Iniciar un nuevo negocio puede ser emocionante y desafiante a la vez. Sin embargo, una de las claves para asegurar el éxito en esta aventura empresarial es contar con un presupuesto de efectivo sólido y realista. ¿Te preguntas cómo preparar un presupuesto de efectivo para tu nuevo negocio? ¡No te preocupes! En este artículo, te proporcionaremos consejos y estrategias prácticas para ayudarte a crear un presupuesto financiero detallado que te permitirá tener un control adecuado de tus ingresos y gastos. Desde determinar tus fuentes de ingresos hasta calcular tus gastos operativos, ¡estamos aquí para guiarte en este importante proceso de planificación financiera! Sigue leyendo y descubre cómo tomar decisiones más inteligentes y estratégicas para el futuro de tu negocio.
En este artículo, aprenderá cómo crear un presupuesto de efectivo utilizando la Cuenta de Ingresos y Pagos.
Comenzaremos analizando el presupuesto de efectivo de una nueva organización comercial para tener una idea clara de los principios básicos.
También veremos cómo encaja el presupuesto de caja con la cuenta de resultados y el balance proyectados.
Más adelante, exploraremos cómo podemos aprovechar nuestra técnica para desarrollar presupuestos de efectivo para empresas existentes incorporando datos del balance de apertura.
Proceso básico para crear un presupuesto de caja.
Enlace a otros presupuestos
Los datos utilizados para crear todos los presupuestos deben ser consistentes. Esto garantiza que todos los presupuestos se basen en los mismos supuestos.
Descubriremos que muchos de los datos necesarios para un presupuesto de efectivo se pueden encontrar en un estado de resultados presupuestado, si ya se ha preparado uno.
Sin embargo, la clave para unos presupuestos de caja precisos es recordar que los recibos y los pagos se basan en el momento de los cobros y los pagos y, por lo tanto, será necesario analizar o cambiar la mayoría de las cifras del estado de resultados presupuestado.
Si recibimos o pagamos efectivo en un momento distinto al registrado la venta, compra o emisión, se denomina retraso.
Usaremos estos números retrasados, según el momento de recepción o pago, en nuestro presupuesto de caja.
Por ejemplo, si en enero se realizaron ventas a crédito de $10,000 con dos meses de crédito, el dinero se recibirá en marzo.
Aunque la venta de enero se registraría en el estado de resultados, debe aparecer en la columna de marzo en el presupuesto de efectivo.
Un presupuesto de efectivo no muestra elementos no monetarios que aparecen en el estado de resultados proyectado. El ejemplo más común de esto es la depreciación.
También hay partidas que aparecen en el presupuesto de caja pero que no se reflejan en el estado de resultados presupuestado.
Se trata de partidas de capital (compra o venta de activos fijos), pagos como retiros e impuestos, y partidas extraordinarias como financiación (fondos de capital o préstamos).
El siguiente diagrama muestra cómo los datos de un presupuesto de caja simple se vinculan con los datos utilizados en otros presupuestos.
En el siguiente estudio de caso, analizamos cómo generar un presupuesto de efectivo simple para un nuevo negocio. Para hacer esto, utilizamos las fuentes de datos que se muestran en el diagrama anterior.
Caso de estudio
Primer comercio Ltd. Presupuesto de caja simple
Jim First planea crear una empresa comercial, First Trade Ltd. Ha preparado el siguiente estado de pérdidas y ganancias proyectado para los primeros cuatro meses de negociación.
Jim First: Estado de resultados presupuestado
Jim también proporcionó la siguiente información sobre sus planes:
- La venta se realiza con dos préstamos mensuales. Las cifras de ventas en el estado de pérdidas y ganancias planificado se basan en las ventas mensuales de la siguiente manera:
- Las compras del primer mes deberán pagarse inmediatamente. Para compras posteriores, se le acreditará un mes. La cantidad de compra en la cuenta de pérdidas y ganancias planificada se compone de la siguiente manera:
- Los gastos en efectivo se basan en el desembolso de $1,000 en cada uno de los primeros cuatro meses de actividad comercial.
