Si estás interesado en el mundo de las finanzas y la contabilidad, seguro te has preguntado cómo se lleva a cabo el proceso de registro de las transacciones empresariales. En este sentido, las revistas especiales de contabilidad son una herramienta fundamental que todo profesional en el campo debe conocer. En este artículo, te proporcionaremos una guía completa sobre qué son y cómo utilizar las revistas especiales en la contabilidad. ¡Prepárate para adentrarte en el fascinante mundo de los registros financieros y descubrir cómo estas revistas pueden simplificar tu trabajo!
Revistas especiales: definición
Los diarios especiales procesan transacciones específicas, como cobros o ventas. El uso de diarios especiales reduce significativamente el tiempo necesario para registrar transacciones y publicarlas en los libros mayores.
Revistas especiales: explicación.
La mayoría de las transacciones de la empresa se pueden dividir en cuatro grupos. Estos grupos, así como el diario especial utilizado para registrar las transacciones correspondientes, se muestran a continuación:
En las pequeñas empresas donde las transacciones ocurren con poca frecuencia, cada transacción se registra en un libro mayor y luego se contabiliza en las cuentas correspondientes del libro mayor.
Para las pequeñas empresas donde el volumen de transacciones suele ser bajo, un único diario es suficiente.
En las grandes empresas donde las transacciones de diversas categorías ocurren cientos o miles de veces al mes, no resulta práctico registrarlas en el libro mayor.
Además, puede resultar imposible para un contador registrar todas las transacciones de una gran empresa en un diario.
Para solucionar este problema, el diario se divide en subdiarios, llamados diarios especiales, que se utilizan para registrar transacciones de ciertos tipos.
Sólo se requieren diarios especiales para transacciones frecuentes o repetitivas. Por ejemplo, en una empresa hay muchas transacciones en las que se recibe efectivo y muchas en las que se paga efectivo.
Los recibos de efectivo se registran en un diario especial y los pagos en efectivo se registran en otro.
Si una transacción en particular no encaja en ninguno de los grupos anteriores, se registrará en el libro mayor. Este diario es el tipo que hemos utilizado hasta ahora.
Sin embargo, para muchas empresas, la mayoría de las transacciones se pueden registrar en diarios especiales. A modo de ilustración, la siguiente discusión se basa en un sistema de contabilidad manual.
Por lo tanto, una o más personas deben registrar las transacciones a mano en los diarios correspondientes. Luego, estas transacciones deben contabilizarse manualmente en los libros mayores y libros auxiliares correspondientes.
El uso generalizado de microcomputadoras ha permitido que incluso las pequeñas empresas automaticen sus sistemas contables.
Los diarios específicos que ilustramos son ejemplos de los que se encuentran en muchos libros de contabilidad manuales, pero no son los únicos tipos utilizados. Muchas empresas diseñan sus revistas comerciales para satisfacer sus necesidades específicas.
Tipos de revistas especiales
La cantidad de revistas comerciales utilizadas por una empresa depende del tamaño y las necesidades de la empresa. Analizaremos seis revistas especializadas de uso común. Estos son:
- Diario de compras
- Diario de compras, devoluciones y bonificaciones
- diario de ventas
- Diario de devoluciones y descuentos de ventas.
- diario de recibos de efectivo
- Diario de pagos en efectivo
Los asientos que no se repiten se anotan en el diario general. Ejemplos de tales contabilizaciones son contabilizaciones de ajuste, contabilizaciones de cierre, contabilizaciones de transferencia y contabilizaciones de corrección.
Ventajas de las revistas especializadas
Mantener diarios dedicados a transacciones recurrentes ofrece muchos beneficios a las organizaciones empresariales, tales como:
Eficiencia incrementada
La introducción de diarios especiales permite confiar el registro de las transacciones comerciales a varios empleados, de forma similar a la división del trabajo, lo que aumenta la eficiencia de los contables o contables.
