¿Alguna vez te has preguntado qué son los gastos pagados por anticipado? Si eres una persona que administra su dinero de manera responsable, seguro te has topado con este término en más de una ocasión. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre los gastos pagados por anticipado, cómo identificarlos y por qué son importantes en tu plan financiero. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo anticiparte a tus gastos y mantener tus finanzas en orden!
Gastos prepagos: definición
Los gastos no vencidos o pagados por adelantado son gastos por los cuales ya se han realizado pagos, pero aún no se han utilizado todos los beneficios o servicios durante este período.
Estos pagos constan de dos partes. La primera parte, compuesta por los beneficios recibidos, es un gasto.
La segunda parte, que son los beneficios o servicios entrantes que se utilizarán en el próximo período, representa los activos corrientes, también conocidos como gastos no vencidos, gastos prepagos o gastos prepagos.
Al final del período contable de prepago, la porción vencida se incluye en el estado de pérdidas y ganancias como cualquier otro gasto; La parte no vencida pasa a formar parte del balance como cualquier otro activo corriente.
Gastos prepagos: explicación
Al final del año, pueden existir gastos cuyos beneficios se hayan recibido pero no pagado, y gastos que se hayan pagado pero cuyos beneficios aparecerán en el siguiente ejercicio fiscal.
Ejemplo
El 1 de septiembre de 2019, el Sr. John compró un automóvil, lo aseguró por un año y pagó $4,800 en prima. Cuando pagó esa prima, debitó de su cuenta de gastos de seguro el monto total, $4,800.
El balance de comprobación preparado el 31 de diciembre de 2019 supuso que no tenía otro seguro y que su cuenta de gastos de seguro mostraría un saldo de $4,800. Sin embargo, solo una parte de este importe corresponde al año 2019.
La adjudicación cubre doce meses desde el 1 de septiembre de 2019 hasta el 31 de agosto de 2020, que son cuatro meses de 2019 y ocho meses de 2020. Sería incorrecto incluir los $4,800 completos del estado de resultados de 2019 a atribuirse.
El costo correcto del seguro para 2019 es 4/12 de $4,800 = $1,600. El saldo de $3,200 (4,800 – 1,600) corresponde al año 2020 y debe imputarse al estado de resultados de ese año.
Aunque el balance de comprobación del Sr. John no lo revela, al 31 de diciembre de 2019, existe un activo circulante de $3,200. Por lo tanto, lo que se pagó sigue siendo un activo a menos que se utilice en su totalidad.
Por lo tanto, el balance de comprobación del Sr. John al 31 de diciembre de 2019 debe ajustarse para mostrar:
- El gasto de seguro correcto para el año es menor que el monto que se muestra en el balance de comprobación.
- Hay un activo circulante a favor del Sr. John igual al valor del seguro no utilizado o no vencido.
Asientos de diario para gastos pagados por adelantado
El siguiente asiento de diario contabiliza un gasto pagado por adelantado:
- Dr. Aire acondicionado de gastos prepago (una cuenta recién abierta)
- Cr. La cuenta de gastos correspondiente con el importe relacionado con el próximo año.
En el caso del señor John, la entrada del diario incluiría:
El asiento de diario anterior tendría dos efectos:
- Al preparar la declaración de resultados, el costo del seguro es de $1,600 ($4,800 menos $3,200).
- Al preparar el balance se registra como activo circulante un seguro prepago de $3,200.
Proceso de facturación de gastos prepagos o vigentes
Los gastos pagados por adelantado o no vencidos se pueden registrar utilizando dos métodos: el método del activo y el método del gasto. El proceso de facturación para ambos métodos se explica a continuación.
1. Método de activos
Entrada al momento del pago en efectivo
Según este método, un gasto pagado por adelantado se registra como un activo. El pago anticipado de un gasto aumenta un activo (gasto pagado anticipadamente o no vencido) y disminuye otro activo (efectivo).
El asiento de diario al momento del pago muestra:
Personalizar entrada
Una porción vencida de los gastos pagados anticipadamente aumenta los gastos y disminuye los activos al realizar el siguiente asiento de ajuste al final del período contable:
2. Método de gastos
Entrada al momento del pago en efectivo
Con este método, el pago anticipado se registra primero como un gasto realizando el siguiente asiento en el diario:
Personalizar entrada
Si una parte del pago anticipado no ha vencido al final de un período, se realiza el siguiente asiento de ajuste para convertir esa parte en un activo (es decir, un gasto pagado por adelantado):
Ejemplo
Blue Sky Sports Merchant cierra sus libros el 31 de diciembre. El 1 de octubre de 2016, la empresa pagó una prima de seguro de $1,800 por 12 meses. ¿Qué asiento corrector se debe realizar en los libros de Blue Sky al 31 de diciembre de 2016?
Solución
Cuando se utiliza el método del activo para registrar la prima de seguro prepaga, el monto total de $1,800 se registra como un activo realizando el siguiente asiento de diario el 1 de octubre de 2016:
El 31 de diciembre de 2016, la siguiente entrada de ajuste convertirá la porción vencida del seguro prepago (1,800 × 3/12 = $450) en un gasto:
Usando el método del costo
Cuando se utiliza el método de gastos, la totalidad de los $1,800 se registra como gasto realizando el siguiente asiento de diario el 1 de octubre de 2016:
El 31 de diciembre de 2016, el siguiente ajuste convierte la porción no vencida del seguro (1,800 × 9/12 = $1,350) en un activo:
Tenga en cuenta que el monto por el cual se realiza un ajuste es diferente para los dos métodos, pero los montos finales son los mismos, es decir, un gasto de seguro de $450 y un seguro prepago de $1,350.
Efectos en los estados financieros anuales
Cuando Blue Sky prepare sus estados financieros el 31 de diciembre de 2016, la porción vencida del pago anticipado (es decir, $450) aparecerá en el estado de resultados como un gasto y la porción no vencida (es decir, $1,350) aparecerá en el balance general como un activo corriente.
Preguntas frecuentes sobre gastos prepagos
Los gastos prepagos son pagos realizados por adelantado por bienes o servicios que se recibirán o utilizarán en el futuro.
Los gastos pagados por adelantado se registran como un activo en el balance de una empresa porque representan beneficios económicos futuros.
El período durante el cual un gasto pagado por adelantado se reconoce como un activo debe corresponder al período de tiempo durante el cual el pago proporciona un beneficio a la organización, generalmente hasta 12 meses.
El proceso contable para registrar los gastos pagados por adelantado consiste en registrar inicialmente el pago como un activo y luego reducir gradualmente ese saldo con el tiempo a medida que se consumen los bienes o servicios.
Las empresas suelen utilizar un libro de gastos de pagos anticipados para controlar la cantidad total de dinero gastado en pagos anticipados, cuándo vencen los pagos y cuándo se reciben. Esto ayuda a garantizar que las empresas contabilicen con precisión sus activos y, al mismo tiempo, se mantengan al día con todos los pasivos futuros.
