¿Te imaginas no poder recordar tu pasado? ¿Vivir en un eterno presente, sin poder construir un futuro y sin reconocer a las personas que te rodean? Aunque parezca increíble, existe una condición médica llamada Incobrable, que sumerge a las personas en una realidad desconocida y angustiante. En este artículo, exploraremos las causas, síntomas y tratamientos de esta misteriosa enfermedad, además de conocer impactantes historias de aquellos que viven con Incobrable. ¡Prepárate para adentrarte en un mundo lleno de incertidumbre y valentía!
¿Qué son las cuentas malas?
Las deudas en las que la empresa no puede cobrar el monto total adeudado al cliente se denominan deudas incobrables.
Contabilidad de deudas incobrables
La cuestión contable más importante al contabilizar las deudas incobrables es conciliar las deudas incobrables con las ventas del período en el que surgieron las deudas incobrables.
Es decir, el gasto por deudas incobrables debe reconocerse en el período en el que ocurrió la venta y surgió la deuda, en lugar de en el período en el que la administración determinó que el cliente no podía o no quería pagar.
El problema contable surge porque es posible que la administración no descubra hasta el año siguiente que una venta realizada en el año en curso es incobrable.
Esperar a reconocer los gastos por deudas incobrables en el año siguiente a la venta violaría la convención de comparación. Para garantizar la mejor combinación, el Método de subvención se utiliza.
El método de provisión compara el gasto de la cuenta incobrable del período con las ventas de ese período.
Esto requiere una estimación de los costos de la cuenta incobrables durante el período de la venta.
Es necesaria una estimación porque es imposible predecir con certeza qué cuentas por cobrar de fin de año quedarán incobrables el próximo año.
Esta estimación generalmente se registra en un asiento de diario de ajuste al final del año.
Aunque las estimaciones son inciertas, los contadores creen que los beneficios de utilizar la convención de casamiento superan los problemas asociados con las estimaciones.
Utilizar el método de provisión para registrar gastos incobrables
Para demostrar el uso del método de provisión, primero analizaremos los asientos de diario que deben realizarse y luego examinaremos los diversos métodos utilizados para preparar las estimaciones requeridas.
Para comprender los asientos de diario requeridos utilizados en el método de provisión, asumiremos que las ventas totalizaron $1 millón en 2019, el primer año de actividad de Delta Corporation.
Todas las ventas realizadas a crédito y cobros en efectivo a cuenta ascendieron a $ 750.000. Después de analizar el saldo final de 250.000 dólares en cuentas por cobrar, la dirección estimó que 12.500 dólares de estas cuentas por cobrar acabarían siendo incobrables.
Asientos de diario para registrar la estimación original.
Los asientos de diario resumidos necesarios para registrar las ventas, los cobros en efectivo y las deudas incobrables de $12,500 son:
Los dos primeros asientos son los habituales para el registro de ventas a cuenta y posterior cobro en efectivo.
Sin embargo, el asiento de ajuste al 31 de diciembre de 2019 para registrar las insolvencias estimadas requiere explicación.
La parte de débito del asiento de ajuste se realiza en la cuenta de gastos de insolvencia.
Otro título para esta cuenta es Costos de deudas incobrablesEsta cuenta está cerrada a los informes de ingresos y generalmente se informa como un gasto de venta en el estado de resultados.
Sin embargo, algunas empresas declaran este elemento como una deducción de las ventas brutas para determinar las ventas netas. La parte del crédito de la publicación se realiza a una cuenta llamada “asignación para cuentas incobrables”.
Esta cuenta, y no las Cuentas por Cobrar, se acredita porque la empresa solo está haciendo una estimación general en dólares de las deudas incobrables y no sabe con certeza qué cuenta en particular resultará en última instancia como deuda incobrable.
Si una empresa sabe que una cuenta en particular es realmente incobrable, ya debería haber sido cancelada.
La provisión para insolvencias es una cuenta de activo contraria que es una cuenta de activo con crédito.
