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Presupuesto: definición

Un presupuesto es un plan detallado que muestra las consecuencias financieras de las operaciones de una organización para un período futuro específico. Un presupuesto actúa como un modelo financiero que resume las operaciones futuras.

Los presupuestos suelen considerarse una parte central del sistema de planificación y control de una organización.

Proceso de presupuestación

Los procedimientos y actividades que se llevan a cabo para preparar un presupuesto se denominan proceso de presupuestación.

Explicación

El presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos de la dirección. Crear un presupuesto se llama elaboración de presupuestos. El uso de un presupuesto para apoyar a la administración en el proceso de control se denomina control presupuestario.

Sin embargo, en el proceso de elaboración de presupuestos, estos tres términos a veces se utilizan indistintamente.

Por lo tanto, como parte del proceso presupuestario, la dirección determina los eventos que deben tener lugar para garantizar que se logren las ganancias previstas y otras metas.

Generalmente se crea un presupuesto para un período anual. El primer paso para crear un presupuesto es observar los gastos e ingresos reales del año anterior.

Con un buen sistema contable, los gastos del año anterior se desglosan y se muestran con gran detalle.

Debido a que muchos gastos tienden a fluctuar según el volumen de ventas o producción, estimar estos elementos puede ser la parte más sensible del presupuesto general.

Un buen gerente basará todo su presupuesto en el asesoramiento de su personal de ventas y marketing.

Además, los presupuestos deben contener suficiente información presentada de manera ordenada para que el propósito se comunique al usuario. Demasiada o muy poca información nubla la exactitud del presupuesto.

Propósitos del proceso presupuestario

El proceso de presupuestación puede cumplir cinco propósitos principales. Sin embargo, cabe señalar que no todos los fines están cubiertos por todos los sistemas presupuestarios.

Por ejemplo, en algunas pequeñas empresas, la planificación y la asignación de recursos pueden ser los únicos propósitos previstos por el sistema presupuestario.

planificación

El propósito más obvio de un presupuesto es establecer un plan de acción. El proceso de elaboración de presupuestos obliga a las personas dentro de una empresa a planificar.

Por ejemplo, al formular un presupuesto trimestral para un hotel de cinco estrellas, el gerente del hotel y el gerente de reservas deben trabajar juntos para planificar la dotación de personal y los recursos materiales necesarios para satisfacer la demanda esperada de los servicios del hotel.

Facilitar la comunicación y la coordinación.

Para que una empresa planifique sus operaciones de manera efectiva, la comunicación y coordinación entre todos los gerentes debe ser efectiva. Es significativo que el proceso presupuestario proporcione un mecanismo formal para hacerlo posible.

Por ejemplo, para planificar las estructuras de precios y la cantidad de ventas de boletos, el gerente de ventas de las aerolíneas Virgin Blue o Qantas necesita conocer los horarios de vuelo desarrollados por el gerente de ruta de la aerolínea.

El proceso de presupuestación resume los planes de cada gerente de una organización.

Asignación de recursos

En general, los recursos de una empresa son limitados y los presupuestos proporcionan una manera de asignar recursos entre usos competitivos.

Un gran minorista como Coles Mayer utilizaría el proceso de presupuestación para considerar los muchos usos alternativos de sus recursos limitados.

Por ejemplo, los gerentes que administran los supermercados de la empresa competirían por los recursos con los gerentes que operan los grandes almacenes y tiendas especializadas de la empresa.

El proceso presupuestario proporciona un foro para evaluar el uso de recursos limitados.

Control operativo y de beneficios

El presupuesto puede servir como punto de referencia, permitiendo la comparación con los resultados financieros reales en todos los niveles de una empresa.

Por ejemplo, en un departamento de ventas, las ventas reales versus las ventas presupuestadas se pueden informar semanalmente para permitir a los representantes de ventas cierto control sobre las ventas generales.

Además, los costos presupuestados de un departamento de servicio al cliente se pueden comparar con los costos reales cada mes para resaltar áreas donde se necesita un mayor control de costos.

Como parte del proceso de presupuestación, a menudo se desarrollan costos estándar para insumos o actividades de producción clave (por ejemplo, materiales utilizados directamente en la producción).

Estos puntos de referencia de costos ideales ayudan a los gerentes a controlar los recursos financieros.

Evaluar el desempeño y crear incentivos.

Comparar los resultados reales con los presupuestados también ayuda a los gerentes a evaluar el desempeño de las personas, departamentos, divisiones o de toda la empresa.

Dado que los presupuestos se utilizan para evaluar el desempeño, también se pueden utilizar para crear incentivos para que las personas se desempeñen bien.

Por ejemplo, los gerentes de hoteles de la cadena hotelera australiana All Seasons Hotels participan en un programa de participación en las ganancias que los incentiva a cumplir o superar sus objetivos de ganancias presupuestados.

Preguntas frecuentes sobre el presupuesto y el proceso presupuestario