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Solución de problemas: definición

En contabilidad, los errores son las equivocaciones que comete el contador o contador. Estos errores pueden ocurrir en las siguientes situaciones, entre otras:

• Clasificar cuentas

• escribir libros secundarios

• Contabilizar asientos en cuentas del libro mayor

• Totales de casting

• Cuentas de compensación

• Saldo transferido a nueva factura

Encontrar y corregir dichos errores se llama depuración. Se puede abordar la corrección de errores respondiendo las preguntas “Qué”, “Por qué” y “Cómo”.

Los errores de facturación ocurren cuando se viola el principio de que todo débito debe tener un crédito igual en el período de facturación.

Un principio básico de la contabilidad es que todo débito debe tener un crédito igual. Si este principio básico se viola de alguna manera, en cualquier momento o en cualquier momento durante el período contable, se producirán errores (es decir, errores).

Para demostrar la precisión aritmética de la contabilidad, se prepara el balance de comprobación (ya sea por el método total o por el método del saldo) para confirmar que los débitos corresponden a los créditos.

A pesar de los mejores esfuerzos del contador o de la aprobación del balance, aún pueden ocurrir errores.

Si dichos errores no se corrigen, afectarán la contabilidad final del grupo.

Por tanto, es necesario mejorar.

Clasificación de errores

Los errores se pueden clasificar en términos generales en dos tipos: errores intencionales y errores no intencionales.

Errores intencionales

Los errores intencionales son generalmente de naturaleza estratégica. Estos errores se cometen a nivel directivo y no a nivel administrativo.

Por ejemplo, las acciones pueden registrarse a un precio de mercado superior al precio de costo para aumentar el índice circulante e infundir confianza entre los acreedores.

Esto tiene en cuenta que los inventarios deben registrarse en libros al precio de compra o al precio de mercado, el que sea menor.

A veces, el balance de una empresa se distorsiona para presentar a los accionistas y al público un panorama más optimista que la realidad.

Es más probable que estos errores intencionales generen reparación en lugar de rectificación. Por lo tanto, los errores intencionales quedan excluidos de la discusión sobre cómo se deben corregir los errores en este artículo.

Errores involuntarios

Nuestro enfoque principal está en los errores involuntarios que ocurren a nivel de oficina en el curso normal de registro, clasificación, publicación, dotación de personal, etc.

Los errores no intencionales son una categoría de errores que deben corregirse para mantener las cuentas correctamente (es decir, para garantizar que sean verdaderas y justas).

Por lo tanto, cuando hablamos de corregir errores en este artículo, nos referimos a errores no intencionados.

Clasificación de errores involuntarios

Los errores involuntarios se clasifican de la siguiente manera:

• Errores revelados y errores no revelados

• Cómo afectan los errores a las cuentas

• El tipo de errores

Por lo tanto, los errores involuntarios se clasifican según muchas bases. Una de las clasificaciones se basa en errores revelados y errores no revelados.

Esta clasificación pretende mostrar que el balance de comprobación no es una prueba absoluta de la exactitud de las cuentas del libro mayor, aunque sí prueba la exactitud matemática. Una balanza de comprobación puede revelar los siguientes errores:

• Suma incorrecta de los libros auxiliares

• Monto incorrecto publicado

• Publicar en el lado equivocado de la cuenta

• Publicar dos veces en un libro mayor

• Eliminación de una cuenta del balance de comprobación

• Adiciones o conciliaciones incorrectas de cuentas del libro mayor

• El saldo de la cuenta está escrito en el lado equivocado del balance de comprobación.

• Error al crear la lista de deudores y acreedores

• Se produjeron errores al transferir el total de una página a otra

• Cuando la doble entrada está incompleta

• Omitir una factura en el asiento de apertura

• El monto principal incorrecto en la entrada inicial

• El cálculo incorrecto de los totales del saldo de prueba.

Sin embargo, una balanza de comprobación no puede detectar errores fundamentales, errores de omisión, contabilización en una cuenta incorrecta, entrada incorrecta de cantidades en los libros originales y errores de compensación.

Otra clasificación de errores se basa en cómo afectan los errores a las cuentas. Este sistema de clasificación es el siguiente:

• Errores que solo afectan a una cuenta: Los ejemplos incluyen errores al registrar, transferir o transferir, así como omitir el saldo de una sola cuenta del balance de comprobación.