Reducción de errores
Cada revista especial está supervisada por una persona específica que se familiariza con el trabajo que se le asigna. Este enfoque reduce potencialmente los errores contables.
Reducir la grabación detallada
En los diarios especiales, cada transacción se registra en una sola línea que contiene toda la información necesaria.
Por ejemplo, una compra de bienes se registra en una sola línea, donde se registra el crédito a la cuenta del proveedor, el nombre del proveedor, la fecha y monto y cualquier otra información deseada.
Reducción de reserva detallada
Los diarios especiales eliminan la necesidad de reservas individuales. El importe total se contabiliza en la cuenta correspondiente del libro mayor una sola vez al final del mes o en otro período adecuado.
Por ejemplo, si una empresa tiene 2000 compras en su cuenta durante el mes, la cuenta de compras se debitará una vez en lugar de 2000 veces.
Reduce el riesgo de fraude
Diarios especiales registran las transacciones cronológicamente, lo que reduce la probabilidad de un cambio fraudulento en una cuenta. Además, una persona concreta es responsable de su exactitud.
Mejor control interno
Los diarios dedicados permiten un mayor control porque dividen el trabajo para que ningún empleado tenga responsabilidades conflictivas.
Ahorrar tiempo
En los diarios especiales, el registro no lo puede realizar un empleado, sino varios empleados al mismo tiempo, lo que significa que las transacciones comerciales se pueden registrar mucho más rápidamente.
Ahorro en costes contables
Los diarios especiales permiten registrar numerosas transacciones repetidas en un diario en una sola línea. Este enfoque puede ahorrar costes contables y mano de obra.
Referencias futuras
Un diario registra transacciones similares, lo que facilita la referencia a cada una de esas transacciones en el futuro.
Control interno y diarios especiales
La separación de funciones es un aspecto esencial del control interno. Si es posible, diferentes personas deben registrar las transacciones en cada uno de los diarios especiales.
Dependiendo del tamaño y la complejidad del departamento de contabilidad, es posible que no sea posible una separación completa de funciones. Sin embargo, no todos los empleados de contabilidad deberían tener acceso al diario general.
Las transacciones no rutinarias deben registrarse en este diario y muchas de estas transacciones deben ser aprobadas por el jefe del departamento de contabilidad o una persona con autoridad similar.
Por otra parte, las transacciones rutinarias se registran en diarios especiales y no requieren aprobación.
Preguntas frecuentes sobre revistas especiales
Un diario especial es una serie de diarios que se utilizan para registrar el mismo tipo de transacciones. Por ejemplo, si la empresa registra 10.000 transacciones de ventas, podría crear uno o más diarios de ventas para registrar estas entradas en consecuencia. Reduce el trabajo de oficina y da a los empleados menos responsabilidad.
Hay tres tipos de diarios especiales: el diario de ventas, el diario de compras y el diario de caja. El diario de ventas suele contener transacciones a crédito, mientras que las compras a crédito se cargan en él. El diario de compras normalmente contiene transacciones de débito mientras acredita compras de débito.
A continuación se muestran ejemplos de cada diario específico: El diario de ventas contiene asientos para compras a crédito, mientras que el diario de compras a crédito se carga para estas transacciones. El diario de cobros de efectivo contiene transacciones de crédito mientras que se carga con transacciones de débito. Estos montos se acreditan a la cuenta de cuentas por cobrar.
Los diarios generales registran todas las transacciones, ya sean rutinarias o no rutinarias. Cada revista general consta de entradas diarias que se resumen a final de mes para su publicación en revistas especiales. Las cuentas del libro mayor en las que se registran estas contabilizaciones difieren según el tipo de contabilización especial. Las transacciones registradas en diarios especiales están sujetas a aprobación previa a la transacción.
La autorización previa a la transacción significa que las transacciones para ciertos tipos de cuentas se autorizan antes de registrarse.
