El diario general es una herramienta fundamental en la contabilidad para el registro detallado de las transacciones financieras de una empresa. En él se registran todas las operaciones de compra, venta, pagos y cobros, proporcionando una visión clara y precisa de la situación financiera de la organización. En este artículo, exploraremos a fondo el uso del diario general y cómo puede beneficiar a tu negocio. Sigue leyendo para descubrir más.
Diario (o diario general)
El diario, también conocido como diario general, forma parte de la primera fase de la contabilidad porque todas las transacciones se registran inicialmente en orden cronológico.
Por esta razón, al libro mayor también se le llama libro de contabilidad original, libro cronológico o diario. El diario registra dos aspectos de cada transacción utilizando el sistema de contabilidad de partida doble.
Antes de registrar transacciones en el diario, es importante comprender la contabilidad por partida doble y las diferencias entre los dos tipos principales de contabilidad: a saber, contabilidad por partida doble y contabilidad por partida única.
Después de analizar una transacción comercial, se registra en un libro llamado diario (o diario general). Cuando una transacción se registra en el diario, se convierte en un asiento de diario.
El proceso de registrar transacciones en el diario se llama periodización.
Entrada de diario: definición
El acto de registrar una transacción en los libros de cuentas se llama asiento. Cuando una transacción se registra en el diario, se denomina asiento de diario.
Periodizar: definición
Llevar un diario es el segundo paso del ciclo contable. El primer paso es el análisis de transacciones, que proporciona la información necesaria para registrar una transacción. El proceso de registro en el diario se llama llevar un diario.
Diario general: explicación
El primer libro en el que se registran las transacciones se llama diario general. Las transacciones se registran en orden cronológico (es decir, en el orden en que ocurren).
El Diario General es un diario de acciones económicas.
Con el tiempo, se ha hecho referencia a la revista general de diversas formas. Por ejemplo, también se le conoce como “Libro de Entrada Original”, “Libro Primario”, “Libro de Entrada Primaria” y “Libro de Primera Entrada”.
Algunas transacciones no son ventas, compras, recibos de efectivo o pagos en efectivo, o son complejas y no pueden incluirse convenientemente en el libro mayor.
Los ejemplos incluyen una devolución de ventas o compras, un asiento de lote de múltiples cuentas y la mayoría de los asientos de ajuste. Estas entradas son más fáciles de realizar en el diario general.
Ejemplo
Fortune Retail Store completó las siguientes tres transacciones:
- 5 de junio: Compré vino por valor de $500 de Neuman Wine Company que llegó dañado. Fue devuelto y la cuenta de Fortune fue recortada.
- 17 de junio: A. Wallar devuelve productos porque no satisfacían sus necesidades. Recibió un crédito de $200 en su cuenta.
- 30 de junio: El gasto de depreciación del mes es de $1200.
Estas entradas se registran en el diario general que se detalla a continuación.
Cabe señalar que las cuentas de deudor y pasivo deben contabilizarse dos veces.
Esto significa que la contabilización debe realizarse tanto en la cuenta secundaria correspondiente como en la cuenta principal.
Esta transacción se muestra especificando tanto el número de cuenta principal en la columna Referencia de publicación como el número de cuenta del libro mayor auxiliar.
Ventajas del Diario General
- El diario general muestra toda la información sobre una transacción a medida que ocurre y también proporciona una explicación de la transacción.
- Ayuda a localizar errores.
- Proporciona un registro cronológico de todas las transacciones que ayuda a ubicar las transacciones en una fecha específica.
- No es posible perder una transacción ya que cada transacción se registra inmediatamente.
- Debido a que dos aspectos de una transacción se registran en el diario, no hay riesgo de cometer un error al ingresarlo en el libro mayor.
- Cuando se crea el diario, cada transacción proporciona información detallada, lo que significa que es útil para registrar asientos en el libro mayor.
Formato de diario general
A continuación se muestra un formato estándar para una revista general.
Como se muestra arriba, una revista suele tener cinco columnas. La función de estas columnas se describe brevemente a continuación.
1. Fecha
El año, mes y fecha de la transacción se escriben en la columna de fecha. El año se ingresa directamente debajo del encabezado. Se escribe una vez por página (es decir, no es necesario repetirlo para cada entrada de la página).
2. Descripción
La columna de descripción es donde se ingresan los nombres de las cuentas involucradas en la transacción. La parte de débito de la transacción se escribe primero y la parte de crédito se escribe debajo de la parte de débito.
Es una práctica común dejar algo de espacio en el margen izquierdo antes de escribir la parte de crédito del asiento del diario.
Esta columna también contiene una breve descripción, llamada narración, debajo de la parte de créditos de la entrada.
3. Referencia de reserva (PR)
Todos los asientos del diario se contabilizan periódicamente en las cuentas del libro mayor. En la columna Referencia de contabilización, se escribe el número de página de la cuenta del libro mayor a la que pertenece el asiento.
Por ejemplo, si la cuenta de efectivo está en la página 101 del libro mayor, el número 101 debe escribirse en la columna de referencia contable donde aparece la cuenta de efectivo en el libro mayor.
4. Débito directo
Esta columna registra los montos de las cuentas que se están debitando.
5. Crédito
En esta columna se registran los importes de las cuentas acreditadas.
Ejemplo
Las siguientes transacciones están relacionadas con el negocio del Sr. John.
Solución
Preguntas frecuentes sobre revistas generales
La principal diferencia entre el libro mayor y el libro de caja es que el libro mayor incluye todas las transacciones registradas por una empresa, mientras que el libro de caja solo registra los recibos de efectivo de la empresa/organización.
El diario general tiene dos títulos de columna encima de la columna de fecha. Los dos encabezados son: a) columna “Rúbricas de cuenta” y b) columna “Fecha de transacciones”.
Una de las principales ventajas de utilizar el libro mayor es que proporciona detalles precisos sobre todas las transacciones. Ofrece un lugar para cada tipo de transacción, incluso balances de comprobación.
Las cuentas de débito son cuentas que aumentan con las transacciones. También se le llama var o as account que significa “cuenta siempre debitada” porque siempre aumenta cuando se realizan transacciones relacionadas con estas cuentas.
Las cuentas de crédito son cuentas que disminuyen con las transacciones. También se le llama var o as account, que significa “cuenta siempre de crédito” porque siempre se reduce cuando se realizan transacciones relacionadas con estas cuentas.