• Errores que afectan a dos o más cuentas: los ejemplos incluyen publicaciones en la cuenta incorrecta, errores de omisión, errores de política y errores de compensación.

Un último sistema común de clasificación de errores se basa en su naturaleza. Los tipos de errores identificados bajo este sistema son los siguientes:

• Errores de omisión

• error de comisión

• error fundamental

• Compensar errores

Cómo encontrar errores

Encontrar errores es como buscar un gato negro en una habitación oscura con gafas de sol. Sin embargo, existen algunos métodos que pueden facilitar la búsqueda de errores.

Se crea una balanza de prueba para comprobar la precisión matemática. Por lo tanto, la tarea de localizar errores debe comenzar con el balance de comprobación.

Anteriormente se mencionó que algunos errores quedan atrapados en el balance de comprobación pero otros no.

Si el saldo del balance es incorrecto, esto es una indicación de que hay errores en los libros contables.

Pasos para encontrar errores

Los pasos mencionados aquí, si se siguen cuidadosamente, ayudarán a localizar errores no intencionales:

• Paso 1

Primero verifique nuevamente los totales del saldo de prueba.

Por ejemplo, si el total del débito no coincide con el total del crédito (o viceversa), encuentre la diferencia entre los totales del débito y del crédito, divida esta diferencia por 2 y vea si dicha cantidad aparece en el balance de comprobación.

Si existe un número similar, verifique que esté ingresado en la columna correcta. Incluso si se ingresa un monto en la columna incorrecta, habrá una diferencia del doble del monto.

• Pasos 2-8

• En el segundo paso, verifique si los saldos de efectivo y bancario están enumerados correctamente y registrados correctamente en el balance de comprobación.
• En el paso 3, verifique que los saldos iniciales se transfieran correctamente.
• Para el Paso 4, verifique que todos los saldos finales estén registrados correctamente en el balance de comprobación.
• En el quinto paso, verifique nuevamente los montos en la lista de otros deudores y otros acreedores.
• Si es necesario, vuelva a calcular los saldos de las cuentas para el paso 6.
• Para el paso 7, verifique nuevamente las transferencias y los arrastres del libro mayor auxiliar.
• Para el Paso 8, verifique que cada artículo esté registrado correctamente en los libros de la entrada original.

• Paso 9

No podemos descartar la posibilidad de que aún existan errores debido al intercambio o intercambio de imágenes.

Para localizar estos errores, divida la diferencia entre 9. Si la diferencia se divide uniformemente entre 9, existe la posibilidad de que haya errores debido a la transposición o transposición.

La transposición significa que los dígitos individuales de un elemento se intercambian, mientras que la transposición significa que el dígito se mueve hacia adelante o hacia atrás para provocar el error. Por ejemplo, observe la siguiente representación tabular.

• Paso 10

Si aún se producen errores después de verificar los totales del diario, el libro mayor, los libros auxiliares y el balance general, transfiera la diferencia a una cuenta temporal (llamada cuenta suspensiva).

Ingrese este monto en el balance de comprobación, cuente el saldo de comprobación y cree el estado de cuenta final.

Si se encuentra el error, se podrán realizar correcciones realizando el débito o crédito necesario en la cuenta errónea y realizando el asiento opuesto en la cuenta en suspenso.

Por lo tanto, la cuenta transitoria se cerrará después de su creación temporal.

La necesidad de corregir errores.

Los errores deben corregirse; de lo contrario una empresa no sería transparente. No es solvente y no informa las ganancias o pérdidas correctas. En otras palabras: no se muestra la imagen real.

Por tanto, los errores deben corregirse; ¿Pero hay otras razones para esto?

Toda empresa está interesada en conocer sus resultados reales en forma de ganancias o pérdidas de las operaciones, así como su situación financiera real al final del ejercicio.

El personal del departamento de contabilidad intentará llevar la contabilidad de la empresa correctamente y asegurarse de que se determinen las ganancias o pérdidas reales y, además, que la descripción general del negocio proporcione una imagen correcta.

Partiendo del principio de que más vale prevenir que curar, la detección temprana de errores es necesaria para ayudar a las empresas a ser transparentes, solventes, informar las ganancias o pérdidas correctas y así pintar una imagen precisa de su situación financiera.

