compra. Esto evita la necesidad de realizar un seguimiento de la cantidad y el costo del inventario disponible. Sin embargo, esto sólo se aplica a los costes insignificantes de los envíos, no a los envíos al por mayor. Contabilizar el inventario como un gasto puede evitar los honorarios que cobran los auditores externos que desean auditar las cuentas de inventario.

Ver también: ¿Tiros de débito o crédito?

¿El gasto en consumibles es un débito o un crédito? (ejemplos)

Cuando una organización compra suministros, debe registrar el costo total en sus registros contables. Con el tiempo, los suministros se agotan o se desechan. Si la organización o empresa utiliza el método contable de acumulación (o devengo), debe realizar un asiento de ajuste que refleje la cantidad real de suministros disponibles.

El costo de los suministros se registra inicialmente como un activo debitando la cuenta de suministros de oficina o negocio y acreditando la cuenta de efectivo. Al final del período de facturación, los gastos de suministros se registran como un débito para reflejar el costo de los suministros utilizados durante el período de facturación.

Esto ayuda a garantizar que la cuenta de inventario del balance no esté exagerada y que el conocimiento de la empresa sobre sus activos corrientes sea preciso. Una empresa puede realizar asientos de ajuste cuando es necesario actualizar el saldo de la cuenta de inventario o antes de que se preparen los estados financieros mensuales o anuales de la empresa.

A continuación se muestran algunos ejemplos de costos de consumo como débito en lugar de crédito:

Asientos de diario para consumibles (materiales utilizados en la fabricación)

El seguimiento del coste de cada artículo, clavo o tornillo utilizado en la línea de producción puede resultar caro y llevar mucho tiempo. Por lo tanto, registra las cajas de consumibles a medida que se solicitan en el almacén.

Por ejemplo, si una producción requiere cuatro cajas de clavos a un costo de $100 cada una. El asiento contable para registrar esto sería un débito a la cuenta de gastos generales de producción o gastos generales de fábrica por el monto total de $400 y un crédito a la cuenta de suministros por los $400. Eso es:

Si quedan cajas de consumibles sin abrir después de que se hayan producido todas las unidades, estas cajas se pueden devolver al almacén para su uso posterior. Las cajas abiertas o parcialmente llenas normalmente permanecen en la línea de producción para ser utilizadas en otra tanda de producción.

Se realiza una entrada de corrección para incluir las cajas no utilizadas nuevamente en el inventario. Algunas empresas registran los materiales de fábrica no utilizados en una cuenta de activos (inventarios) y luego los artículos se contabilizan a medida que se consumen. Sin embargo, esto sólo es rentable cuando queda en stock una gran cantidad de suministros de fábrica, ya que alguien tiene que contar manualmente las cantidades disponibles. Para algunos, las entregas en fábrica pueden simplemente incluirse en un conjunto de gastos generales y asignarse a las unidades producidas.

Por ejemplo, si se devuelven al almacén dos cajas de clavos sin abrir por valor de 100 dólares cada una. El asiento de ajuste debita el monto total de $200 de la cuenta de suministros y acredita $200 a los gastos generales de fábrica. Eso es:

Asientos de diario de gastos de materiales para materiales desechados y obsoletos.

Cuando una empresa compra insumos por primera vez, la transacción se puede registrar como un débito en Gastos de suministros prepagos y un crédito en Suministros. Si no se utilizan durante demasiado tiempo, estos materiales pueden dañarse o quedar obsoletos. Por lo tanto, es necesaria una entrada de ajuste; de ​​lo contrario, se exagerará el valor de la cuenta de servicios públicos en el balance.

Por ejemplo, una empresa compra un nuevo sistema informático por valor de 500 dólares. La vieja computadora pierde valor inmediatamente. La partida de compensación por la depreciación del ordenador obsoleto es:

Un ajuste en el asiento del diario de débito y crédito por suministros para cancelar la computadora obsoleta

Asientos del diario de gastos de suministros para asientos de ajuste de suministros mensuales

Al final de cada mes, una empresa puede realizar un inventario físico de su inventario para actualizar los saldos de las cuentas. El saldo contable es la diferencia entre el saldo inicial en la cuenta de inventario y el inventario real restante.

Los inventarios son una cuenta de balance, mientras que los costos de materiales son una cuenta de pérdidas y ganancias. Esto justifica la regla de que cada partida de ajuste contenga una cuenta de balance y una cuenta de pérdidas y ganancias. Esta entrada de ajuste hace que el crédito por suministros disminuya los activos totales en el balance, mientras que el débito por suministros aumenta los gastos totales en el estado de resultados, lo que a su vez reduce los ingresos netos.

Veamos un ejemplo para ilustrar el ajuste de inventario mensual:

La empresa ABC adquirió en octubre de 2022 los siguientes materiales de oficina:

• lapices
• Papel
• Grapas
• Carpeta de archivos

El monto total de estas compras de material de oficina es de $5,000 y se registraría en el software de contabilidad de la empresa o manualmente en el libro mayor de la siguiente manera:

Sin embargo, si estos suministros fueron adquiridos a cuenta, la empresa deberá registrar previamente las compras en cuentas por pagar:

Al final del mes, el saldo inicial es de $5,000. Si la empresa ABC tiene $4000 en inventario, esto significa que la empresa utilizó $1000 en inventario durante el mes.

Esta sería la entrada de ajuste:

Asiento de diario de débito y crédito de consumibles para reconocer el consumo de consumibles de octubre

Por lo tanto, el saldo final en la cuenta de servicios públicos sería de $4,000.

Asientos de diario para suministros al final de un período contable

De manera similar al ejemplo anterior, al final de un período contable, se calcula el costo de los suministros consumidos durante el período (suministros gastados) y se realiza una entrada de ajuste para informarlo.

Por ejemplo, la empresa compró $1500 – $500 = $1000.

El asiento de diario del 1 de enero de 2022 cuando se compre el material de oficina sería:

Una partida de ajuste al 31 de diciembre de 2022 para registrar los costos de servicios públicos sería:

Asiento de diario de débito y crédito para consumibles para registrar el consumo de consumibles durante el período contable

En resumen, el costo de los suministros debe registrarse primero como un activo, como un débito en la cuenta de suministros y un crédito en la cuenta de efectivo o cuentas por pagar. Luego, si el costo de los suministros consumidos durante el período contable se convierte en un gasto, se debe realizar un asiento de ajuste al final del período contable para registrar el gasto. Si no se realiza este ajuste, los mayores ingresos se mostrarán en el estado de resultados y los inventarios que no están presentes se mostrarán en el balance.

Ver también: ¿El inventario es un débito o un crédito?

¿Se cargan o acreditan los gastos por consumibles? – Video