- Está previsto que el equipo se compre por $15 000 en el primer mes de actividad. La depreciación que se muestra en la cuenta de pérdidas y ganancias planificada se basa en una depreciación lineal de estos activos del 20% anual.
- Jim debe invertir $25 000 en la empresa durante el primer mes. La empresa no tiene saldo de caja inicial.
- Jim quiere retirar $2000 de la empresa en el cuarto mes.
Requerido: Prepare un presupuesto de efectivo en formato de recibo y pago para los primeros cuatro meses de operaciones de First Trade.
Solución
El presupuesto de caja se prepara de la siguiente manera:
- Primero, el capital invertido se registra como recibo en el mes 1.
- En segundo lugar, el producto de las ventas se ingresa en la línea correspondiente, teniendo en cuenta el saldo de los dos meses, retrasando los ingresos dos meses (es decir, las ventas de los meses 1 y 2 se reciben en los meses 3 y 4).
Tenga en cuenta que las ventas realizadas en los meses 3 y 4 no aparecen en este presupuesto de efectivo porque el dinero no llega hasta los meses 5 y 6.
- En tercer lugar, los pagos de compras y gastos se ingresan en las líneas correspondientes utilizando los datos de las condiciones de pago.
Recuerde, las compras del primer mes se pagarán durante el primer mes y las compras posteriores recibirán un crédito mensual.
- Cuarto, los pagos por activos fijos y giros se registran según sea necesario.
- Quinto, se completan los totales de ingresos y pagos de cada mes. Flujo de fondos calculado (es decir, ingresos totales menos pagos totales).
- En sexto lugar, se inserta el saldo bancario adelantado del mes 1 (aquí es cero).
- Finalmente, el saldo bancario arrastrado se calcula para cada mes. La base para esto es el cálculo de cada mes usando la siguiente fórmula:
Flujo de caja mensual + saldo bancario transferido = saldo bancario transferido
El saldo bancario de cierre (saldo bancario arrastrado) de un mes se registra luego como el saldo bancario de apertura del mes siguiente (saldo bancario arrastrado).
El presupuesto de efectivo muestra que si todo va según lo planeado, el saldo bancario comercial de Jim será de $3 000 al final del primer mes, pero caerá a un saldo sobregirado de $2 000 al final del cuarto mes.
Por lo tanto, Jim debería hacer los arreglos financieros adecuados si quiere ceñirse a este presupuesto.
También debe considerar el impacto de eventos imprevistos (por ejemplo, las ventas pueden ser inferiores a las previstas y los gastos pueden ser mayores).
Este tipo de proceso de planificación del tipo “¿qué pasaría si?” se denomina análisis de sensibilidad.
Vincular el presupuesto de caja con el balance planificado
Presupuesto de caja y presupuesto general
Un conjunto completo de presupuestos para una organización incluye un balance presupuestado al final del período presupuestario, así como un estado de resultados presupuestado y un presupuesto de efectivo.
El balance planificado se basa en el mismo formato que el balance histórico creado para la contabilidad financiera; Sin embargo, está en el futuro.
Es un estado de activos, pasivos y capital esperados al final del período presupuestario.
Dado que este documento está vinculado a los otros dos presupuestos principales, incluye las ganancias obtenidas en el estado de pérdidas y ganancias presupuestado y el saldo final de caja o banco según lo previsto en el presupuesto de caja.
El estado de pérdidas y ganancias planificado y el balance general planificado se denominan colectivamente presupuesto general.
hogares auxiliares
En empresas más complejas, a menudo es necesario preparar múltiples subpresupuestos para generar suficiente información para preparar el presupuesto general y el estado de flujo de efectivo presupuestado.
Ejemplos de presupuestos secundarios son el presupuesto de ventas, el presupuesto de producción y el presupuesto de uso de materiales.
Presupuesto de caja y balance planificado.
Para comprender cómo funcionan los presupuestos de efectivo, debemos poder crear un balance presupuestado, ya sea en forma total o parcial.
Crear un equilibrio presupuestario completo también nos permite verificar que nuestros presupuestos estén vinculados adecuadamente y que el resultado final esté equilibrado.