Otros títulos para esta cuenta incluyen: Provisión para cuentas de cobro dudosos y alivio de la deuda.
Cuando se prepara un balance general, el saldo en dólares de la cuenta de provisión se compensa con el saldo en dólares de las cuentas por cobrar brutas.
Este monto neto representa la estimación de la administración del valor neto realizable de las cuentas por cobrar de la Compañía.
A continuación se muestra la sección Activos circulantes del balance general de Delta Corporation al 31 de diciembre de 2019 después de que se haya realizado el ajuste.
Dado que este es el primer año de operaciones de la empresa, el saldo en la cuenta de provisión es igual al monto del asiento en el diario. Sin embargo, es posible que esto ya no sea así en los próximos años.
Para ampliar esta ilustración, asumimos que los siguientes eventos ocurren en 2020:
- El 14 de abril, Corona Company informó a Delta Corporation que se declaraba en quiebra. Debido a que la gerencia de Delta cree que es poco probable que pueda cobrar el saldo de $6,000 en la cuenta de Corona, decide cancelar todo el saldo.
- El 29 de noviembre, Delta recibió 400 dólares del tribunal de quiebras como liquidación final de la cuenta Corona.
Asientos de diario para registrar la depreciación real
Con base en estos datos, Delta realiza la siguiente entrada para cancelar la cuenta de $6,000 el 14 de abril de 2020:
Como muestra esta entrada, la parte de débito de la entrada se produce en la cuenta de asignación.
El asiento no se realiza en la cuenta de gastos por deudas incobrables porque suponemos que los $6,000 están incluidos en el débito de gastos de $12,500 como parte del asiento de ajuste del 31 de diciembre de 2019.
La parte del crédito va a cuentas por cobrar – Corona.
Esta parte de la transacción debe contabilizarse tanto en el libro mayor de cuentas por cobrar como en la cuenta de Corona en el libro mayor de cuentas por cobrar de la subsidiaria.
Después de ingresar $6,000 para cancelar cada cuenta, el monto neto de las cuentas por cobrar (cuentas por cobrar menos la provisión para deudas incobrables) sigue siendo el mismo, como se muestra a continuación:
Estos saldos idénticos surgen de que el ajuste que realmente redujo el saldo de cuentas por cobrar netas ocurrió el 31 de diciembre de 2019.
La entrada del 14 de abril de 2020 simplemente reduce la cuenta de Asignaciones y la cuenta de Cuentas por Cobrar por la misma cantidad, $6,000.
Una vez que se determina que una cuenta en particular es mala, el saldo asociado con esa cuenta se deduce tanto de la Cuenta de asignación como de la Cuenta de cuentas por cobrar y no hay ningún impacto en las Cuentas por cobrar netas.
Asientos de diario para registrar el cobro posterior de cuentas previamente canceladas.
En algunos casos, a un cliente cuya cuenta ha sido cancelada se le liquidará la cuenta en parte o en su totalidad.
Por ejemplo, en el caso Corona, la dirección de Delta decidió que era prudente cancelar todo el saldo cuando Corona entró en procedimiento de quiebra.
En opinión de Delta, el resultado de tales procedimientos es incierto.
Cuando Delta recibió $400 en compensación completa en noviembre de 2020, se le solicitó realizar las dos entradas siguientes:
La primera entrada restaura el reclamo de la cuenta de Corona por $400. Esta entrada es una cancelación de la entrada para cancelar la cuenta por cobrar de $400.
La segunda entrada documenta el recibo de los $400. Estas dos entradas no deben combinarse.
- En primer lugar, puede haber un retraso entre la notificación de la intención de pago y la recepción efectiva del dinero.
- En segundo lugar, las dos entradas crean un registro completo de las deudas incobrables reales en las cuentas por cobrar de la filial de Corona. Una entrada combinada no lograría esto.
- Finalmente, una transacción que debita efectivo y acredita una cuenta de provisión no puede surgir de transacciones externas normales.
Por lo tanto, por razones de control interno, se deben evitar entradas o combinaciones de entradas inusuales.