En otras palabras, la resolución de problemas es esencial para garantizar:

• responsabilidad

• fiabilidad

• rentabilidad

• Manejabilidad

Suponga que los errores siguen sin corregirse. Estos errores tienen un impacto en la cuenta de pérdidas y ganancias y en el balance.

Aunque la balanza de comprobación está preparada para evaluar la precisión, no detecta todo tipo de error.

Además, es posible que el balance de comprobación se haya conciliado ingresando el saldo restante de la cuenta.

En todo caso, si los errores no se corrigen, afectarán negativamente a la situación de la empresa en términos de ganancias o pérdidas y de activos o pasivos.

Por lo tanto, es necesario arreglarlos. Dicha corrección se puede realizar mediante los siguientes pasos:

1. Antes de crear el balance de comprobación (fase de balance preliminar)

2. Después de la constitución del balance de comprobación con o sin cuenta en suspenso (fase previa a la liquidación definitiva)

3. Después de creada la factura final (fase posterior a la factura final)

En las fases de prefacturación, facturación posterior y facturación anticipada, las correcciones se realizan modificando los asientos directamente o mediante una cuenta provisional.

En la fase posterior a la contabilidad final, la corrección se realiza mediante ajustes en la cuenta de pérdidas y ganancias.

¿Cómo se solucionan los errores?

Para garantizar la confianza en los asientos realizados en los libros de cuentas, no se realizan correcciones tachando, eliminando o reescribiendo números. Tampoco se permite sobrescribir.

En cambio, las correcciones se realizan utilizando un método estándar. El método aceptable es corregir cualquier error corrigiendo las entradas.

Corrección de errores por Journal Proper

No está permitido en los libros de cuentas:

• Tachar cifras

• borrar las figuras

• Reescribir o sobrescribir números

La corrección suele realizarse a través de la revista especializada.

1. Si los errores se descubren antes de la elaboración del balance, las correcciones podrán realizarse directamente mediante un asiento de ajuste, que puede ser un asiento de ajuste único o un asiento de diario de ajuste.

La aprobación o no de un asiento de diario de corrección depende de la naturaleza del error.

Por ejemplo, el inventario de ventas de una empresa está subestimado en 1.000 dólares. Esto se puede corregir acreditando directamente a la cuenta de ventas $1,000. No se requiere ningún asiento de diario de corrección.

Supongamos que la venta de muebles viejos por $5,000 se acredita a la cuenta de ventas. Este error no se puede corregir directamente acreditando a la Cuenta de Mobiliario $5,000.

En cambio, se requiere un asiento de diario de ajuste para aplicar el ajuste tanto a la cuenta de ventas como a la cuenta de muebles. Entonces, el asiento de diario corrector se ve así:

2. Si los errores se descubren sólo después de la elaboración del balance de comprobación (fase posterior al balance) con la cuenta de orden, todas las correcciones se harán exclusivamente mediante la corrección de asientos de diario.

Dado que es necesario cerrar la cuenta de orden, el otro aspecto de debitar o acreditar el ajuste afecta la cuenta de orden.

En el ejemplo anterior, donde el valor en libros de ventas es inferior en $1000, la corrección se realiza pasando un asiento de diario de corrección de la siguiente manera:

Una vez acreditada debidamente la cuenta de ventas, se debita la cuenta transitoria como compensación.

3. Si los errores sólo se descubren después de formulada la contabilidad definitiva, ya han afectado al resultado de la empresa.

Por lo tanto, el ajuste debe realizarse a través de una cuenta de ajuste de pérdidas y ganancias.

El ejemplo anterior de un libro mayor de ventas infravalorado se corrige con una entrada correctora de la siguiente manera:

Dado que las ventas aumentan las ganancias, se requiere un crédito a la cuenta de ajuste de pérdidas y ganancias para corregir este error.

Al debitar una cuenta transitoria con el mismo monto, el saldo de la cuenta transitoria se reduce en este monto.

Metodología de resolución de problemas

Para proporcionar una comprensión clara de la metodología utilizada para resolver errores, se puede utilizar el siguiente formato:

1. Ver lo que realmente se hace en los libros (es decir, identificar el error cometido).

2. Analizar adecuadamente lo que debería haberse hecho (es decir, encontrar la entrada correcta que debería haberse aprobado).

3. Vea qué corrección se requiere (es decir, la entrada corregida capturada al comparar las entradas en (1) y (2)). Consulte la siguiente representación tabular.

Preguntas frecuentes sobre la resolución de problemas