De particular importancia son las siguientes conexiones entre el presupuesto de caja y el saldo planificado al final del período presupuestario:
- El número de clientes en el balance planificado representa las ventas a crédito que aún no se han recibido en efectivo.
Suelen ser ventas de los períodos más recientes en los que los ingresos no aparecen en el presupuesto de efectivo.
- El saldo de efectivo/banco en el balance planificado se toma directamente del saldo final de efectivo/banco en el presupuesto de caja.
Si este valor es negativo, se registra como un sobregiro en el pasivo corriente.
- El número de acreedores comerciales en el balance presupuestado representa las compras de crédito (y posiblemente los gastos) realizadas durante el período presupuestario pero no pagadas al final del período.
Con respecto al último vínculo mencionado anteriormente, similar a las ventas, generalmente se trata de compras o gastos de los períodos más recientes que no aparecen en el presupuesto de efectivo.
En este punto volvemos al caso de estudio de First Trade Ltd. Volveremos para ver cómo se puede desarrollar en la práctica el balance planificado.
Caso de estudio
Primer comercio Ltd. crea un balance presupuestario
Como se describe en el primer estudio de caso, Jim First planea iniciar una empresa comercial.
Jim preparó un estado de pérdidas y ganancias proyectado para los primeros cuatro meses de operaciones y muestra una ganancia proyectada de $3,000.
Además, se preparó un presupuesto de efectivo que muestra un saldo bancario sobregirado de $2,000 al final del cuarto mes.
Requerido: Prepare un balance planificado para el final del cuarto mes.
Solución
A continuación encontrará el balance previsto. También se proporcionan notas que muestran cómo se calculó cada número.
Observaciones:
(1) Los bienes de capital se compraron en el 1er mes. Se valoran al coste de adquisición, menos la amortización que figura en la cuenta de pérdidas y ganancias planificada (es decir, ya que ésta es también la amortización acumulada).
(2) El inventario es el inventario de cierre utilizado en el estado de pérdidas y ganancias planificado.
(3) La cifra deudora está compuesta por las ventas de los meses 3 y 4 ($5.000 + $7.000). Los ingresos de estas ventas no se recibirán dentro del período presupuestado ya que las ventas se realizan con crédito de 2 meses.
(4) Los acreedores comerciales son compras realizadas en el cuarto mes cuyo pago no debe realizarse hasta el quinto mes.
(5) El sobregiro es el saldo final de cierre del presupuesto de caja.
(6) El beneficio planificado resulta de la cuenta de pérdidas y ganancias planificada.
(7) Los retiros estimados corresponden a la información del presupuesto de caja.
Vale la pena revisar las cifras y notas anteriores para asegurarse de comprender cómo se llegó a ellas.
Tenga en cuenta que el saldo planificado debe estar equilibrado si los datos se utilizan de forma coherente.
Preguntas frecuentes sobre la creación de un presupuesto de efectivo para un nuevo negocio
Se debe preparar un presupuesto de caja si la empresa espera un flujo de caja negativo para el período presupuestario. Esto significa que la empresa debe pedir prestado o obtener capital de otras fuentes para financiar sus operaciones.
Al pronosticar sus ventas, debe considerar los siguientes factores: – condiciones actuales del mercado – el entorno competitivo de su empresa – demanda esperada de sus productos o servicios
Debe planificar sus gastos teniendo en cuenta los siguientes factores: – condiciones actuales del mercado – el entorno competitivo de su negocio – demanda esperada de sus productos o servicios – cambios probables en el costo de los bienes vendidos o gastos operativos.
Si no tiene suficiente información para pronosticar sus ventas y gastos, debe estimarlos. Si este es el caso, debe incluir una explicación con su presupuesto de efectivo explicando por qué son estimaciones.
Una empresa que monitorea periódicamente sus niveles de efectivo ya tiene gran parte de la información necesaria para crear un presupuesto de efectivo. Esta información se puede utilizar para crear un presupuesto de efectivo. Para aquellos que no monitorean regularmente su posición de flujo de efectivo, primero deben determinar si su negocio tendrá un flujo de efectivo negativo o positivo durante el período presupuestario.