Las entradas anteriores ilustran las entradas para cancelar una cuenta declarada incobrable y restaurar una cuenta previamente cancelada.
Se realizan asientos similares a lo largo del año para registrar otras cuentas que han sido declaradas incobrables.
A finales de 2020, Delta Corporation volvería a estimar sus cuentas incobrables de 2020 y haría el asiento de ajuste necesario para gastos de cuentas incobrables y provisión para cuentas incobrables para registrar este monto.
A continuación se considerará cómo se realiza esta estimación.
Cómo estimar el costo de las cuentas malas
Como hemos demostrado, el método de provisión se basa en la capacidad del contador para estimar las deudas incobrables futuras que surjan de las ventas del año en curso.
Los dos métodos desarrollados para esta estimación son el método de porcentaje de ventas netas y el método de antigüedad.
Diferencia entre estimaciones y experiencias reales.
Independientemente del método que se utilice, las cuentas reales canceladas rara vez corresponden exactamente a las estimaciones del año anterior.
Sin embargo, esto no es un problema en las cuentas por cobrar: si se cancelan menos cuentas en dólares de las estimadas previamente, la cuenta de Provisión tendrá un saldo acreedor antes del ajuste.
Luego, el ajuste aumenta este saldo para reflejar la nueva estimación de deudas incobrables de la administración.
Si se cancelan más cuentas de las estimadas anteriormente, la cuenta de reserva tendrá un saldo deudor temporal antes del ajuste de fin de año.
Este saldo deudor se elimina luego en la nueva contabilización de corrección.
Las estimaciones son parte de la contabilidad porque el contador intenta conciliar ingresos y gastos.
La mayoría de la gente cree que los beneficios de este emparejamiento preciso superan las desventajas de utilizar estimaciones.
Además, para las empresas estables, el nivel de cuentas por cobrar y deudas incobrables tiende a ser constante de un año a otro.
Este punto se puede ilustrar con los siguientes datos, tomados de un informe anual reciente de JC Penney: La siguiente tabla muestra métricas operativas clave en relación con los préstamos (en millones):
La política de la empresa es cancelar cuentas si no se ha recibido el pago mínimo programado durante seis meses consecutivos, o si alguna parte del saldo tiene más de 12 meses de retraso, o si se determina de otro modo que el cliente no puede pagar.
Los esfuerzos de cobranza continúan incluso después de que se utilizan las cancelaciones y los reembolsos para reducir las pérdidas por deudas incobrables.
Como hemos visto, los errores razonables en las estimaciones de un año anterior se ajustan en el año actual y en el futuro; El contador no modifica retroactivamente la contabilidad del año anterior.
Sin embargo, si estimaciones como las de deudas incobrables son consistentemente incorrectas, la gerencia debe reevaluar el método utilizado para preparar la estimación.
Preguntas frecuentes sobre deudas incobrables
Una deuda incobrable es una factura por bienes o servicios que el cliente no ha pagado y que probablemente nunca se cobrará.
Para registrar las deudas incobrables en sus registros contables, debe cancelar el saldo pendiente en la factura como gasto por deudas incobrables y reducir el saldo de las cuentas por cobrar en consecuencia.
Las formas de lidiar con las deudas incobrables incluyen enviar recordatorios y recordatorios, negociar planes de pago y descuentos con los clientes y cancelar las deudas incobrables como gastos.
Una deuda incobrable debe cancelarse cuando esté claro que el cliente no puede pagar la factura o cuando haya expirado el plazo en el que cobrar la deuda ya no tendría sentido económico.
Los dos métodos principales para estimar las deudas incobrables son el método del porcentaje de ventas netas y el método de antigüedad. El método de porcentaje de ventas netas es el método más simple e implica calcular la compensación en función de un porcentaje de las ventas netas. El método de antigüedad es más complejo y requiere un análisis de las cuentas de los clientes para determinar su cobrabilidad. Este método suele ser superior porque tiene en cuenta factores como los pagos vencidos y los hábitos de pago de los clientes.
